Was ist ein ERP-System?
Von der Definition und den wichtigsten Funktionen bis hin zu den Kosten und der Dauer einer erfolgreichen Implementierung
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Von der Definition und den wichtigsten Funktionen bis hin zu den Kosten und der Dauer einer erfolgreichen Implementierung
In einer Welt, die sich immer schneller verändert, ist Effizienz in Unternehmen wichtiger denn je. Hierbei ist die Rolle eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) nicht zu unterschätzen. Aber was ist eigentlich ein ERP-System und warum ist es so wichtig?
Vereinfacht gesagt, handelt es sich um ein Software-System, das verschiedene Geschäftsbereiche und -prozesse in einem Unternehmen integriert. Es ist eine Art Komplettlösung, die verschiedene Abteilungen wie Materialwirtschaft, Finanzen, Personalwesen, Vertrieb und Marketing miteinander verbindet, um den Geschäftsfluss zu optimieren. Das ERP-System bildet das digitale Rückgrat moderner Unternehmen.
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Es ist wichtig, ERP-Systeme von CRM-Systemen ("Customer Relationship Management") zu unterscheiden. Ein CRM-System konzentriert sich primär auf den Verkauf, den Kundenservice und das Marketing. Oft ist ein CRM-System ein Modul innerhalb einer umfangreicheren ERP-Lösung, aber es ist nicht dasselbe. Ein ERP-System hat einen viel breiteren Anwendungsbereich und ist oft komplexer.
Die Anschaffungs- und Implementierungskosten können hoch sein.
Mitarbeiter müssen sich auf neue Prozesse und Systeme einstellen.
Oft müssen Geschäftsprozesse an die Software angepasst werden, und nicht umgekehrt.
Die Implementierung kann Monate bis Jahre dauern.
Die Auswahl sollte sorgfältig getroffen werden:
Eine sorgfältige Budgetplanung ist für den Erfolg des Projekts unerlässlich. Die Gesamtkosten sollten bereits im Vorfeld ermittelt und in Relation zum erwarteten Nutzen gestellt werden. Oft bieten ERP-Anbieter Finanzierungsoptionen oder Staffelungen der Kosten über einen bestimmten Zeitraum an.
Die Kosten für ein ERP-System sind vielschichtig und setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen:
Hierbei handelt es sich um die eigentlichen Kosten für die Software. Diese können einmalig wiederkehrend anfallen.
Viele Anbieter bieten Wartungsverträge an, die regelmäßige Updates und Support umfassen.
Diese Kosten decken die Einführung des Systems ab, einschließlich Projektmanagement, Anpassungen, Datenmigration und Schulungen.
Neben der Einführung können fortlaufende Schulungskosten anfallen, zum Beispiel wenn neue Features hinzugefügt werden.
Falls das ERP-System nicht in der Cloud betrieben wird, können Kosten für Server und weitere Hardware anfallen.
Bei der Budgetplanung sollten auch versteckte Kosten wie unerwartete Anpassungen, Beratung und Mehraufwand an Ressourcen berücksichtigt werden.
Die ERP-Implementierungsdauer schwankt mit Unternehmensgröße, Systemkomplexität und Anpassungsaufwand; von Monaten bis zu Jahren. Ein realistischer Zeitplan mit Verzögerungspuffern ist wichtig.
Die Investition in ein ERP-System sollte langfristigen Nutzen bringen und den Return on Investment (ROI) steigern. Hauptfaktoren dafür sind Effizienzsteigerung, Kostenreduktion und Umsatzwachstum.
Der erste Schritt bei der Implementierung eines ERP-Systems ist die sorgfältige Projektplanung. Hier werden die Ziele und Meilensteine des Projekts festgelegt. Ein Projektteam sollte zusammengestellt werden, das aus Fachleuten verschiedener Abteilungen besteht, um eine ganzheitliche Umsetzung sicherzustellen. Eine gute Projektplanung inkludiert eine Risikoanalyse, Budgetplanung sowie einen klaren Zeitplan.
Die Datenmigration ist einer der kritischsten Punkte bei der Implementierung. Alte Daten aus verschiedenen Abteilungen und eventuell auch aus älteren Systemen müssen ins neue ERP-System übertragen werden. Diese Daten müssen oft zuvor bereinigt und standardisiert werden. Der Prozess sollte sorgfältig geplant und mehrfach getestet werden, bevor die eigentliche Migration beginnt.
Fast jedes ERP-System wird an die speziellen Bedürfnisse und Prozesse des Unternehmens angepasst. Dies kann durch Konfiguration der Software oder sogar durch spezielle Programmierung erfolgen. Diese Anpassungen sollten im Vorfeld genau spezifiziert und während der Implementierung sorgfältig getestet werden.
Die besten Tools sind nutzlos, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie damit umgehen sollen. Daher ist die Schulung ein unerlässlicher Teil der Implementierung. Schulungen sollten sowohl die allgemeine Bedienung des Systems abdecken als auch spezielle Schulungen für die verschiedenen Abteilungen beinhalten. Je besser das Team geschult ist, desto schneller wird das ERP-System effektiv genutzt werden können.
Der Go-Live ist der Moment, in dem das neue ERP-System tatsächlich in Betrieb genommen wird. Oft erfolgt dieser Schritt phasenweise, um das Risiko zu minimieren. Nach dem Go-Live sollten intensive Tests und Überprüfungen stattfinden, um eventuelle Fehler oder Probleme schnell zu identifizieren und zu beheben.
Nach der erfolgreichen Implementierung beginnt die Phase der Wartung und der kontinuierlichen Verbesserung. Regelmäßige Updates sind notwendig, um das System aktuell und sicher zu halten. Darüber hinaus sollte die Performance des Systems überwacht werden, um Engpässe oder Probleme frühzeitig zu erkennen. Viele Unternehmen schließen Wartungsverträge mit ihren ERP-Anbietern ab, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
Es ist wichtig, kontinuierliches Feedback von den Nutzern des Systems zu sammeln und dieses in regelmäßigen Abständen zu analysieren. Auf Basis dieser Informationen können dann weitere Optimierungen vorgenommen werden. Dabei kann es sich um kleine Anpassungen handeln, aber auch um die Implementierung ganz neuer Module oder Funktionen.
ERP-Systeme sind für Unternehmen aller Größenordnungen unerlässlich. Sie bieten eine Reihe von Vorteilen, von der Steigerung der Effizienz bis zur Verbesserung der Entscheidungsfindung. Allerdings ist die Implementierung oft komplex und zeitintensiv. Daher ist es wichtig, die Auswahl und Implementierung sorgfältig zu planen. Mit der richtigen ERP-Softwarelösung können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter nutzen, schneller wachsen und in der heutigen wettbewerbsintensiven Welt erfolgreich sein. Es lohnt sich, in ein hochwertiges ERP-System zu investieren.
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Dipl. Ing. (FH) Thomas Hotter, Prokurist/CFO – Division Manager – Finance- und HR-Management bei Ing. Rauch Fertigungstechnik
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MICHAEL LUDES
Vice President Presales proALPHA