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proALPHA Autom. Eingangsrechnungsverarbeitung
Digitalisieren Sie die Verarbeitung des Rechnungseingangs – smart, schnell und sicher
Das Scannen eines Eingangsbelegs ist nur der erste Schritt in Richtung Digitalisierung. Mit der automatisierten Prüfung und einem durchgängigen Prozess – vom Rechnungseingang bis zur Zahlung – steigt die Produktivität erst so richtig: Gegenüber der papierbasierten Bearbeitung von Posteingang bis zur Zahlung lassen sich bis zu 90 Prozent des manuellen Aufwands sparen. Und ganz nebenbei verschwinden natürlich auch die Papierberge.
Funktionsweise und mehr
Ausführliche Informationen zu proALPHA Autom. Eingangsrechnungsverarbeitung in einem PDF zusammengefasst.
Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung in proALPHA ERP – die Highlights
- Schnellerer Prozess-Durchlauf sichert Skontovorteile
- Automatisiertes Auslesen von Rechnungsdaten hilft Übertragungsfehler zu vermeiden
- Fachliche und sachliche Prüfung von Beleginhalten entlastet von Routinen, besonders in Spitzenzeiten
- Einheitliche Prozesse für Rechnungen auf Papier und als PDF, gesteuert über Workflows
- Umfangreiche Analyse- und Kontrollmöglichkeiten zur Qualitätssicherung
- Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung stellt Compliance sicher
Prozesse durchgängig digitalisieren
Mit einheitlichen, durchgängig digitalisierten Prozessen lässt sich in der Verwaltung viel Aufwand sparen. Denn Workflows lenken den Prozess zuverlässig, vom Posteingang über das Prüfen der Rechnungsdaten und mehrstufige Freigaben bis hin zur Buchung. Mit Ablage im integrierten Dokumenten Management System (DMS) schließen Sie jeden Vorgang revisionssicher und GoBD-konform ab.
Prüfung auf sachliche und fachliche Richtigkeit
Ist die Rechnung einmal elektronisch erfasst, liest das System die relevanten Daten automatisch aus. Das erspart Zeit und verhindert Übertragungsfehler. Außerdem prüft proALPHA, ob die Rechnung vollständig und richtig ist. Dazu werden die erkannten Daten mit Stamm- und Bestelldaten aus dem ERP-System abgeglichen. Gibt es eine Unstimmigkeit oder einen Fehler, informiert ein Workflow den zuständigen Mitarbeiter.
„Von proALPHA haben wir eine ERP-Lösung bekommen, mit der wir ZUGFeRD-konforme E-Rechnungen in der Version 2.0 erstellen und bearbeiten können. Diese Funktion ist unverzichtbar für den elektronischen Rechnungsaustausch und im proALPHA ERP erstklassig umgesetzt.“
Michael Reichelt
Leiter IT und ERP-Verantwortlicher, Beurer GmbH
Individuelle Regeln definieren
Sie bestimmen, welche Rechnungen in den automatischen Prüflauf gehen. Damit die eingesetzte Prüfsoftware selbst Lieferanten-spezifische Sonderfälle erkennt, können Sie sie trainieren. Hat die Rechnung eines Lieferanten erstmalig die Prüfroutinen durchlaufen, zeigt der Analyse-Bericht der Dokumentenanalyse Zweifelsfälle und Unklarheiten. Anschließend definieren Sie die entsprechenden Regeln für den nächsten Lauf. So lernt Ihr System mit jedem Mal dazu.
Abläufe unter Kontrolle
Mit proALPHA behalten Sie stets die volle Kontrolle über Ihren Rechnungsprozess. Ergänzend zum Analyse-Bericht liefert Ihnen die Lösung eine umfassende Übersicht, welche Dokumente zur Prüfung anstehen. Und sie zeigt Ihnen jederzeit, welche Verarbeitungsschritte bereits absolviert sind.
