25 Jahre proALPHA ERP - Wachstumsstories

Die Chemie stimmt – damals wie heute

25 Jahre proALPHA

Als ZIEHL-ABEGG vor 24 Jahren nach einer Standard-ERP-Lösung suchte, bestand proALPHA zwar erst aus drei Modulen. Doch kein anderer ERP-Anbieter war in der Lage, die ganz speziellen Anforderungen des Mittelständlers zu erfüllen. Und da es großes Vertrauen in das Pfälzer Software-Start-up gab, wagte das Unternehmen aus Künzelsau einen mutigen Schritt: Gemeinsam mit proALPHA wurden die fehlenden Funktionalitäten entwickelt und Zug um Zug eingeführt.

Im Jahr 1993 begann beim Ventilatoren- und Motorenhersteller ZIEHL-ABEGG der Auswahlprozess für eine neue ERP-Software. Da konnte das Familienunternehmen bereits auf eine über 80-jährige Geschichte zurückblicken. So waren zum Beispiel die ersten Luftschiffe, die den Ozean überquerten, mit Umformern der in Berlin gegründeten Elektrofirma ausgerüstet. Heute stecken die Komponenten von ZIEHL-ABEGG in Wärme- und Kältetechnikanlagen, Reinräumen und Lüftungsanlagen ebenso wie in Elektrobussen, Eisenbahnen oder Personen- und Lastenaufzügen.

16 ERP-Lösungen kamen unter die Lupe

„Das damals bei uns eingesetzte Warenwirtschaftssystem stieß immer mehr an seine Grenzen“, erinnert sich der heutige IT-Leiter Alfred Göttel. Seinerzeit stand er noch als Leiter Qualitätsmanagement auf der Anwenderseite. Rund 1100 Mitarbeiter hatte ZIEHL-ABEGG zu diesem Zeitpunkt und das Geschäft fokussierte sich vor einem Vierteljahrhundert fast ausschließlich auf den deutschsprachigen Raum.

Auf der Suche nach einer passenden Standardsoftware nahmen die EDV-Verantwortlichen bei ZIEHL-ABEGG insgesamt 16 ERP-Lösungen unter die Lupe. Erklärtes Ziel: Sie sollte möglichst viele der Prozesse in dem Unternehmen abdecken. Drei Anbieter kamen schließlich in die engere Auswahl. Doch bei den hohen Anforderungen des Mittelständlers mussten auch sie passen. „Keines der näher in Augenschein genommenen Systeme erfüllte all unsere Vorgaben“, sagt Göttel.

So sollten bestimmte Arbeitsabläufe mithilfe von Workflows automatisiert werden können – etwa zum Erstellen von Angeboten. Auch eine Ähnlichkeitssuche stand im Lastenheft. Denn angesichts einer sehr hohen Variantenvielfalt wollte ZIEHL-ABEGG bei jeder Kundenanfrage herausfinden, ob das gewünschte Produkt zu einem früheren Zeitpunkt in dieser Form oder in einer ähnlichen Variante schon einmal hergestellt wurde. Oder ob es neu entwickelt werden muss, was sich natürlich auf den Angebotspreis auswirkt.

Vertrauensverhältnis gab den Ausschlag

Da es keine fertige ERP-Lösung am Markt gab, die sämtliche Anforderungen von ZIEHL-ABEGG abbilden konnte, wählte der Mittelständler einen eher ungewöhnlichen Weg. Mit proALPHA entschied er sich für einen Partner, mit dem die gewünschte Funktionalität über die nächsten Jahre hinweg gemeinsam entwickelt werden konnte. Dafür nahm man auch in Kauf, dass das neue ERP-System in der Version 1.0 zunächst nur aus den drei Modulen Auftragsbearbeitung, Materialwirtschaft und Einkauf bestand.

