proALPHA ERP Modul: Dokumenten Management System

proALPHA System zarządzania dokumentami

Wszystkie dokumenty pod ręką

Gdy pracownicy mają szybki dostęp do wszystkich istotnych dla nich dokumentów, procesy biznesowe przebiegają szybko i sprawnie. To zadanie należy w proALPHA do systemu zarządzania dokumentami (Document Management System – DMS). Za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść” wszystkie e-maile, dokumenty, faktury i rysunki można przyporządkować do transakcji gospodarczej i razem z nią archiwizować. System DMS archiwizuje dokumenty zgodnie z niemieckimi wymogami prawnymi GoBD (Zasady prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych, nagrań i dokumentów elektronicznych oraz dostępu do danych).

Funkcjonalności i wiele więcej

Szczegółowe informacje na temat proALPHA DMS w pliku PDF.

Zamów broszurę

Zarządzanie dokumentami w proALPHA – kluczowe zagadnienia

  • Szybki dostęp do wszystkich elektronicznych dokumentów z każdego obszaru
  • Dokumenty można w prosty sposób przyporządkować do transakcji biznesowych
  • Integracja z Microsoft Office i systemem e-mail
  • Archiwizacja zgodna z zasadami GoBD
  • Łatwe wyszukiwanie dokumentów
  • Zautomatyzowane operacje workflow
proALPHA ERP - DMS

Efektywne zarządzenie dokumentami

DMS zapewnia użytkownikom dostęp z każdego miejsca w systemie do wszystkich dokumentów powiązanych z odpowiednimi transakcjami biznesowymi. Dzięki temu wszyscy pracownicy, czy to z działu sprzedaży, konstrukcyjnego, czy rachunkowości, mają wgląd do potrzebnych im dokumentów. W przypadku procesów przebiegających w wielu oddziałach wzrasta w ten sposób efektywność. Również możliwe jest tworzenie i opracowywanie dokumentów Microsoft Office bezpośrednio z proALPHA.

Zautomatyzowane opracowywanie dokumentów

Zeskanowane dokumenty, faktury dostawców, atesty lub e-maile można przenieść za pomocą polecenia „przeciągnij i upuść” bezpośrednio do transakcji biznesowej i je razem z nią zarchiwizować. Zapisane operacje workflow usprawniają procesy i przyczyniają się do redukcji kosztów. Zeskanowany dokument jest wysyłany automatycznie do odpowiedniego działu przedsiębiorstwa i może w nim być dalej opracowywany.

System proALPHA w apra-Gruppe

System proALPHA sprawdził się wielokrotnie jako kompletne rozwiązanie klasy ERP. W apra dzięki proALPHA DMS dokumenty zarządzane są centralnie.

Przejdź do raportu użytkownika

„proALPHA DMS jest dla nas ważnym narzędziem. Przepływ informacji jest teraz zautomatyzowany i nie wymaga papierowych wersji dokumentów.”

Stefan Meffert, dyrektor, apra-Gruppe

Szybko zarchiwizowane i znalezione

Dokumenty stworzone w proALPHA archiwizowane są automatycznie za pomocą funkcjonalności COLD (Computer Output on Laserdisk) oraz kodu kreskowego – również w przypadku każdej zmiany. Dokumenty pochodzące z pakietu Microsoft Office lub z Windows Explorer również mogą być archiwizowane i przyporządkowywane. Dokumenty można wyszukiwać zarówno poprzez wykorzystanie słów kluczowych, jak i wyszukiwanie pełnotekstowe.

Archiwizacja zgodna z wymogami audytu oraz wytycznymi GoBD

Na serwerze zapisywane są wszystkie wersje dokumentów, co odpowiada wymaganiom procesu archiwizacji. Do dokumentów można przypisywać ustawowy okres przechowywania i ponadto oznaczać je jako istotne z podatkowego punktu widzenia. Zasada ta obowiązuje zarówno w przypadku korespondencji wpływającej, jak i dokumentów z zewnętrznych systemów.

Masz pytania?

Jeśli potrzebujesz więcej informacji, skontaktuj się z nami:

+48 68 50 66 500 info@proalpha.pl