6 Aspekte, die vor einer Entscheidung unter die Lupe genommen werden sollten
Die Option, ein ERP aus der Cloud zu beziehen, erfreut sich immer größerer Beliebtheit – vor allem in einem Arbeitsalltag, in dem flexibles Arbeiten und Homeoffice den festen Arbeitsplatz vermehrt ablösen. Webbasierte Softwareanwendungen, die zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen, sind daher auf dem Vormarsch. Was es zu beachten gilt, bevor eine Entscheidung für ein ERP aus der Cloud getroffen wird, zeigt dieser Artikel.
Tagesgeschäft erleichtern
Wer auf ein ERP aus der Cloud setzt, spart seiner IT-Abteilung im laufenden Betrieb einiges an Arbeit. Denn sowohl das Monitoring, die Wartung der Infrastruktur, Updates, Datensicherung sowie Server und Speicher liegen dann in der Zuständigkeit des externen Providers. Damit geben Unternehmen jedoch auch ein Stück Kontrolle ab, das inkludiert auch den Zeitpunkt, wann Updates vorgenommen werden. Das kann dazu führen, dass die Mitarbeiter sich am Beginn der Woche in einer neuen Arbeitsumgebung wiederfinden und sich erstmal zurechtfinden müssen. Passende Wartungs- und Service-Verträge schaffen Klarheit, stellen Update-Termine, Verfügbarkeit und damit die eigene Effizienz sicher.
Liquiditätsvorteil sichern
Bei einer Cloud-Lösung sparen sich die Unternehmen die hohen Anfangsinvestitionen für Hardware, Lizenzen, Server und Systemsoftware. Die Kosten für die Software aus der Cloud verteilen sich über den Nutzungszeitraum. Daraus ergibt sich ein Liquiditätsvorteil. Wie die Total Cost of Ownership im Einzelfall aussehen, hängt von zahlreichen betriebsspezifischen Aspekten ab.
Dennoch bietet das Hosting durch einen Cloud Provider weitere Vorteile: Heute veralten sowohl Software als auch Hardware teilweise so schnell, dass mittelständische Unternehmen kaum mithalten können. Hingegen sind die Rechenzentren der Provider technologisch immer auf dem neuesten Stand.
Sicherheit großschreiben
Lange zögerten Unternehmen, ihre sensiblen Daten in eine scheinbar unsichere Cloud hochzuladen. Doch das Argument, die Cloud wäre eher Angriffen ausgesetzt als die eigene IT, gilt heute nicht mehr. Der Mittelstand wird zunehmend öfter das Ziel von Hackerangriffen durch Cyberkriminelle, vor allem da kleinere IT-Abteilungen im Regelfall nicht mehr das notwendige Know-How haben, um die immer komplexer werdenden Security-Anforderungen zu erfüllen. Hier bietet die Cloud große Vorteile: Professionelle Provider bauen ihre Geschäftsmodelle darauf auf, die entsprechende Sicherheit zu gewährleisten und investieren folglich in die physische Absicherung des Rechenzentrums, Backups, Ausfallssicherheit und Katastrophenschutz. Sie verfügen außerdem über entsprechende Tools und Prozesse, um auf neue Bedrohungen schnellstmöglich reagieren zu können, und schützen sich bestmöglich vor Cyber-Attacken. Somit sind die Unternehmensdaten bei einem vertrauenswürdigen Provider meist besser geschützt als im eigenen Rechenzentrum.
Schnell eingeführt, aber nicht angepasst
Immer wieder wird bei der Cloud der Nachteil genannt, sie wäre nicht anpassungsfähig – das ist jedoch nicht zu 100% richtig. Es stimmt zwar, dass nicht alles was on-premises funktioniert, automatisch auch in der Cloud möglich ist. Jedoch gibt es heute bereits diverse Angebote, die weitreichend anpassbar sind und nah an eine On-premises-Lösung herankommen. Bei der Auswahl sollten Unternehmen daher darauf achten, dass die Cloud-Lösung ebenso flexibel ist wie die Version für das eigene Rechenzentrum. Beispielsweise sollten betriebsspezifische Erweiterungen, die am Standardsystem vorgenommen werden, bei einem Transfer in die Cloud entsprechend übernommen werden. Die Cloud bietet noch einen weiteren Nutzen: Sie benötigt meist weniger Zeit zur Implementierung, da sie auf der bestehenden Infrastruktur aufsetzt. Die Vorteile der Lösung sind für den Anwender schneller verfügbar.
Cloud oder on-premises
Entscheidet sich ein Unternehmen für eine ERP-Lösung, ist oft auch sehr früh die Wahl zwischen Cloud oder on-premises zu treffen. Eine Frage dabei: Unterscheidet sich der Funktionsumfang der Cloud-Lösung von dem der On-premises-Lösung? Manche Anbieter ermöglichen zudem in bestimmten Fällen eine Kombination der Betriebsmodelle. Solch ein hybrider Betrieb kann vorteilhaft sein, beispielsweise wenn es um die kurzfristige Anbindung einer ausländischen Niederlassung geht. Damit mittelständische Unternehmen von einer größtmöglichen Flexibilität profitieren, ist bei der Auswahl sicherzustellen, dass der Anbieter verschiedene Betriebsmodelle anbietet.
Mobil und agil
Die Themen Cloud und Mobility gehen für viele Hand in Hand. So halten viele an der Annahme fest, eine webbasierte Anwendung sei automatisch für den mobilen Einsatz geeignet. Das ist jedoch nicht immer so, denn Benutzeroberflächen mit zahlreichen Funktionen auf kleinen Bildschirmen resultieren nicht unbedingt in einer verbesserten Produktivität. Unternehmen, die das mobile Arbeiten im eigenen Betrieb fördern wollen, sind gut beraten gezielt auf Mobillösungen zu setzen, die auch auf die Geschäftsprozesse abgestimmt werden können. Die Möglichkeit zur Kommunikation mit dem ERP-System sollte hierbei unbedingt gegeben sein.
Wer die Cloud-Provider mit detaillierten Fragen nach Servicelevels, Security-Vorkehrungen und Cloud-Optionen abklopft, ebnet sich selbst den Weg in die Cloud. Gerade mittelständische Unternehmen, die ein schnelles Wachstum vorweisen können, aber nur über geringe IT-Ressourcen verfügen, profitieren von der Cloud. Ob der Weg in die Cloud für das eigene Unternehmen die richtige Entscheidung ist, muss jedoch im Detail beurteilt werden – ohne sich von Mythen in die Irre leiten zu lassen.
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