Was ist ein ERP-System?

ERP vs. CRM: Was ist der Unterschied?

Es ist wichtig, ERP-Systeme von CRM-Systemen ("Customer Relationship Management") zu unterscheiden. Ein CRM-System konzentriert sich primär auf den Verkauf, den Kundenservice und das Marketing. Oft ist ein CRM-System ein Modul innerhalb einer umfangreicheren ERP-Lösung, aber es ist nicht dasselbe. Ein ERP-System hat einen viel breiteren Anwendungsbereich und ist oft komplexer.

Wie wähle ich das richtige ERP-System?

Die Auswahl sollte sorgfältig getroffen werden:

• Bedarfsanalyse: Welche Funktionen werden wirklich benötigt?
• Kosten-Nutzen-Analyse: Wie rechtfertigt sich die Investition langfristig?
• Anbietervergleich: Neben Funktionen sind auch Support und Weiterentwicklung wichtig.
• Testphase: Vor dem Kauf sollte das System intensiv getestet werden.

Projektplanung und -management

Der erste Schritt bei der Implementierung eines ERP-Systems ist die sorgfältige Projektplanung. Hier werden die Ziele und Meilensteine des Projekts festgelegt. Ein Projektteam sollte zusammengestellt werden, das aus Fachleuten verschiedener Abteilungen besteht, um eine ganzheitliche Umsetzung sicherzustellen. Eine gute Projektplanung inkludiert eine Risikoanalyse, Budgetplanung sowie einen klaren Zeitplan.

Datenmigration

Die Datenmigration ist einer der kritischsten Punkte bei der Implementierung. Alte Daten aus verschiedenen Abteilungen und eventuell auch aus älteren Systemen müssen ins neue ERP-System übertragen werden. Diese Daten müssen oft zuvor bereinigt und standardisiert werden. Der Prozess sollte sorgfältig geplant und mehrfach getestet werden, bevor die eigentliche Migration beginnt.

Anpassungen und Individualisierung

Fast jedes ERP-System wird an die speziellen Bedürfnisse und Prozesse des Unternehmens angepasst. Dies kann durch Konfiguration der Software oder sogar durch spezielle Programmierung erfolgen. Diese Anpassungen sollten im Vorfeld genau spezifiziert und während der Implementierung sorgfältig getestet werden.

Schulung der Mitarbeiter

Die besten Tools sind nutzlos, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie damit umgehen sollen. Daher ist die Schulung ein unerlässlicher Teil der Implementierung. Schulungen sollten sowohl die allgemeine Bedienung des Systems abdecken als auch spezielle Schulungen für die verschiedenen Abteilungen beinhalten. Je besser das Team geschult ist, desto schneller wird das ERP-System effektiv genutzt werden können.

Go-Live und Testphase

Der Go-Live ist der Moment, in dem das neue ERP-System tatsächlich in Betrieb genommen wird. Oft erfolgt dieser Schritt phasenweise, um das Risiko zu minimieren. Nach dem Go-Live sollten intensive Tests und Überprüfungen stattfinden, um eventuelle Fehler oder Probleme schnell zu identifizieren und zu beheben.

Wartung und Updates

Nach der erfolgreichen Implementierung beginnt die Phase der Wartung und der kontinuierlichen Verbesserung. Regelmäßige Updates sind notwendig, um das System aktuell und sicher zu halten. Darüber hinaus sollte die Performance des Systems überwacht werden, um Engpässe oder Probleme frühzeitig zu erkennen. Viele Unternehmen schließen Wartungsverträge mit ihren ERP-Anbietern ab, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

Feedback-Schleifen und Optimierung

Es ist wichtig, kontinuierliches Feedback von den Nutzern des Systems zu sammeln und dieses in regelmäßigen Abständen zu analysieren. Auf Basis dieser Informationen können dann weitere Optimierungen vorgenommen werden. Dabei kann es sich um kleine Anpassungen handeln, aber auch um die Implementierung ganz neuer Module oder Funktionen.