Einleitung

    In einer Welt, die sich immer schneller verändert, ist Effizienz in Unternehmen wichtiger denn je. Hierbei ist die Rolle eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) nicht zu unterschätzen. Aber was ist eigentlich ein ERP-System und warum ist es so wichtig?

    Was ist ein ERP-System?

    Vereinfacht gesagt, handelt es sich um ein Software-System, das verschiedene Geschäftsbereiche und -prozesse in einem Unternehmen integriert. Es  ist eine Art Komplettlösung, die verschiedene Abteilungen wie Materialwirtschaft, Finanzen, Personalwesen, Vertrieb und Marketing miteinander verbindet, um den Geschäftsfluss zu optimieren. Das ERP-System bildet das digitale Rückgrat moderner Unternehmen.

    Die wichtigsten Funktionen eines ERP-Systems

    Icon Einkaufswagen

    Material- und Lagerwirtschaft

    Effiziente Gestaltung von Einkauf, Lagerung und Distribution von Materialien und Produkten

    Icon Lager

    Finanz- und Rechnungswesen

    Buchführung, Bilanzierung, Kostenträgerrechnung und Controlling

    Icon Pfeile

    Produktionsplanung und -steuerung (PPS)

    Alle Aspekte der Produktion, von der ersten Planung bis zur finalen Ausführung

    Icon Handschlag

    Human Resources

    Personalmanagement, Zeitwirtschaft und Gehaltsabrechnungen

    Icon Einkaufswagen

    Vertrieb und Marketing

    Angebotsmanagement, Kundenakquise und Verkaufsförderung

    Icon Lager

    Kundenmanagement

    Hier sind Vertriebs-, Marketing- und Servicefunktionen verortet

    Icon Handschlag

    Dokumentenmanagement

    Speicherung, Verwaltung und Zugriff auf wichtige Dokumente und Berichte

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    ERP vs. CRM

    ERP vs. CRM: Was ist der Unterschied?

    Es ist wichtig, ERP-Systeme von CRM-Systemen ("Customer Relationship Management") zu unterscheiden. Ein CRM-System konzentriert sich primär auf den Verkauf, den Kundenservice und das Marketing. Oft ist ein CRM-System ein Modul innerhalb einer umfangreicheren ERP-Lösung, aber es ist nicht dasselbe. Ein ERP-System hat einen viel breiteren Anwendungsbereich und ist oft komplexer.

    Vorteile von ERP-Systemen 

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    Effizienz: Automatisierung

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    Transparenz: Bessere Datenqualität

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    Skalierbarkeit: Flexibles Wachstum

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    Kostensenkung: Ressourceneffizenz

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    Compliance: Regelkonformität

    Herausforderungen bei der Einführung eines ERP-Systems

    Die Implementierung ist oft ein großes Projekt, das nicht ohne Herausforderungen kommt:

    Kosten

    Die Anschaffungs- und Implementierungskosten können hoch sein.

    Widerstand 

    Mitarbeiter müssen sich auf neue Prozesse und Systeme einstellen.

    Anpassungen

    Oft müssen Geschäftsprozesse an die Software angepasst werden, und nicht umgekehrt.

    Zeitaufwand

    Die Implementierung kann Monate bis Jahre dauern.

    Wie wähle ich das richtige ERP-System?

    Die Auswahl sollte sorgfältig getroffen werden:

    • Bedarfsanalyse: Welche Funktionen werden wirklich benötigt?
    • Kosten-Nutzen-Analyse: Wie rechtfertigt sich die Investition langfristig?
    • Anbietervergleich: Neben Funktionen sind auch Support und Weiterentwicklung wichtig.
    • Testphase: Vor dem Kauf sollte das System intensiv getestet werden.

     

    Icon Glühbirne

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    Kosten und Dauer der Implementierung eines ERP-Systems

    Eine sorgfältige Budgetplanung ist für den Erfolg des Projekts unerlässlich. Die Gesamtkosten sollten bereits im Vorfeld ermittelt und in Relation zum erwarteten Nutzen gestellt werden. Oft bieten ERP-Anbieter Finanzierungsoptionen oder Staffelungen der Kosten über einen bestimmten Zeitraum an.

    Die Kosten für ein ERP-System sind vielschichtig und setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen:

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    Lizenzkosten

    Hierbei handelt es sich um die eigentlichen Kosten für die Software. Diese können einmalig wiederkehrend anfallen.

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    Implementierungskosten

    Diese Kosten decken die Einführung des Systems ab, einschließlich Projektmanagement, Anpassungen, Datenmigration und Schulungen.

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    Hardwarekosten

    Falls das ERP-System nicht in der Cloud betrieben wird, können Kosten für Server und weitere Hardware anfallen.

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    Dauer der Implementierung

    Die ERP-Implementierungsdauer schwankt mit Unternehmensgröße, Systemkomplexität und Anpassungsaufwand; von Monaten bis zu Jahren. Ein realistischer Zeitplan mit Verzögerungspuffern ist wichtig.

