Welche Abteilungen profitieren von einer Eingangsrechnungsverarbeitungs-Software im ERP?
Besonders stark profitieren Finanzbuchhaltung, Einkauf und Controlling. Proalpha automatisiert Erfassung, Prüfung und Archivierung auf einer gemeinsamen ERP-Datenbasis. Gegenüber einer separaten Lösung für die Rechnungsverarbeitung entfallen aufwendige Schnittstellen zu Bestell- und Wareneingangsdaten, doppelte Datenpflege und Medienbrüche zwischen den Systemen.
Prozesse durchgängig digitalisieren
Mit einer integrierten Eingangsrechnungsverarbeitungs- Software digitalisieren Sie den gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis zur Buchung und Archivierung. Workflows steuern Erfassung, Prüfung, Freigaben und Verbuchung zuverlässig und transparent. Damit senken Sie nicht Aufwände und Bearbeitungszeiten. Darüber hinaus schaffen Sie auch die Grundlage, um aktuelle Anforderungen an E-Invoicing und revisionssichere Dokumentation sicher umzusetzen.
Prüfung auf sachliche und fachliche Richtigkeit
Sobald eine Rechnung elektronisch eingeht oder digital erfasst wird, liest Proalpha die relevanten Inhalte automatisiert aus. Die Lösung gleicht Rechnungsdaten mit Stamm-, Bestell- und Wareneingangsdaten im ERP ab und prüft, ob alle Informationen vollständig und plausibel sind. Abweichungen werden sofort erkannt und per Workflow an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet. Das erhöht die Qualität, beschleunigt die Eingangsrechnungsverarbeitung und reduziert Fehler sowie Rückfragen deutlich
Individuelle Regeln definieren
Sie legen fest, welche Rechnungen automatisiert geprüft werden und nach welchen Regeln Ihre Prozesse laufen. Die Software berücksichtigt dabei auch lieferantenspezifische Besonderheiten und unterstützt lernende Prüfmechanismen für wiederkehrende Fälle. So passt sich Ihre Eingangsrechnungsverarbeitungs- Software an individuelle Anforderungen an und schafft die nötige Flexibilität für wachsende Belegmengen, unterschiedliche Rechnungsformate und steigende regulatorische Komplexität. Bei regelkonformen Rechnungen ermöglicht Proalpha so die vollständige Dunkelverbuchung – den automatisierten Durchlauf vom Rechnungseingang bis zur Buchung ohne manuelle Interaktion.
Eingangsrechnungsverarbeitung jederzeit unter Kontrolle
Mit Proalpha behalten Sie den gesamten Rechnungsprozess jederzeit im Blick. Verpasste Skontofristen und übersehene Zahlungsziele gehören damit der Vergangenheit an. Die Software überwacht Fristen automatisch und sichert so Liquiditätsvorteile, die bei manuellen Prozessen regelmäßig verloren gehen. Analyse- und Statusübersichten zeigen, welche Belege geprüft werden, wo Freigaben offen sind und welche Verarbeitungsschritte bereits abgeschlossen wurden. Das schafft Transparenz, verbessert die Steuerung in der Finanzabteilung und hilft dabei, Service Levels, Compliance-Vorgaben und interne Kontrollanforderungen zuverlässig einzuhalten.
