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    Qu'est-ce-qu'un ERP ?

    Pourquoi implémenter un logiciel ERP/PGI ?

    La plupart des PME/PMI optimisent déjà leurs processus opérationnels et leurs ressources grâce à des solutions de type ERP. Un grand nombre d’entre elles ont atteint les limites de leur système existant et cherchent des alternatives. Certaines entreprises évaluent encore si elles vont implémenter un ERP dans leur transformation numérique.

     

    Vous vous demandez peut-être: Quelle solution pour ma propre situation ? Une combinaison de plusieurs composants, éventuellement modifiés, mais de différents prestataires, ou une solution spécifiquement adaptée aux besoins des PME industrielles, qui contient tout ce qui fait la force de ces dernières.

    L’ERP est un élément central du Système d’Information (SI) des entreprises. 

    Le terme ERP vient de l’anglais «Enterprise Ressource Planning». ERP a été traduit en français par l’acronyme PGI (Progiciel de Gestion Intégré) et se définit comme un groupe de modules relié à une base de données unique.

    L’ERP est un progiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise en intégrant plusieurs fonctions de gestion. Autrement dit, l’ERP représente la « colonne vertébrale » d’une entreprise. Il utilise une base de données unique pour stocker les informations de l'entreprise, ce qui permet une meilleure collaboration et une meilleure visibilité sur les activités de l'entreprise. 

    Ce logiciel de gestion est destiné à augmenter les performances et à optimiser les coûts et les ressources. On qualifie l'ERP de «Progiciel de Gestion Intégré», il permet à l'entreprise de couvrir de nombreux domaines tels que :

    • Gestion des achats
    • Gestion et qualification des fournisseurs
    • Gestion des ventes  
    • Gestion comptable : comptabilité clients, fournisseurs, immobilisations
    • Gestion des ressources humaines 
    • Contrôle de gestion 
    • Gestion de production 
    • Gestion des stocks
    • Gestion de l'e-commerce
    • Gestion des clients (CRM)

    Comment fonctionne un ERP ?

    C'est un système qui réunit plusieurs applications informatiques destinées à gérer les activités opérationnelles et administratives d'une entreprise. Il fonctionne donc en reliant les différents départements de l'entreprise et en fournissant une vue unifiée de toutes les informations qui transitent. Il garantit l'unicité de l'information : une information déposée dans la base de données depuis un module est immédiatement visible dans tous les autres modules. L'ensemble couvre toutes les activités clés d'une entreprise et la présence dans un emplacement central de toutes les informations concernant ces activités garantis la traçabilité et facilite l'audit de l'entreprise. Les utilisateurs accèdent aux données et aux fonctionnalités à jour à tout moment, ce qui peut améliorer la productivité et la collaboration entre les départements.

     

     

    L'articulation d'un ERP se décompose globalement ainsi :

    Collecte de données

    Stockage de données

    Traitement de données

    Analyse de données

    Comptes-rendus

    Les grandes lignes d'un ERP, les activités clés d'une entreprise :

    • La gestion des finances et de la comptabilité : qui permet de gérer les finances de l'entreprise, les factures, les comptes, les budgets et les déclarations fiscales;
    • La gestion des ventes et des achats : qui permet de gérer les commandes clients, les devis, les bons de commande, les factures et les paiements;
    • La gestion des stocks et des opérations : qui permet de gérer les stocks, les commandes de fournisseurs, les opérations de production et les plans de production;
    • La gestion des ressources humaines : qui permet de gérer les informations sur les employés, les salaires, les congés et les avantages sociaux;
    • La gestion de la chaîne d'approvisionnement : qui permet de planifier et de gérer les activités liées à la chaîne d'approvisionnement, comme les achats, les ventes et les stocks.

     

    Comment bien choisir son ERP ?

    Choisir le bon ERP est une décision stratégique qui nécessite une évaluation minutieuse. Tout d'abord, il est essentiel de comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise. Identifiez les processus clés que vous souhaitez automatiser et les fonctionnalités nécessaires pour optimiser votre efficacité opérationnelle. Prenez également en compte la taille de votre entreprise et sa croissance potentielle afin de choisir un logiciel adapté à vos besoins actuels et futurs.

    Choisissez de ce fait une solution qui peut s'adapter aux besoins changeants de votre entreprise et qui peut évoluer avec votre croissance. Ce principe est souvent réalisé par un jeu de modules métiers mis à disposition du client. Une telle architecture permet donc d'opérer, avec des modules standards, une adéquation de l'offre avec les besoins intrinsèques de chaque entreprise. Assurez-vous quand même que l'ERP offre des options de personnalisation pour répondre à vos exigences spécifiques.

    La communication avec d'autres systèmes existants est un autre point à prendre en compte. Si l'ERP n'est pas destiné à remplacer certains de vos outils et applications actuels, vérifiez qu'il peut s'interconnecter avec ceux-ci pour garantir une continuité des données.

    Enfin, considérez les coûts totaux : évaluez non seulement le coût initial de l'ERP, mais également les frais récurrents tels que les mises à jour, la maintenance et le support technique. Pensez également aux coûts cachés tels que la formation des utilisateurs et la migration des données.

