Was ist eine Kosten-Nutzen-Analyse bei einem ERP-System?
Eine Kosten-Nutzen-Analyse von ERP-Systemen ist ein systematischer Vergleich aller mit dem Projekt verknüpften Kosten sowie des zu erwartenden Nutzens. Dabei bezieht sich der Vergleich über den gesamten Nutzungszeitraum. Das Ziel einer solchen Analyse ist es einerseits, die Wirtschaftlichkeit eines solchen Projekts zu bewerten. Andererseits vergleichen Sie mit einer Kosten-Nutzen-Analyse auch verschiedene ERP-Anbieter direkt miteinander. Schlussendlich bewerten Sie über die Kosten-Nutzen-Analyse, ob die Einführung eines bestimmten ERP-Systems sinnvoll ist.
Über die Kosten-Nutzen-Analyse ermitteln Sie eine Reihe von strategischen Informationen. Das sind in erster Linie der Return on Investment (ROI), der Break-even-Point sowie die Dauer der Amortisation. Diese Informationen sind wichtig, um zu bewerten, wie sinnvoll eine Investition in eine ERP-Lösung ist. Das Ziel ist es, einen positiven ROI sowie eine möglichst kurze Amortisationszeit zu erzielen.
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Welche Punkte berücksichtigt eine solche Kosten-Nutzen-Analyse?
Eine Kosten-Nutzen-Analyse erfasst alle einmaligen Investitionskosten, von Lizenzen, Implementierung und Customizing bis zur Datenmigration und Mitarbeiterschulung, sowie laufende Betriebskosten wie Wartung, Hosting und IT-Aufwand, aufgeteilt über einen Betrachtungszeitraum von typischerweise fünf bis zehn Jahren
Eine Kosten-Nutzen-Analyse ist eine tabellarische Aufstellung von messbaren Kosten und Nutzen. Hier sind alle einmaligen Kosten und die laufenden Kosten für den Betrieb der Umgebung aufgelistet. Zusätzlich gibt es eine Aufstellung über die Nutzen, die ebenfalls in monetärer Form beziffert sind. Das Ganze ist für einen spezifischen Analysezeitraum, aufgeteilt in einzelne Jahre, aufgelistet. Die Kosten-Nutzen-Analyse schließt mit einer Wirtschaftlichkeitsrechnung ab.
Die Kosten-Nutzen-Analyse ist ein standardisiertes Verfahren. Es kommt generell bei IT-Projekten zum Einsatz und ist somit nicht ausschließlich für ERP-Plattformen konzipiert. Sie finden Vorlagen für Kosten-Nutzen-Analysen [1] zum Download im Internet. Ihr ERP-Projektteam sammelt dann alle erforderlichen Informationen zusammen und erstellt so eine messbare Analyse.
Zu berücksichtigende Kosten
Bei den Kosten sind zunächst alle Aufwendungen wichtig, die direkt mit der Anschaffung der ERP-Plattform in Verbindung stehen. Dazu gehören aber auch Faktoren, die indirekt entstehen. Aus diesem Grund vergessen Unternehmen gerne einige der Kosten, was zu Fehleinschätzungen führt. Der zweite große Posten umfasst die laufenden Kosten. Diese sind ebenso entscheidend für die Wirtschaftlichkeit einer Plattform.
Was ist der Nutzen?
Das ERP-System spart Zeit ein und verbessert Abläufe: weniger manuelle Arbeit durch automatisierte Prozesse, niedrigere Lager- und Beschaffungskosten, weniger Fehler im Tagesgeschäft und ein effizienterer Ressourceneinsatz.
Die Herausforderung ist es, alle Einflüsse einer solchen Plattform sichtbar zu machen. Der nächste Schritt ist dann, diese in eine messbare, monetäre Form zu bringen. Bei einigen Punkten ist dies einfacher, während andere schwerer zu beziffern sind. Einige der Faktoren im Bereich des Nutzens sind:
- Gesenkte Lager- und Beschaffungskosten
- Zeitersparnis durch die Automatisierung von Prozessen
- Reduzierung von Fehlern
- Verbesserter Einsatz von Ressourcen
- Sinkender Personalbedarf
Im letzten Schritt stellt die Kosten-Nutzen-Analyse beide Seiten gegenüber. Dies geschieht jährlich sowie für den gesamten Analysezeitraum. Bei ERP-Projekten ist ein Betrachtungszeitraum von fünf bis zehn Jahren [2] üblich. Dann lesen Sie aus der Kosten-Nutzen-Analyse wichtige Informationen zur Wirtschaftlichkeit ab. Sie erkennen den Netto-Nutzen, den ROI sowie die Amortisationsdauer.
