Wie funktioniert das elektronische Dokumenten-Management-System?
Das Proalpha DMS verbindet Dokumentenmanagement, DMS Archivierung und automatisierte Belegverarbeitung in einer Lösung – vollständig integriert in die ERP-Software. So erfüllen Unternehmen gesetzliche Anforderungen sicherer, standardisieren Abläufe und schaffen eine verlässliche Informationsbasis für alle Geschäftsbereiche. GoBD-konform bedeutet dabei, steuerlich und rechtlich relevante Unterlagen wie Rechnungen, Belege, E-Mails oder Geschäftsbriefe vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar aufzubewahren. Genau deshalb reicht ein einfacher Fileserver in der Regel nicht aus: Änderungen, Löschungen oder Überschreibungen lassen sich dort oft nicht lückenlos dokumentieren.
Belege automatisiert verarbeiten
Lieferantenrechnungen, Prüfzeugnisse und andere gescannte Belege ordnen Sie bereits bei der Erfassung direkt dem passenden Geschäftsvorfall zu und archivieren diese im Proalpha DMS. Integrierte Workflows unterstützen die automatisierte Belegverarbeitung, leiten Dokumente an zuständige Stellen weiter und senken so Prozesskosten spürbar. Das Ergebnis: schnellere Durchlaufzeiten, weniger manueller Aufwand und mehr Prozesssicherheit.
Dokumente effizient im DMS managen
Mit dem Proalpha DMS greifen Ihre Mitarbeitenden systemweit und mobil auf Dokumente sowie die zugehörigen Geschäftsvorfälle zu. Ob Vertrieb, Konstruktion oder Rechnungswesen: Alle Beteiligten arbeiten mit derselben Informationsbasis. Das erhöht die Effizienz in standortübergreifenden Prozessen und verbessert die Zusammenarbeit. Zusätzlich erstellen und bearbeiten Sie Microsoft-Office-Dokumente direkt im DMS – ohne Umwege über separate Ablagestrukturen.
Schnell archivieren und gezielt finden
Im ERP DMS erstellte Belege archivieren Sie automatisiert per COLD (Computer Output on Laserdisk) und Barcode – bei Bedarf auch versionsbezogen nach Änderungen. Zusätzlich übernehmen Sie Dokumente aus Microsoft Office oder dem Windows Explorer direkt in Ihr Archiv. So wird Ihre DMS Archivierung zu einem durchgängigen Bestandteil des Arbeitsalltags.
Über Schlagwort- und Volltextsuche finden Sie gesuchte Dokumente in kürzester Zeit – auch mobil. Das reduziert Suchaufwand, verbessert die Auskunftsfähigkeit und sorgt dafür, dass Informationen genau dann verfügbar sind, wenn sie im Prozess gebraucht werden.
Revisionssicher aufbewahren nach GoBD-Standards
Das Proalpha DMS unterstützt die revisionssichere Archivierung durch servergestützte Versionierung, nachvollziehbare Dokumentenhistorien und die GoBD-konforme Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen. Sie speichern Versionen sicher, definieren Aufbewahrungsfristen und kennzeichnen steuerlich relevante Dokumente eindeutig – unabhängig davon, ob diese aus Eingangspost, Scans oder Drittsystemen stammen. Typische Fristen liegen je nach Dokumentart bei 6 oder 10 Jahren. Im ERP ist der gesamte Verarbeitungsweg – von der Bestellung über den Wareneingang bis zur Buchung – ebenso lückenlos nachvollziehbar und prüfungssicher hinterlegt wie das Dokument selbst. Gerade für Steuer- und Betriebsprüfungen schaffen Unternehmen damit eine belastbare Grundlage, um Geschäftsvorfälle schnell, vollständig und ohne Medienbrüche nachzuweisen.
Sie möchten Dokumente schneller verfügbar machen, Prozesse beschleunigen und Ihre DMS Archivierung sicher im ERP abbilden? Dann ist das Proalpha DMS die richtige Lösung für ein zukunftsfähiges, integriertes Dokumentenmanagement.
