Welche Lebensdauer hat ein ERP-System?
Die exakte Lebensdauereiner ERP-Plattform ist nur schwer zu beziffern. Viel hängt von individuellen Faktoren in Ihrem Unternehmen ab. Nicht selten sind in Unternehmen ERP-System im Betrieb, die älter als zehn Jahre sind. Damit bewegen sich solche Systemen am Ende der Lebensdauer oder haben diese bereits überschritten.
Klar ist, dass die Entwicklung im Bereich der Unternehmenssoftware sehr dynamisch ist. Was heute innovativ und hochmodern ist, ist morgen schon veraltet. Konkret bezieht sich dies zum Beispiel auf eine veraltete Nutzeroberfläche, nicht vorhandene Flexibilität oder fehlende Echtzeitanalysen. Ältere ERP-Software zeigt diese und weitere Probleme.
Was sind Signale und Warnzeichen, dass es Zeit für einen Wechsel der ERP-Software ist?
Typische Warnzeichen und Signale sind technische Probleme und veraltete Schnittstellen. Aber auch eine eingeschränkte Funktionalität ist ein Zeichen für ein veraltetes System. Kritisch sind zudem Compliance-Probleme. Diese erfordern oftmals sogar ein schnelles Handeln.
Ganz typisch für eine veraltete Software sind fehlende Schnittstellen oder eine eingeschränkte Kompatibilität. Teilweise gehen Unternehmen so weit, dass sie alte Plattformen und Betriebssysteme in Betrieb lassen. Ansonsten ist die alte ERP-Software nicht mehr lauffähig, da diese keine Updates mehr erhält. Fehlende Aktualisierungen und ein ausgelaufener Support seitens des ERP-Anbieters sind zwei weitere Zeichen, dass es Zeit für einen Wechsel ist.
Gutes ERP. Schlechte Akzeptanz. Teures Scheitern
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Ein großes Problem ist der Bereich Compliance. Erfüllt Ihre aktuelle ERP-Lösung nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen, drohen hohe Bußgelder. Das ist besonders dann der Fall, wenn die ERP-Software die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)verletzt. Eine solche Software ist umgehend aus dem Betrieb zu entfernen.
Passt die Software nicht mehr zu den modernen Arbeitsabläufen in Ihrem Unternehmen, ist ebenfalls ein ERP-Wechsel sinnvoll. Dies äußert sich auf vielen Wegen. In zahlreichen Unternehmen sind dezentrale und mobile Arbeitskonzepte inzwischen Normalität. Unterstützt Ihre Plattform keinen mobilen Zugriff oder ist eine Integration ins Homeoffice nicht möglich, ist ein Wechsel der ERP-Software angebracht.
Welche Migrationsstrategie passt zu Ihrem Unternehmen?
Drei Strategien haben sich in der Praxis bewährt, jede mit eigenen Vor- und Nachteilen.
Strategie 1: Die Eins-zu-eins-Migration
Bei diesem Ansatz übernehmen Sie alle Funktionen und individuellen Anpassungen direkt ins neue System. Das klingt einfach, birgt aber Risiken: Veraltete Prozesse und nicht mehr benötigte Funktionen werden mitgeschleppt. Diese Strategie eignet sich nur, wenn Sie sicher sind, dass Ihre Abläufe bereits optimal aufgestellt sind.
Strategie 2: Die gefilterte Migration
Hier nutzen Sie den Systemwechsel als Chance zur Prozessoptimierung. Jede bestehende Anpassung kommt auf den Prüfstand: Ist sie noch notwendig? Gibt es sie inzwischen im Standard? Der Projektaufwand bleibt ähnlich, aber der Nutzen steigt deutlich und spätere Updates werden einfacher.
Strategie 3: Die Komplettprüfung
Die umfassendste Variante: Sie stellen sämtliche Geschäftsprozesse auf den Prüfstand – auch solche, die nicht direkt im ERP abgebildet sind. Dieser Ansatz empfiehlt sich besonders für Unternehmen, deren Marktumfeld sich stark verändert hat. Mit Tools für Business Process Management lassen sich Prozesse dokumentieren und gezielt optimieren.
Checkliste für einen Wechsel des ERP-Systems: Welche Punkte sind zu beachten?
Eine Checkliste für den Wechsel des ERP-Systems umfasst die folgenden Punkte:
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Projektteam bilden
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Probleme und Schwachstellenidentifizieren sowie Ist-Zustand festhalten
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Ziele definieren
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Suche und Auswahl der ERP-Plattform
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Zeitplan für den Wechsel der ERP-Lösung
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Datenmigration organisieren
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Testbetrieb und Schulung der Mitarbeitenden
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Termin für den Übergang in den Live-Betrieb
Die ERP-Umstellung ist ein Großprojekt, weil es viele Prozesse im Unternehmen berührt. Darüber hinaus nimmt es vom Beginn der Planung bis hin zum vollständigen Wechsel auf die neue Software meist mehrere Monate in Anspruch. Umso wichtiger ist es, eine solche Umstellung gut zu planen. Eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten hilft bei einem geordneten und geplanten Wechsel auf eine neue Plattform.
Ein solches Projekt nimmt vom Beginn der Planung bis hin zum vollständigen Wechsel auf die neue Software meist mehrere Monate in Anspruch. Es handelt sich also um ein Großprojekt. Ein internes Projektteam, das Verantwortung übernimmt und die Planung durchführt, ist wichtig für den Erfolg. Besonderes Augenmerk liegt auf dem Auswahlprozess der neuen ERP-Plattform.
Ebenso wichtig ist jedoch die Datenmigration. In gewachsenen Strukturen ist es notwendig, alle vorhandenen Daten in die neuen Strukturen zu überführen. Dies müssen Sie in Tests sicherstellen. Erst dann ist der endgültige Wechsel auf die neue ERP-Lösung im Alltagsbetrieb möglich.
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Was sind die Vorteile bei einem ERP Wechsel?
Zu den zentralen Vorteilen, die ein Wechsel des ERP-Anbieters mit sich bringt, gehören:
Wer von einer alten ERP-Lösung auf eine moderne Plattform wechselt, profitiert von diesen und weiteren Vorteilen. Die Kostenreduzierung ist oftmals ein starkes Argument. Dies macht sich direkt und auch indirekt bemerkbar. Schnellere Abläufe und die Prozessautomatisierung sorgen dafür, dass die Kosten in der Verwaltung sinken. Mindestens ebenso wichtig sind jedoch Faktoren wie Flexibilität, Skalierbarkeit oder Compliance.
In jedem Fall ist es wichtig, auf Feedback aus den Fachabteilungen und der IT zu hören. Diese liefern wichtige Informationen aus dem täglichen Umgang mit den Anwendungen. So stellen Sie fest, ob es Zeit für einen ERP-Wechsel ist und bringen dieses Projekt auf den Weg.
Quellen:
[1] Trovarit – Trovarit-Studie ERP-Praxis: Anwender-Zufriedenheit, Nutzen & Perspektiven 2024/2025 – https://www.trovarit.com/research/studien/trovarit-studie-erp-praxis/
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MICHAEL LUDES
Vice President Presales Proalpha