Sie erhalten aber auch einen Überblick über die Gesamtkosten. Außerdem liefert Ihnen die Kosten-Nutzen-Analyse Informationen zum strategischen Nutzen einer spezifischen ERP-Software. Für die Entscheidungsfindung erstellen Sie für mehrere ERP-Anbieter jeweils eine separate Analyse. Daraus ergeben sich dann die Vorteile einzelner Lösungen und welche Anwendung wirtschaftlich am sinnvollsten ist.
Warum ist eine Kosten-Nutzen-Analyse vor der ERP-Einführung wichtig?
Eine Kosten-Nutzen-Analyse vor der Einführung ist wichtig, um möglichst präzise zu bewerten, wie wirtschaftlich ein ERP-System ist. Es geht dabei zum einen darum, die Kosten für Investition und Betrieb möglichst genau zu beziffern. Zum anderen erfahren Sie über die Analyse, welche Vorteile Sie durch eine ERP-Einführung erhalten. Als Teil des Auswahlprozesses bewertet die Analyse also konkret die Wirtschaftlichkeit einzelner ERP-Lösungen. Somit ist die Kosten-Nutzen-Analyse auch ein wichtiger Bestandteil der Entscheidungsfindung für ein ERP-System.
Dabei macht die Kosten-Nutzen-Analyse bei ERP-Lösungen die strategischen Vorteile sichtbar. Das gilt zunächst für die messbaren Vorteile. Doch auch die qualitativen Nutzen von ERP-Systemen macht eine Kosten-Nutzen-Analyse sichtbar. Dazu gehören beispielsweise diese Faktoren:
- Höhere Kundenzufriedenheit
- Gesteigerte Transparenz von Geschäftsdaten
- Einheitliche Datenbasis und geringerer Aufwand für die Datenanalyse
- Wirtschaftliche Vorteile durch die Skalierbarkeit beim Wachstum des Unternehmens
Für wen ist eine ERP-Kosten-Nutzen-Analyse relevant?
Eine ERP-Kosten-Nutzen-Analyse ist in erster Linie für die Entscheidungsträger relevant. Dazu gehört vor allem die Geschäftsführung, die final für die Entscheidung über Investitionen zuständig ist. Weiterhin ist die Analyse für die IT-Abteilung von Bedeutung. Diese schätzt über die Analyse den Aufwand für die Wartung, den Betrieb und den Support ein. Gerade bei diesen Punkten ist somit auch der Input der IT-Abteilung wichtig.
Ebenfalls betrifft die Kosten-Nutzen-Analyse das Controlling sowie die Finanzabteilung. Diese benötigen die Informationen für die Budgetplanung sowie gegebenenfalls für die Stakeholder. Auch die Fachabteilungen sind wichtig für die Kosten-Nutzen-Analyse bei ERP-Plattformen. Diese sind vor allem wichtig für den Input, was den täglichen Einsatz der Anwendung angeht. So schätzen diese realistisch den Nutzen einer bestimmten Software ein. Fachabteilungen bewerten die Prozessverbesserungen oder die Zeitersparnis. Auch Feedback zu einem potenziellen Qualitätsgewinn steuern die Fachabteilungen bei.
Was kostet ein ERP-System wirklich? Die ehrliche Antwort: Es kommt darauf an. Aus über 8.000 Projekten wissen wir, welche Kostenfaktoren wirklich zählen .Wir zeigen Ihnen, welche 6 Faktoren den Preis bestimmen – und wie Sie typische Kostenfallen vermeiden.
Quellen:
[1] Smartsheet – Kostenlose Kosten-Nutzen-Analyse-Vorlagen – https://de.smartsheet.com/free-cost-benefit-analysis-templates
[2] ERP.de – Die Nutzungsdauer einer ERP-Software – https://www.erp.de/erp-software/digitalisierung/wie-lange-haelt-erp-software
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MICHAEL LUDES
Vice President Presales Proalpha