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    Wartung und Support

    Viele Anbieter bieten Wartungsverträge an, die regelmäßige Updates und Support umfassen.

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    Schulungskosten

    Neben der Einführung können fortlaufende Schulungskosten anfallen, zum Beispiel wenn neue Features hinzugefügt werden.

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    Versteckte Kosten

    Bei der Budgetplanung sollten auch versteckte Kosten wie unerwartete Anpassungen, Beratung und Mehraufwand an Ressourcen berücksichtigt werden.
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    Kosteneffizienz und ROI

    Die Investition in ein ERP-System sollte langfristigen Nutzen bringen und den Return on Investment (ROI) steigern. Hauptfaktoren dafür sind Effizienzsteigerung, Kostenreduktion und Umsatzwachstum. 

    Implementierung und Wartung

    Die Implementierung und Wartung eines ERP-Systems ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung, Anpassung und kontinuierliche Verbesserung erfordert, um den Erfolg und die Effizienz des Unternehmens zu gewährleisten.

    Projektplanung und -management

    Der erste Schritt bei der Implementierung eines ERP-Systems ist die sorgfältige Projektplanung. Hier werden die Ziele und Meilensteine des Projekts festgelegt. Ein Projektteam sollte zusammengestellt werden, das aus Fachleuten verschiedener Abteilungen besteht, um eine ganzheitliche Umsetzung sicherzustellen. Eine gute Projektplanung inkludiert eine Risikoanalyse, Budgetplanung sowie einen klaren Zeitplan.

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    Datenmigration

    Die Datenmigration ist einer der kritischsten Punkte bei der Implementierung. Alte Daten aus verschiedenen Abteilungen und eventuell auch aus älteren Systemen müssen ins neue ERP-System übertragen werden. Diese Daten müssen oft zuvor bereinigt und standardisiert werden. Der Prozess sollte sorgfältig geplant und mehrfach getestet werden, bevor die eigentliche Migration beginnt.

    Anpassungen und Individualisierung

    Fast jedes ERP-System wird an die speziellen Bedürfnisse und Prozesse des Unternehmens angepasst. Dies kann durch Konfiguration der Software oder sogar durch spezielle Programmierung erfolgen. Diese Anpassungen sollten im Vorfeld genau spezifiziert und während der Implementierung sorgfältig getestet werden.

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    Schulung der Mitarbeiter

    Die besten Tools sind nutzlos, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie damit umgehen sollen. Daher ist die Schulung ein unerlässlicher Teil der Implementierung. Schulungen sollten sowohl die allgemeine Bedienung des Systems abdecken als auch spezielle Schulungen für die verschiedenen Abteilungen beinhalten. Je besser das Team geschult ist, desto schneller wird das ERP-System effektiv genutzt werden können.

    Go-Live und Testphase

    Der Go-Live ist der Moment, in dem das neue ERP-System tatsächlich in Betrieb genommen wird. Oft erfolgt dieser Schritt phasenweise, um das Risiko zu minimieren. Nach dem Go-Live sollten intensive Tests und Überprüfungen stattfinden, um eventuelle Fehler oder Probleme schnell zu identifizieren und zu beheben.

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    Wartung und Updates

    Nach der erfolgreichen Implementierung beginnt die Phase der Wartung und der kontinuierlichen Verbesserung. Regelmäßige Updates sind notwendig, um das System aktuell und sicher zu halten. Darüber hinaus sollte die Performance des Systems überwacht werden, um Engpässe oder Probleme frühzeitig zu erkennen. Viele Unternehmen schließen Wartungsverträge mit ihren ERP-Anbietern ab, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

    Feedback-Schleifen und Optimierung

    Es ist wichtig, kontinuierliches Feedback von den Nutzern des Systems zu sammeln und dieses in regelmäßigen Abständen zu analysieren. Auf Basis dieser Informationen können dann weitere Optimierungen vorgenommen werden. Dabei kann es sich um kleine Anpassungen handeln, aber auch um die Implementierung ganz neuer Module oder Funktionen.

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    Fazit

    ERP-Systeme sind für Unternehmen aller Größenordnungen unerlässlich. Sie bieten eine Reihe von Vorteilen, von der Steigerung der Effizienz bis zur Verbesserung der Entscheidungsfindung. Allerdings ist die Implementierung oft komplex und zeitintensiv. Daher ist es wichtig, die Auswahl und Implementierung sorgfältig zu planen. Mit der richtigen ERP-Softwarelösung können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter nutzen, schneller wachsen und in der heutigen wettbewerbsintensiven Welt erfolgreich sein. Es lohnt sich, in ein hochwertiges ERP-System zu investieren.

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    Dipl. Ing. (FH) Thomas Hotter, Prokurist/CFO – Division Manager – Finance- und HR-Management bei Ing. Rauch Fertigungstechnik

    Michael Ludes

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    MICHAEL LUDES
    Vice President Presales proALPHA