ROI eines ERP-Systems – Definition und Berechnung
Was ist der ROI eines ERP-Systems?
ROI – Return on Investment– ist ein Begriff aus der Betriebswirtschaftslehre. Er bezeichnet die Kapitalrendite einer Investition, also das Verhältnis zwischen Gewinn und eingesetztem Kapital. Beim ERP-ROI fließen neben messbaren Faktoren wie Kosteneinsparungen auch immaterielle Vorteile wie Mitarbeiterzufriedenheit oder Kundenbindung ein.
Wie berechne ich den Return on Investment?
Die Formel für die Berechnung [1] ist recht simpel. Sie teilen den Gewinn einer Investition durch deren Aufwendung und multiplizieren das Ergebnis mit 100. So erhalten Sie den ROI in Prozent. Die Herausforderung ist es, den erwirtschafteten Gewinn einer ERP-Lösung zu kalkulieren.
Gerade bei so komplexen Systemen wie einer ERP-Plattform ist es vergleichsweise schwer, die Gewinnsteigerung zu ermitteln. Das liegt daran, dass die Software eine Reihe von versteckten Vorteilen besitzt. So sind indirekte oder sogar unsichtbare positive Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens vorhanden. Diese sind primär immateriell. Solche Kennzahlen sind schwer zu messen oder garzu erfassen.
ROI näherungsweise berechnen
Dennoch gibt es Optionen, um den jährlichen Gesamtnutzen einer ERP-Plattform zu kalkulieren. Das gelingt vor allem durch eine Betrachtung des Arbeitsaufwands. Personalkosten entstehen in Unternehmen an zahlreichen Punkten. Da sind die Verwaltung, das Lager, die Logistik oder der Kundenservice nur einige Beispiele. Mit einem ERP-System beschleunigen sich Abläufe in all diesen Bereichen. Erfassen Sie, wie groß die Zeitersparnis ist, lässt sich diese über die Arbeitszeit in einen konkreten finanziellen Vorteil umrechnen.
Durch die Steigerung der Effizienz verbessern sich außerdem Prozesse bei der Beschaffung und der Lagerhaltung. Auch hier lässt sich über Bilanzen und Monatsabrechnungen erfassen, wie groß der finanzielle Vorteil ist. Ein KPI ist hier der Wareneinsatz. Auch die Wareneinsatzquote ist ein Indikator. Digitalisierung und Automatisierung senken weiterhin die Kosten in der Verwaltung. Ebenfalls erfassen lassen sich externe Kosten, die durch die eigene ERP-Lösung wegfallen oder sinken. Das reicht von Beratern bis hin zu Lizenzkosten für Software, die Sie nicht mehr benötigen.
Kosten und Nutzen gegenüberstellen
Abschließend stellen Sie die Kosten dem Nutzen gegenüber. Solche Berechnungen sind einerseits vor Einführung einer ERP-Lösung möglich. So antizipieren Sie, nach welchem Zeitraum sich die Investition rentiert und bewerten allgemein, wie sinnvoll die Anschaffung ist. Andererseits finden Berechnungen des ROI bei ERP-Systemen auch im Live-Betrieb statt. Auf diesem Weg haben Sie einen Mechanismus, um die Wirtschaftlichkeit der ERP-Lösung zu kontrollieren.
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Welche wirtschaftlichen Vorteile hat ein ERP-System?
ERP-Plattformen steigern Umsätze und Effizienz durch automatisierte Abläufe, etwa beim Abgleich von Zahlungseingängen, bei Mahnungen oder der Erstellung von Abschlüssen. Das optimiert interne Prozesse und reduziert externe Kosten. Dies ist eine wesentliche Komponente, um den ROI für das ERP zu bestimmen. Im Wesentlichen ergeben sich daraus folgende Vorteile:
Mit seinen Funktionen und Eigenschaften sorgt ein ERP-System also dafür, dass Sie effizienter arbeiten. Das zeigt sich an Auswirkungen auf Ihre internen Betriebsabläufe, die ein modernes ERP-System mitbringt. Ein Beispiel dafür sind automatisierte Abläufe in der Finanzbuchhaltung. So gleicht das System Zahlungseingänge automatisch mit offenen Posten ab.
Mit Proalpha gelingt zum Beispiel die intelligente Kostenzuordnung bis hin zu automatischen Mahnungen und Zahlungserinnerungen. Das reicht bis hin zur automatischen Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen. An diesem Punkt erkennen Sie, wie eine moderne ERP-Lösung sogar externe Kosten, wie für den Steuerberater, reduziert.
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ERP-Lösungen sorgen für weitere Kostensenkungen
Auch erstellen ERP-Lösungen automatische Bestellvorschläge basierend auf Verbrauchsdaten. Sie überwachen eingehende Lieferungen oder nehmen automatisch Preisvergleiche vor. Damit senkt das ERP-System die Kosten in den Beschaffungsprozessen. Im Bereich der Lohnbuchhaltung erfasst das System Arbeitszeiten und erstellt automatisch Abrechnungen. Auch das reduziert den Arbeitsaufwand in der Verwaltung und senkt die Kosten. Ebenfalls gelingt ein Unternehmenswachstum ohne Erweiterung der Personalkapazität. Damit steigert sich die Rendite im Unternehmen, was die Investition in ein ERP-System ebenfalls lohnenswert macht.
Wie lange dauert es, bis sich eine ERP-Investition amortisiert?
In der Praxis zeigt sich, dass sich die Einführung einer ERP-Plattform meist innerhalb von zwei bis vier Jahren amortisiert. Verglichen mit der Höhe der Investition ist das schnell.
Größter Vorteil durch Steigerung der Produktivität
Der größte finanzielle Vorteil entstand durch eine Steigerung der Produktivität. Die Studie von Forrester kalkulierte diese Vorteile für einen Zeitraum von drei Jahren ab der Einführung. Ebenfalls ein großer Teil der Vorteile entstand durch reduzierte Kosten der IT-Infrastruktur durch die Migration in eine Cloud-Umgebung. Das gelingt auch mit der ERP-Lösung von Proalpha. Diese baut ebenfalls auf der Cloud auf, lässt sich als hybride Cloud aber auch mit einer Infrastruktur On-Premise kombinieren.
Gerade der Mittelstand steht größeren Investitionen oftmals zögernd gegenüber. Der Grund liegt darin, dass Unternehmen solche Ausgaben auch als Risiko bewerten. Eine überlegte Herangehensweise an solche Großprojekte ist natürlich richtig und wichtig. Ebenso sinnvoll ist es dabei, neben der Total Cost of Ownership (TCO, Gesamtkosten des Betriebs) auch die Vorteile solcher Projekte zu kalkulieren. Hierbei ist das ROI bei ERP-Systemen ein wichtiger Indikator. Mit Investitionen in solche Lösungen steigern mittelständische Unternehmen dabei nicht nur die Rentabilität, sondern stellen auch die Zukunftsfähigkeit sicher.
Quellen:
[1] Blitzrechner – ROI:Online berechnen, Formeln & Tipps zur Rentabilität –https://www.blitzrechner.de/roi-berechnen/
[2] Forrester – The TotalEconomic Impact™ Of Microsoft Dynamics 365 ERP –https://tei.forrester.com/go/Microsoft/Dynamics365ERP/docs/TEI-of-Microsoft-Dynamics365-ERP-infographic.pdf
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MICHAEL LUDES
Vice President Presales Proalpha
