Was gibt es bei der ERP-Anbieter Auswahl zu beachten?
Bei der Auswahl des passenden ERP-Anbieters zählen vor allem der Funktionsumfang, Integrationsfähigkeit in Ihre bestehende IT und die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer. Im Mittelstand kommen Branchenfokus und Skalierbarkeit als entscheidende Kriterien hinzu.
Einige dieser Punkte sind allgemeine Kriterien, was die Wahl von IT-Lösungen betrifft. Das gilt zum Beispiel für die Themen Sicherheit und Usability. Speziell für ERP-Lösungen sind hingegen sind neben dem Funktionsumfang Faktoren wie Branchenanpassung und Integration wichtig.
Achten Sie darauf, dass alle Funktionen vorhanden sind, die Sie im Alltag benötigen. Kompromisse sind hier nur schwer realisierbar, da dies Sonderlösungen abseits der Plattform erfordert. Das bringt vor allem langfristig weitere Probleme wie einen höheren Wartungsaufwand, doppelte Datenpflege und Schwierigkeiten bei Updates mit sich.
Die meisten Unternehmen verfügen über gewachsene IT-Strukturen. Dazu gehören E-Commerce-Lösungen, Anwendungen für die Finanzbuchhaltung oder Lösungen für die Logistik. Wichtig sind hier APIs, also programmierbare Schnittstellen, sowie individuelle Anpassungen durch den ERP-Anbieter.
Zukunftssicher sollte die ERP-Lösung ebenfalls sein. Hier lohnt sich ein Blick auf den spezifischen ERP-Anbieter und seine Referenzen. Ist dieser dafür bekannt, seine Plattformstetig weiterzuentwickeln, ist die Zukunftssicherheit in aller Regel gewährleistet.
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Die ERP-Anbieterauswahl im Mittelstand: Was ist hier besonders?
Die ERP-Anbieter-Auswahl für Mittelständler unterscheidet sich von Entscheidungsprozessen bei anderen Unternehmen darin, dass mittelständische Unternehmen gleichzeitig hohe Anforderungen und begrenzte Ressourcen für solche Investitionen besitzen.
So sind die Anforderungen bei mittelständischen Unternehmen, beispielsweise in der Industrie, heutzutage vergleichbar mit denen von Großbetrieben. Das betrifft einerseits den Funktionsumfang. Hier gibt es dieselben Abläufe wie in größeren Unternehmen auch, nur in einem geringeren Umfang. Oftmals laufen in modernen Industriebetrieben zudem sehr individuelle Prozesse ab. Diese muss die ERP-Plattform individuell darstellen. Zudem sind Schnittstellen zu Fachanwendungen erforderlich, um einen reibungslosen Betrieb der gesamten digitalen Infrastruktur zu ermöglichen. Ein Branchenfokus ist somit erforderlich, um eine passende Lösung für spezialisierte Mittelstandsunternehmen zu finden.
Andererseits muss auch die technische Seite hohe Anforderungen erfüllen. Punkte wie die Ausfallsicherheit und Datensicherheit sind heutzutage auch bei mittelständischen Unternehmen absolute Pflicht. Gleiches gilt für die Skalierbarkeit. .
Welche typischen Fehler macht der Mittelstand bei der ERP-Anbieter-Auswahl?
Mittelständler setzen zu oft auf große Namen statt auf Passgenauigkeit, analysieren ihre eigenen Anforderungen nicht gründlich genug und unterschätzen die langfristigen Kosten für Betrieb und Wartung
Oftmals entscheiden sich Unternehmen für einen bekannten Namen in der ERP-Branche. Entscheidungsträger gehen davon aus, dass ein großer Name garantiert, dass die Software das bestmögliche Ergebnis liefert. Die Realität ist jedoch, dass eine spezifische und individuelle Lösung in vielen Szenarien besser geeignet ist. Besonders trifft dies auf den Mittelstand zu, der eigene Bedürfnisse und spezifische Anforderungen hat.
Ein häufiger Fehler dabei ist, dass die Plattform nicht zu den eigenen Anforderungen passt. Das liegt zum einen daran, dass Unternehmen nicht ausreichend Zeit investieren, um die eigenen Anforderungen zu ermitteln. Ebenfalls fehlt in solchen Fällen ein klarer Plan, um die benötigten Funktionen und Prozesse zu ermitteln.
Zum anderen sind branchenspezifische Lösungen deutlich besser auf die Bedürfnisse bestimmter Sektoren zugeschnitten. So steht bei Proalpha der Mittelstand im Fokus. Die Branchenlösungen von Proalpha lassen sich je nach Bereich anpassen, beispielsweise für den Maschinen- und Anlagenbau oder die Fahrzeugbranche sowie den Großhandel.
Gerade der Mittelstand wählt zudem mitunter Lösungen, die auf Dauer zu hohe Kosten verursachen. Das liegt nicht unbedingt an den unmittelbaren Investitionskosten. Vielmehr sind häufig die Folge- und Betriebskosten schuld.
Wie gelingt die systematische Auswahl eines ERP-Anbieters im Mittelstand?
Das Wichtigste ist, dass Unternehmen und Entscheidungsträger mit einer klaren Strategie an das Thema ERP-Anbieterwahl herangehen. Das gelingt mit einem Lastenheft, einer detaillierten Analyse der eigenen Situation sowie einer engen Kommunikation mit den ERP-Anbietern. Ebenso wichtig ist ein ergebnisorientierter und offener Auswahlprozess. Hier sollten Sie mit mehreren ERP-Anbietern sprechen und konkrete Angebote einholen. Diese vergleichen Sie und entscheiden sich dann für die Option, die das Anforderungsprofil erfüllt.
Der erste Schritt auf diesem Weg ist das Lastenheft. Mit diesen analysieren Sie die Anforderungen an eine ERP-Plattform und halten diese fest. Dies ist der Beginn eines systematischen Auswahlprozesses. Unterstützung an diesem Punkt bietet eine ERP-Beratung.2 Diese Berater haben sich auf das Enterprise-Resource-Planning spezialisiert und helfen mit Vorschlägen zu konkreten ERP-Plattformen.
Eine große Auswahl an ERP-Anbietern findet sich über Plattformen, die sich auf das Thema fokussieren. So finden Sie auch Lösungen abseits der großen Namen. Entscheidend sind dann der Vergleich und der direkte Kontakt mit potenziellen Anbietern. Hierbei ist das Pflichtenheft des ERP-Anbieters eine weitere Hilfe. Das Pflichtenheft konkretisiert den konkreten Leistungsumfang und so wissen Sie exakt, was Sie erhalten.
Steht ein ERP-Wechsel an?
Die richtige Systemauswahl spart Kosten und macht Ihr Unternehmen auch fit für künftiges Wachstum. Proalpha ERP ist durch und durch auf die Anforderungen des Mittelstands ausgerichtet und vereint Effizienz, Branchenexpertise und Innovation in einer präzise abgestimmten Lösung.
Quellen:
[1] Generic –Software-Kosten berechnen: TCO-Calculator für Ihr Softwareprojekt –https://www.generic.de/insights/software-kosten-berechnen-tco-calculator.
[2] Consulting.de –ERP-Beratung – https://www.consulting.de/consulting-lexikon/ERP-Beratung/.
Ihr Ansprechpartner
Sie planen, eine unserer Lösungen neu einzuführen oder zu erweitern? Mit über 35 Jahren ERP-Erfahrung ist Michael Ludes Ihr idealer Ansprechpartner für alle Fragen rund um unser Produktportfolio.
MICHAEL LUDES
Vice President Presales Proalpha
