Was gehört alles zu einer ERP-Migration?
Eine ERP-Migration umfasst Datenanalyse, Customizing, Schnittstellenvorbereitung, Datentransfer, Testphase und Mitarbeiterschulungen.
Im Zentrum steht dabei die Datenmigration. Jedoch gehören weitere Aufgaben von der Planung über die Schulung der Mitarbeitenden bis zur Testphase dazu. In komplexen Umgebungen dauert eine solche ERP-Migration aus diesem Grund mehrere Monate, teilweise sogar über ein Jahr.
Die ERP-Migration beginnt im Prinzip in dem Moment, in dem ein konkretes Neusystem ausgewählt ist. Dann starten die konkreten Vorbereitungen für den Einsatz der neuen Lösung. Der erste Schritt bei der Migration ist dabei die Analyse der vorhandenen Daten. Hier geht es darum, alle Datenquellen zu identifizieren und diese für die Migration in die neue Umgebung vorzubereiten.
Der nächste Schritt ist die Vorbereitung der neuen ERP-Plattform. Dazu zählen das Customizing und individuelle Anpassungen an Modulen sowie der Architektur. Wichtig hierbei ist die Vorbereitung der Schnittstellen. Auf diesem Weg findet dann die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur statt. Auch die vorhandenen Daten müssen über vorbereitete Schnittstellen in die Datenbanken gelangen.
Datenmigration beim ERP-Wechsel: Was wirklich schiefgeht
Die Datenmigration ist der kritischste Moment jedes ERP-Projekts. Zwei Unternehmen berichten offen, wo sie gescheitert sind, was sie gelernt haben – und wie der Wechsel am Ende doch gelang. Mit einem praxisnahen Leitfaden, den Sie direkt auf Ihr Projekt anwenden können.
Testbetrieb der neuen Umgebung als Vorbereitung der ERP-Migration
Ein wichtiger Schritt ist der Testbetrieb in einer gekapselten Umgebung. Auf diesem Weg proben Sie den Betrieb unter realen Bedingungen. Zudem erfolgt hier der Testlauf, ob die Datenmigration wie geplant funktioniert. So können Sie testen , ob die Schnittstellen und Datenformate kompatibel sind. Bei Bedarf finden an diesem Punkt zusätzliche Anpassungen statt. Ebenfalls schulen Sie in der Testumgebung Ihre Mitarbeitenden. Sofern diese bereit für die neue Plattform und alle Daten für die Migration vorbereitet sind, findet der finale Go-live statt. Damit ist der Prozess abgeschlossen.
Wie läuft eine ERP-Migration in der Praxis ab?
Die ERP-Migration durchläuft mehrere Stufen und mündet im Go-Live der neuen Plattform. Bis dahin ist es jedoch ein weiter Weg. Dies beginnt mit der Auswahl des Neusystems. Dann folgen die Analyse der vorhandenen Daten und die Planung der Datenmigration. Anschließend beginnt die Einrichtung einer Testumgebung. Mit der Konfiguration und Anpassung startet dann die schrittweise Einrichtung der neuen Plattform.
Ein so komplexes Projekt wie die ERP-Migration erfordert einen guten Plan mit einer klaren Strategie. Ein Fahrplan sowie ein dediziertes ERP-Projektteam sind für den Erfolg essenziell. Dieses Projektteam begleitet dann den gesamten Migrationsprozess und ist für den Ablauf verantwortlich. Zu den Aufgaben gehört eine Analyse der Daten, um diese für die Migration auf die neue Plattform vorzubereiten. Alleine diese Phase nimmt mehrere Wochen in Anspruch, abhängig vom Umfang der IT-Infrastruktur.
ERP-Datenmigration – ein wichtiger Teil der Umstellung
Teil der Migration ist die konkrete Auswahl der Daten für die Migration. Zur Analyse gehört es, alle Datenquellen zu identifizieren und die Datenformate festzustellen. Auf diesem Weg entstehen die Entscheidungen, welche Daten konkret in die neue Umgebung migrieren.
Gerade bei Unternehmen mit einer langen Geschichte gibt es digitale Daten aus vielen vergangenen Jahren. Nur selten ist das Format der Daten einheitlich. Es gilt, zu prüfen, ob alle Daten mit der neuen ERP-Plattform kompatibel sind. In Fällen, in denen ein direkter Import nicht möglich ist, gilt es, Entscheidungen zu treffen. Entweder müssen Sie Lösungen für den Import finden oder die Daten archivieren. Andere Daten und veraltete Informationen benötigen Sie eventuell nicht mehr. Für alle Daten gilt es, diese Entscheidungen zu treffen. Das ist wichtig, um den Prozess der ERP-Migration im Rahmen zu halten. Ansonsten laufen die Kosten sowie der Zeitplan schnell aus dem Ruder.
