Traitement automatique des factures fournisseurs Proalpha

Numérisez le traitement des factures fournisseurs - de manière intelligente, rapide et sécurisée

Scanner un document d'entrée n'est que le premier pas vers la numérisation. Le contrôle automatisé et un processus continu, de la réception de la facture jusqu'au règlement, permettent d'augmenter de manière significative la productivité. Par rapport au traitement sur papier de la réception des documents jusqu'au règlement, vous pouvez ainsi réduire jusqu'à 90 % de vos tâches manuelles. Et les piles de papier disparaissent d'elles-mêmes.

Traitement automatique des factures fournisseurs dans Proalpha – les points forts

Exécution plus rapide des processus garantit des avantages en terme d'escompte
Lecture automatique des données de facture permet d'éviter les erreurs de transmission
Examen technique et factuel du contenu des pièces comptables (type tickets de caisse, factures fournisseurs, avoirs) vous décharge de la routine, en particulier en période de pointe
Processus homogènes pour les factures sur papier et au format PDF, gérés via les workflows
Nombreuses possibilités d'analyse et de contrôle pour l'assurance qualité
Archivage sécurisé garantissant la conformité aux normes en vigueur

Numériser les processus de bout en bout

Les processus uniformes et numérisés de bout en bout vous aident à économiser temps, argent et efforts. Les workflows se chargent de la maîtrise fiable de votre processus, de la réception des documents à l'écriture, en passant par le contrôle des données de facture et les validations à plusieurs niveaux. En déposant les documents dans le système intégré de gestion électronique des documents (GED), vous achevez chaque tâche de manière à ce qu'elle réponde aux critères d'un audit et qu'elle soit conforme aux normes.

Contrôle de l'exactitude technique et commerciale des contenus

Une fois la facture saisie électroniquement, le système en extrait automatiquement les données pertinentes. Cela permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs de transmission. En outre, Proalpha contrôle que la facture soit complète et correcte. Pour ce faire, les données reconnues sont comparées aux données de base et de commande du système ERP. En cas d'irrégularités ou d'erreurs, un Workflow en informe le collaborateur compétent.

Définir des règles individuelles

C'est à vous de décider quelles factures doivent être soumises au cycle de contrôle automatique. Vous pouvez entraîner le logiciel de contrôle utilisé afin qu'il puisse reconnaître même les cas particuliers spécificiques aux fournisseurs. Lorsque la facture d'un fournisseur a été soumise pour la première fois aux routines de contrôle, le rapport analytique de l'analyse de documents met en évidence les cas de doute et les ambiguïtés. Ensuite, vous définissez les règles correspondantes pour le prochain cycle. Ainsi, votre système apprend en permanence.

Les processus sous contrôle

Avec Proalpha, vous avez le contrôle total de votre processus de facturation à tout moment. En complément du rapport d'analyse, la solution vous fournit également un aperçu complet de tous les documents en attente de vérification. Enfin, elle vous indique à tout moment quelles étapes de traitement ont déjà été effectuées.