Bei dieser Investitionsentscheidung – so der IT-Leiter – habe vor allem das hervorragende Vertrauensverhältnis zwischen den Entscheidern bei ZIEHL-ABEGG und proALPHA den Ausschlag gegeben: „Da hat einfach die Chemie gestimmt.“

Im Rückblick habe der gemeinsame Weg aus einem ständigen Geben und Nehmen bestanden, der für alle Beteiligten von Nutzen gewesen sei. Die Entwicklung neuer Funktionalitäten und der Rollout der Software erfolgten so Schritt für Schritt, bis proALPHA schließlich an Ostern 1996 komplett live gehen konnte. Bis zu diesem Zeitpunkt wurde das Altsystem parallel betrieben und Stück für Stück abgelöst.

proALPHA ERP im Einsatz bei Ziehl-Abegg

Positive Bilanz der ERP-Einführung

Damals wurde auch eine erste positive Bilanz der ERP-Einführung gezogen: Mit proALPHA war eine vollständige Integration der Arbeitsabläufe gelungen, die nun durchgängig unterstützt wurden. Dadurch reduzierten sich die Durchlaufzeiten von der Auftragsannahme bis zum Versand um 35 bis 70 Prozent.

Vom Kundenauftrag bis zur Bestätigung des Liefertermins dauerte es in der Regel nur noch wenige Stunden. Der bis dahin vorhandene Dublettenanteil von über 10 % der Produkte im System konnte eliminiert werden. Die Entwicklungsressourcen ließen sich dadurch nun sehr viel effizienter nutzen.

In den Folgejahren wurde die ERP-Lösung mit neuen Modulen und diversen Release-Wechseln kontinuierlich ausgebaut. Dabei war ZIEHL-ABEGG oft auch Pilot-Anwender. Eine große Umstellung für die Mitarbeiter in der deutschen Firmenzentrale war 1999 der Release-Wechsel auf die Version 3.0 mit ihrer grafischen Nutzeroberfläche.

Wurden die Computer vorher per Tastaturbefehl gesteuert, kam nun ein neues Eingabegerät hinzu. „Viele Anwender verstanden anfänglich unter einer Maus noch ein kleines graues Tier mit einem Schwänzchen und taten sich schwer mit ihrer Bedienung“, so der IT-Leiter. Der Aufwand, alle seinerzeit vorhandenen 350 User entsprechend zu schulen, sei recht intensiv gewesen.

Mit Struktur und Initiative in die digitale Zukunft

Seit 2004 wurden die Weichen für eine Internationalisierung und Globalisierung des Unternehmens gestellt. In relativ kurzer Zeit entstanden eigene Gesellschaften in verschiedenen Ländern und mussten mit operativen ERP-Systemen ausgestattet werden.

Für Alfred Göttel war diese Zeit die größte Herausforderung seines bisherigen Berufslebens: mit einem beträchtlichen Aufwand für die relativ kleine IT-Abteilung, die proALPHA in drei bis vier Auslandsgesellschaften im Jahr „wie am Fließband“ ausrollte, inklusive des notwendigen Trainings der neuen Nutzer.

Heute hat ZIEHL-ABEGG gut 3550 Mitarbeiter in 26 Ländern, die 2016 ca. 484 Millionen Euro Umsatz erwirtschafteten. „Beide Unternehmen sind in den letzten 25 Jahren deutlich strukturierter geworden“, blickt Alfred Göttel zurück. proALPHA ist bei dem Mittelständler nach wie vor das Rückgrat der gesamten IT-Infrastruktur. Und die wird weiter ausgebaut. Denn noch gibt es zehn Landesgesellschaften, in denen das ERP-System erst noch eingeführt werden muss.

Das Thema Industrie 4.0 beschäftigt den Mittelständler aus dem Nordosten Baden-Württembergs ebenfalls. So soll mehr Intelligenz in die Produkte verlagert und die Fertigung effizienter werden. „Die Stammdaten in proALPHA sind dafür eine wichtige Basis“, ist der IT-Experte überzeugt.

Tipps für den praktischen Einsatz des ERP-Systems und neue Anregungen holt sich Alfred Göttel im proALPHA Anwenderkreis (AWK), dessen Gründungsmitglied und stellvertretender Vorsitzender er ist: „Wir bringen uns dort in verschiedenen Arbeitsgruppen ein, erarbeiten Lösungen und schlagen neue Funktionen vor. So sind die Anwender auch in Zukunft an der Weiterentwicklung von proALPHA beteiligt.“

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