    Quels sont les difficultés liées à la mise en place d'un système ERP ?

    Le déploiement d'un logiciel ERP peut représenter un défi important pour une entreprise, en premier lieu, la gestion du changement. L'introduction d'un nouveau logiciel ERP implique souvent des adaptations dans les processus de travail et les méthodes internes. Cela peut entraîner une certaine résistance au sein de l'organisation, car les employés doivent accepter de nouvelles façons de faire les choses. Une communication claire et une formation adéquate sont essentielles pour surmonter ce défi et assurer une adoption réussie du nouvel ERP.

    En résumé, l'ERP est un système de planification des ressources qui permet aux entreprises de centraliser leurs données et de synchroniser leurs processus métier. Un système ERP offre de nombreux avantages, tels qu'une meilleure planification des ressources, une prise de décision plus rapide et plus précise, une gestion de la chaîne d'approvisionnement plus efficace et une amélioration de la relation client.

    Quels sont les bénéfices d’un ERP ?

    Les avantages d'un ERP pour l'entreprise sont les suivants :

    Centralisation des informations et des processus essentiels

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    Meilleur flux de données

    Le choix d'un système centralisé permet une gestion des informations plus simple et plus rapide sans passer par des interfaces entre différents systèmes.

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    Meilleure liaison interne

    Les processus clés de l'entreprise sont renforcés dans leur relation client-fournisseur de part leur interconnexion dans l'ERP. 

    Coordination et collaboration facilitées entre les différents services

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    Meilleure coordination des projets

    Un accès à toutes les différentes données en un seul point facilite la gestion de projets sans compter la présence d'un module dédié projets le plus souvent.

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    Meilleure mise en relation des équipes

    Grâce à la mise en commun des informations, la coopération inter-équipes se voit encouragée.

    Vue d'ensemble en temps réel de vos opérations

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    Meilleure appréciation

    L'ERP traite les informations globales en temps réel et retourne ainsi un état des lieux général instantané sans manipulations supplémentaires.

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    Meilleure définition des processus

    Un ERP propose un enchaînement de processus par défaut basés sur l'expérience des clients. Tout nouveau client peut ainsi bénéficier de cette synthèse des meilleures pratiques.

    Prise de décisions plus éclairées et amélioration de l'efficacité des processus

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    Meilleure visibilité

    Le même système centralisé offre une meilleure transparence dans l'échange des données. Le rôle du décideur est ainsi facilité grâce à un champ de vision plus large.

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    Meilleure efficience

    Le même système centralisé relie et gère en même temps l'ensemble des processus de la chaîne de réalisation, ce qui augmente l'efficacité des interactions.

    Gains de temps et réduction des erreurs grâce à l'automatisation des tâches répétitives

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    Meilleure gestion du temps

    L'élimination des tâches répétitives et du travail redondant, ainsi que l’interaction étroite des étapes du processus éliminent les activités particulièrement chronophages. 

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    Meilleure intégrité des données

    L'ERP intègre de multiples contrôles sur les données saisies offrant ainsi une protection contre les sources d‘erreurs.

    Meilleure visibilité sur vos activités, identification d'opportunités de croissance

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    Meilleure projection

    L'ERP intègre la gestion de la production et des ventes, ce qui donne un horizon des prévisions de ventes et de l'occupation à venir des ressources.

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    Meilleure édition de tableaux de bord

    Les compte-rendus annuels et financiers sont générés sur la base des chiffres et indicateurs clés réunissant l'ensemble des fonctions de l'entreprise.

    Renforcement face à la concurrence et accroissement de la productivité de l'entreprise

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    Meilleure compétitivité

    Un ERP permet, à travers la synergie des fonctions de l'entreprise qu'il amène, une réaction au changements facilité et une adaptation plus simple.

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    Meilleure rentabilité

    Un ERP permet, à travers la synergie des fonctions de l'entreprise qu'il amène, l'optimisation du fonctionnement global et donc du rendement final.

    Quel est l’avantage d’un système ERP adapté au secteur de l'entreprise ?

    • Chaque secteur d’activité présente des particularités et caractéristiques, qui se traduisent par des processus opérationnels spéciaux.
    • Les entreprises de taille moyenne travaillent souvent sur de la petite série ou de la pièce unitaire aux caractéristiques spécifiques, leur besoin en ERP en découle.
    • Un système ERP construit d'emblée par rapport à un secteur d’activité présente un avantage certain.
    • Dans cette idée, un ERP totalisant une certaine expérience dans un certain métier réduit l’effort nécessaire pour la mise en place pratique.

    Qu’en est-il de la protection des données dans un progiciel ERP ?

    La sensibilité à la protection des données a considérablement augmenté depuis que les entreprises doivent faire face aux nombreuses exigences du RGPD. Un système ERP offre en principe des avantages dans ce domaine, car la collecte non coordonnée de données à différents endroits est compensée par une base de données unique et sécurisée.

    Important : le fournisseur du système ERP doit être en mesure de prouver que toutes les exigences en matière de protection des données, prévues par la législation sont respectées. Cela s'applique indépendamment du fait que l'ERP soit installé localement (sur site) ou qu'il soit mis à disposition par le fabricant depuis le cloud.