Process Mining: Vorsicht vor Stolperfallen

Die größten Hürden auf der Suche nach dem optimalen Geschäftsprozess – und wie Sie sie meistern

Process Mining hat riesiges Potenzial: Denn es macht sichtbar, was tatsächlich in einem Betrieb abläuft. Damit Sie aus der IT-gestützten Bestandsaufnahme wirksame Verbesserungsschritte ableiten, müssen Sie einiges beachten. Hier erfahren Sie, worauf es bei der Software-basierten Prozessoptimierung ankommt.

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Beim Process Mining werten Unternehmen die Log-Dateien derjenigen betrieblichen Anwendungen aus, die an einem Geschäftsprozess beteiligt sind. Das so erstellte Prozessmodell dient dabei nicht nur der Dokumentation. Eine fachkundige Analyse der Ist-Abläufe enthüllt auch jede Menge Verbesserungspotenzial. Diese 6 Tipps helfen Ihnen, typische Fehler zu vermeiden:

1. Machen Sie Daten verfügbar und vergleichbar
2. Sorgen Sie für einen durchgehend digitalen Prozess
3. Stellen Sie die Qualität der Auswertungen sicher
4. Binden Sie Mitarbeiter und Betriebsrat ein
5. Vermeiden Sie Perfektionismus
6. Setzen Sie auf Kontinuität
   
   

1. Machen Sie Daten verfügbar und vergleichbar!
   Wer mit dem Process Mining beginnt, muss zunächst sicherstellen, dass Log-Dateien zugänglich sind und immer einwandfrei ausgegeben werden. Außerdem müssen alle erforderlichen Felder Daten enthalten. Hinzu kommt: Zeitangaben in Minuten und Stunden, Temperaturwerte in Grad Celsius und Fahrenheit, Bestellprozesse in Euro, US- und australischen Dollar machen eine direkte Verarbeitung schwierig und fehleranfällig. Vor einer Auswertung steht also meist eine Harmonisierung der Daten an.
   
   
2. Sorgen Sie für einen durchgehend digitalen Prozess!
   Process Mining deckt mögliche Schwachstellen und Engpässe auf. Damit dies gelingt, brauchen Sie durchgängige Daten. Das bedeutet: Die zu analysierenden Prozesse dürfen keine manuellen Arbeitsschritte enthalten. Wenn Ihre Mitarbeiter*innen ein Halbfertigprodukt von einer Arbeitsstation zur nächsten transportieren, lässt sich dies nicht ohne Weiteres durch Software analysieren. Sie sollten Ihre Prozesse außerdem möglichst ganzheitlich angehen. Denn: Beschleunigung an einer Stelle kann andernorts zu einem Rückstau bis hin zur Überforderung führen – mit dem Risiko, dass der Gesamtprozess sogar langsamer läuft als zuvor. Dies kann in der Intralogistik durch die Beschleunigung eines Produktionsschrittes ebenso passieren wie durch die Digitalisierung der Poststelle – zum Beispiel, wenn Fachabteilungen Eingangsrechnungen immer noch manuell freigeben müssen.
    
3. Stellen Sie die Qualität der Auswertungen sicher!
   Wer versehentlich nur einen Teil der Daten betrachtet, läuft Gefahr, falsche Rückschlüsse zu ziehen. Untersuchen Sie zum Beispiel für Bestellprozesse im E-Commerce nur das Verhalten jüngerer User der Jahrgänge 1990 und später, sieht das Ergebnis eventuell ganz anders aus als bei über 65-Jährigen. Um richtige Entscheidungen zu treffen, ist die Auswahl und die Menge der zu analysierenden Daten daher entscheidend.
    
4. Binden Sie Mitarbeiter und Betriebsrat ein!
   Die Ergebnisse aus dem Process Mining können auch die Leistung einzelner Mitarbeiter sichtbar machen. Das ist nicht immer gewünscht. Um dies zu verhindern, können Sie Daten beispielsweise pseudonymisieren. Eine sinnvolle Bewertung erfordert sowieso einen weiteren Blickwinkel. Denn technische Metriken sagen noch lange nichts über die echte Performance aus. Wenn Mitarbeiter*in A für eine Aufgabe länger benötigt als Mitarbeiter*in B, kann das ganz unterschiedliche Gründe haben – zum Beispiel, weil er*sie Anderen regelmäßig zur Hand geht. Die zentrale Frage des Process Mining lautet daher nicht „Wer macht Fehler?“, sondern „Warum macht jemand Fehler?“. Das wissen Ihre Mitarbeiter*innen in der Regel am besten. Konstruktive Lösungen lassen sich daher am schnellsten gemeinsam mit den Arbeitnehmern und Ihrem Betriebsrat finden.
    
5. Vermeiden Sie Perfektionismus!
   Ebenfalls sollten Sie bedenken, dass ein Prozess niemals perfekt sein wird. Mit einer gesunden Portion Pragmatismus erfüllen Sie bereits die wesentlichen Voraussetzungen für einen reibungslosen Ablauf. Wer dagegen versucht, auch die kleinste Ausnahme abzubilden, verschwendet viel Geld und Zeit ohne wesentlichen Mehrwert. Augenmaß ist auch bei der Wahl der KPIs hilfreich. Meist reicht eine gute Handvoll an Messgrößen, um Ihre Effizienz nachzuverfolgen.
   
   
6. Setzen Sie auf Kontinuität!
   Unternehmensumfeld und Kundenanforderungen sind heute dynamischer denn je. Das fordert viel Flexibilität – auch in den Prozessen. Es lohnt sich, einen Ablauf in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und nachzujustieren. Ein einmaliges Process Mining ist daher nur der erste Schritt auf Ihrem Weg zu einer langfristigen Effizienzsteigerung.
   

Im Gegensatz zur herkömmlichen Modellierung von Arbeitsschritten hilft Ihnen Process Mining, verborgenes und implizites Prozesswissen aufzudecken und greifbar zu machen. So lassen sich nicht nur bestehende, bekannte Abläufe überprüfen, bewerten und verbessern. Richtig aufgesetzt, bringen Sie auch unbekannte Prozesse ans Licht. Ein wesentlicher Schritt, um Ihre Effizienz nachhaltig zu steigern.

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