Bei der ERP-Migration in die Cloud ist besondere Aufmerksamkeit geboten. Hier gelingt eine Datenmigration meist über APIs. Proalpha besitzt für seine ERP-Plattform spezielle Tools wie die Integration Workbench (INWB) [1]. Mit solchen Tools verbessern Sie die Datenqualität und führen Testläufe beim Datenimport durch. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Anbieter ist bei der ERP-Migration in die Cloud aber grundsätzlich wichtig, um ein gutes Ergebnis zu erzielen.
Was unterscheidet eine ERP-Migration von einer Neueinführung?
Der zentrale Unterschied zwischen den beiden ERP-Einführungen sind die vorhandenen Daten. Ohne eine Übernahme der vorhandenen Daten ist eine Fortführung des Betriebs faktisch nicht möglich.
In der Praxis würde eine ERP-Umstellung ohne Datenmigration bedeuten, dass Ihnen Daten zu Käufen und Verkäufen der letzten Woche nicht mehr zur Verfügung stehen. Auch alle anderen Daten von der Lohnbuchhaltung bis hin zu Kundeninformationen gehen so verloren. Aus diesem Grund ist die ERP-Datenmigration bei der Einführung einer neuen ERP-Lösung wichtig. Die alten Daten stellen sicher, dass eine nahtlose Fortsetzung des Betriebs auf allen Ebenen möglich ist.
Bei einer ERP-Neueinführung, beispielsweise bei einem neu gegründeten Unternehmen, sind keine Altdaten vorhanden. Damit entfällt der gesamte Teil der Datenmigration. Somit sind diese Projekte einfacher umzusetzen.
Über 35 Jahre Erfahrung im Mittelstand, branchenspezifische Funktionen und eine flexible Architektur für Cloud, On-Premise oder hybrid – das Proalpha ERP vereint alle Geschäftsbereiche in einer Lösung. Hier erfahren Sie, was die Plattform für Ihr Unternehmen leistet.
Was ist bei einer ERP-Datenmigration zu berücksichtigen?
Bei der Migration ist in erster Linie ein ungewollter Datenverlust zu verhindern. Darüber hinaus ist es wichtig, einen unterbrechungsfreien Übergang im Unternehmensalltag zu gewährleisten, wenn die neue ERP-Lösung live geht. Weitere Aufgaben mit hoher Priorität sind die Kontrolle der Kosten sowie für die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu sorgen.
Ein Datenverlust ist ein enormes Problem und bringt das gesamte Projekt in Gefahr oder verzögert die Einführung. Aus einer Erhebung von Medium geht hervor, dass 83 Prozent der Datenmigrationsprojekte das Budget oder den Zeitrahmen [2] nicht einhalten. Probleme bei den Datenquellen und der Menge der Daten sind zwei der zentralen Herausforderungen. Es gibt zudem drei Optionen bei der Datenmigration und dem Vorgehen. Bei diesen handelt es sich um:
- Vollständige Datenmigration
- Selektive manuelle Datenmigration
- Selektive automatische Datenmigration
Die vollständige Datenmigration ist beim Wechsel einer ERP-Plattform nur selten eine Option. Eine manuelle Datenbereinigung vor dem Transfer sowie eine Kontrolle sind wichtig, um Fehler zu vermeiden. Bei einer selektiven Auswahl fokussieren Sie sich auf Daten, die Sie wirklich benötigen und die kompatibel sind. In der Testumgebung kontrollieren Sie vorab, ob der Import wirklich funktioniert. Mit diesem Vorgehen führen Sie ein komplexes Projekt wie die ERP-Migration dann erfolgreich und im geplanten Rahmen ins Ziel.
Quellen:
[1] Proalpha – Integration Workbench – https://web.proalpha.com/hubfs/Downloads/Produkt/proALPHA-ERP-INWB.pdf
[2] Medium – The Hidden Complexity of Data Migration: Why 83% of Projects Fail and How to Beat the Odds – https://kaopizglobal.medium.com/the-hidden-complexity-of-data-migration-why-83-of-projects-fail-and-how-to-beat-the-odds-191c65f55dcd
Ihr Ansprechpartner
Sie planen, eine unserer Lösungen neu einzuführen oder zu erweitern? Mit über 35 Jahren ERP-Erfahrung ist Michael Ludes Ihr idealer Ansprechpartner für alle Fragen rund um unser Produktportfolio.
MICHAEL LUDES
Vice President Presales Proalpha
