Support/Formation
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proALPHA ERP - Gestion électronique des documents
Comment simplifier l'accès interdisciplinaire à vos documents - en déplacement aussi
Vos collaborateurs doivent avoir accès à tous les documents pertinents à tout moment et partout. C'est la seule manière d'exécuter les processus de gestion opérationnels rapi-dement et sans faille.
Dans notre gestion électronique des documents (GED), les documents, les processus et la recherche d'informations forment un tout. Elle inclut en outre l'archivage sécurisé. Grâce à l'intégration complète dans notre système ERP, tous les documents sont consultables à tout moment et en tout lieu.
Mode de fonctionnement et autres
Informations détaillées sur proALPHA GED compilées dans un PDF.
La gestion des documents dans proALPHA ERP - les points forts
- Accès rapide et transverse aux documents numérisés
- Affectation de documents à une transaction par simple glisser-déposer
- Lien à Microsoft Office et au système de messagerie électronique
- Archivage sécurisé
- Workflows automatisés
Quels avantages offre la GED dans le système ERP ?
Grâce à notre système de gestion des documents entièrement intégré, vos collaborateurs affec-tent tous les documents à un dossier par simple glisser-déposer, que ce soient des e-mails, justifi-catifs, factures ou schémas de construction. Tous les contenus du dossier sont ensuite archivés col-lectivement.
Qu'il s'agisse des achats, de la comptabilité ou du service après-ventes, chaque service utilise les fonctions de la GED à partir du système ERP, exactement là où elles sont nécessaires. Cette flexibilité s'étend même à l'utilisation mobile du logiciel de gestion des documents : la recherche simple de documents à l'échelle de l'entreprise peut s'effectuer indépendamment du lieu, ce qui permet par exemple d'être au courant des modifications de dernière minute lors d'un rendez-vous chez un client.
Fonctions supplémentaires centrales du système de gestion des documents de proALPHA :
- Recherche full-text et par mots-clés
- Affectation de documents assistée par codes-barres
- Indexation automatique
En place chez le groupe apra
L'ERP proALPHA est un système complet, maintes fois éprouvé. Découvrez comment apra gère les documents de toutes ses succursales de manière centralisée grâce à proALPHA.
„ La GED de proALPHA est un puissant outil pour nous. De nombreuses informations circulent désormais de manière automatisée et sans support papier. “
Stefan Meffert
PDG, Groupe apra
Comment fonctionne notre système de gestion électronique des documents ?
L'archivage sécurisé par logiciel joue désormais un rôle important dans la plupart des entreprises, étant donné que les exigences légales ne cessent de croître. Notre GED inclut non seulement cette fonctionnalité clé mais aussi la gestion de base de vos documents et le traitement automatisé des documents : les deux sont entièrement intégrés dans notre logiciel ERP.
Traiter les documents de manière automatisée
Les factures fournisseur, les certificats de contrôle et autres documents numérisés peuvent être affectés et attribués directement à une affaire lors de leur saisie et archivés. Pour ce faire, une solution par simple glisser-déposer est disponible dans notre GED. En outre, les systèmes de gestion des workflows garantissent des processus sans faille et un minimum de coûts de processus lors du traitement automatisé des documents. Ils envoient directement les documents au service compétent pour traitement ultérieur.
Gestion efficace des documents
Avec notre GED, vos collaborateurs ont accès à tous les documents et aux opérations commerciales qui y sont associées dans l'ensemble du système, y compris lorsqu'ils sont en déplacement. Chaque service peut consulter les documents pertinents, depuis la vente jusqu'à la comptabilité en passant par l'ingénierie. Cela permet également d'augmenter l'efficacité des processus multi-sites impliquant plusieurs services. Une particularité à ne pas manquer Et le meilleur ? : vous pouvez créer et éditer des documents Microsoft Office directement dans notre GED.
Archiver et rechercher rapidement
Les documents créés dans notre système ERP sont automatiquement archivés via COLD (Computer Output on Laserdisk) et code-barres – si nécessaire, même après chaque modification. De plus, les documents provenant des applications Microsoft Office et de Windows Explorer peuvent égale-ment être intégrés dans vos archives et affectés.
Lorsque vous recherchez un document concret, la recherche en full-text et par mot-clé vous aideront. Vous pouvez ainsi retrouver les documents dont vous avez besoin via un terminal mobile, même en déplacement.
Archivage sécurisé
Êtes-vous prêt à optimiser vos processus de gestion et à minimiser les efforts liés à l'archivage sécurisé ? Faites donc le premier pas dans la bonne direction avec le système de gestion des documents de proALPHA.
