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proALPHA Dokumenten-Management-System
So vereinfachen Sie den bereichsübergreifenden Zugriff auf Ihre Dokumente – auch mobil
Ihre Mitarbeiter*innen benötigen Zugriff auf alle relevanten Dokumente – jederzeit und überall. Nur so lassen sich Geschäftsprozesse schnell und reibungslos abwickeln.
In unserem elektronischen Dokumenten-Management-System (DMS) bilden Dokumente, Prozesse und Informationsrecherchen eine Einheit – bis hin zur revisionssicheren Archivierung gemäß den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Dank vollständiger Integration in unser ERP-System sind alle Dokumente ortsunabhängig und zu jedem Zeitpunkt abrufbar.
Funktionsweise und mehr
Ausführliche Informationen zu proALPHA DMS in einem PDF zusammengefasst.
Dokumenten-Management in proALPHA ERP – die Highlights
- Schneller, bereichsübergreifender Zugriff auf digitale Dokumente
- Einfache Zuordnung von Dokumenten zu einem Geschäftsvorfall per Drag-and-drop
- Verknüpfung mit Microsoft Office und dem E-Mail-System
- Revisionssichere Archivierung gemäß den GoBD
- Automatisierte Workflows
Welche Vorteile bietet DMS im ERP-System?
Dank unseres vollintegrierten Dokumenten-Management-Systems ordnen Ihre Mitarbeiter*innen sämtliche Unterlagen per Drag-and-drop einem Geschäftsfall zu – egal, ob E-Mails, Belege, Rechnungen oder Konstruktionszeichnungen. Alle Inhalte der Akte werden dann gesammelt archiviert.
Jede Abteilung – vom Einkauf über die Buchhaltung bis zum Service – kann die DMS-Funktionen in unserem ERP-System genau an der Stelle nutzen, an der sie benötigt werden. Diese Flexibilität reicht bis zum mobilen Einsatz der Dokumenten-Management-Software: Die unternehmensweite, einfache Dokumentensuche führen Sie ortsunabhängig durch, so sind beispielsweise beim Kundentermin vor Ort auch über kurzfristige Veränderungen im Bilde.
Zentrale Zusatzfunktionen des proALPHA Dokumenten-Management-Systems:
- Volltext- und Schlagwortsuche
- Barcode-unterstützte Belegzuordnung
- Automatische Verschlagwortung
„Das DMS von proALPHA ist ein mächtiges Werkzeug für uns. Viele Informationen fließen jetzt automatisiert und papierlos.“
Stefan Meffert
Geschäftsführer, apra-Gruppe
Wie funktioniert unser elektronisches Dokumenten-Management-System?
Die revisionssichere Archivierung per Software spielt in den meisten Unternehmen eine wichtige Rolle, denn die gesetzlichen Anforderungen wachsen stetig. Unser DMS schließt diese zentrale Funktionalität ebenso ein wie das grundsätzliche Management Ihrer Dokumente und die automatisierte Belegverarbeitung – voll integriert in unsere ERP-Software.
Belege automatisiert verarbeiten
Lieferantenrechnungen, Prüfzeugnisse und andere eingescannte Belege können Sie während der Erfassung direkt einem Geschäftsfall zuordnen und archivieren. Das ist in unserem DMS ganz einfach per Drag-and-drop möglich. Für reibungslose Abläufe und minimale Prozesskosten bei der automatisierten Belegverarbeitung sorgen die integrierten Workflow-Management-Systeme. Diese senden die Dokumente direkt an die zuständige Abteilung zur Weiterbearbeitung.
Dokumente effizient managen
Mit unserem DMS greifen Ihre Mitarbeiter*innen systemweit – auch mobil – auf sämtliche Dokumente und die damit verknüpften Geschäftsvorfälle zu. Jede Abteilung kann die für sie relevanten Unterlagen einsehen, egal ob Vertrieb, Konstruktion oder Rechnungswesen. Das steigert die Effizienz auch bei standortübergreifenden Prozessen, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind. Und das Beste: Microsoft-Office-Dokumente erzeugen und bearbeiten Sie direkt in unserem DMS.
Schnell archivieren und finden
In unserem ERP-System erstellte Belege können Sie via COLD (Computer Output on Laserdisk) und Barcode automatisch archivieren lassen – bei Bedarf auch nach jeder Änderung. Zudem lassen sich Dokumente aus Microsoft-Office-Anwendungen und dem Windows Explorer in Ihr Archiv aufnehmen und zuordnen.
Suchen Sie ein konkretes Dokument, helfen Ihnen die Schlagwort- und Volltextsuche weiter. Damit finden Sie die benötigen Unterlagen sogar unterwegs über ein mobiles Endgerät.
Revisionssicher aufbewahren nach GoBD-Standards
Wir nutzen in unserem DMS die servergestützte Versionierung. Das bedeutet: Sie können alle Versionen Ihrer Dokumente speichern und später wieder aufrufen. Das gewährleistet die revisionssichere Archivierung gemäß den GoBD. Hinterlegen Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen und kennzeichnen Sie Dokumente als steuerlich relevant – unabhängig davon, ob es sich um gescannte Eingangspost oder Unterlagen aus Drittsystemen handelt.
Sind Sie bereit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die Aufwände für Ihre revisionssichere Archivierung zu minimieren? Dann gehen Sie mit dem proALPHA Dokumenten-Management-System den Schritt in die richtige Richtung.
