Ein klarer Anforderungskatalog spart Zeit bei der Auswahl und sichert die richtige Entscheidung. Der deutsche Markt hat Zugriff auf mehrere Hundert ERP-Produkte [1], jede mit unterschiedlicher Eignung für Branchen, Unternehmensgrößen und Einsatzszenarien. Die Auswahl ist entsprechend herausfordernd.
Einmal getroffen, hat die Entscheidung für eine ERP-Lösung weitreichende und langfristige Auswirkungen auf das Unternehmen. Daher ist oberste Priorität für die Verantwortlichen, ihre eigenen Anforderungen an ein ERP-System zu kennen. Doch woher sollen Sie wissen, was Sie brauchen? Lesen Sie weiter und beachten Sie die folgenden Schritte.
Schritt 1 – Warum Anforderungen an ERP definieren?
Anforderungen an ein modernes ERP-System schließen alle Unternehmensbereiche ein
Die unternehmensinternen Zusammenhänge müssen für ein ERP-System in den Anforderungen klar zum Ausdruck kommen. Denn nahezu jede Abteilung wird Berührung mit der Softwarelösung haben. Damit alle Bereiche das nötige Gehör finden, sind sie im Anforderungskatalog an das ERP-System zu berücksichtigen.
Die ERP-Lösung bildet im Idealfall die Prozesse aller Unternehmensfelder vollständig ab. Dabei soll sie abteilungsübergreifend eine effektive Zusammenarbeit sicherstellen. Mit ihrer zentralen Rolle im Unternehmen haben moderne ERP-Systeme das große Ganze im Blick. Starke Lösungen sind so konzipiert, dass die Funktionalitäten für einzelne Bereiche einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen bringen. Fehlt ein Teil, ist das Gesamtkonstrukt unvollständig und das ERP-System kann sein Potenzial nicht entfalten.
Schritt 2 – Individuelle technische Details bewerten
Erweiterbarkeit und Anpassbarkeit an das Unternehmen als Anforderungen an ERP-Systeme
Falls das bevorzugte ERP-System bestimmte Anforderungen nicht durch den Standardumfang erfüllen kann, muss es flexibel an die bestehenden Prozesse anzupassen sein. Der Anbietende sollte dafür Sorge tragen, dass das Customizing, also die Modifikationen nach Kundenwunsch, immer im Verhältnis zum Nutzen steht. Die langfristige Stabilität der Waren- und Werteflüsse muss stets gewahrt bleiben.
Skalierbarkeit im Anforderungskatalog an das ERP-System - wächst das System mit?
Ein skalierbares ERP-System bewältigt steigende Datenmengen, komplexere Prozesse und neue Märkte. Jedes Unternehmen strebt nach Expansion. Ziele der Weiterentwicklung sind stets Umsatz- und Gewinnmaximierung sowie der Ausbau von Marktpotentialen. Die ERP-Lösung darf dieses Wachstum entlang der Wertschöpfungskette nicht aufhalten.
Für das ERP-System ergeben sich Herausforderungen wie:
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Schritt 3 - Planung des Betriebs und der Zukunft
Zukunftsfähigkeit im Anforderungsprofil eines ERP-Systems
Die Kontinuität der Prozesse entlang der Wertschöpfungskette hängt von einer langfristigen und stabilen Zukunftsplanung ab. Informieren Sie sich daher über den Anbietendender ERP-Lösung. Betrachten Sie diese Erkenntnisse unter den folgenden Gesichtspunkten mindestens für die nächsten zehn Jahre:
- Hat der Anbietende eine Zukunft? Welche Rolle hat er in der Vergangenheit in seiner Branche gespielt? - Ist das Unternehmen modern, riskant oder konservativ eingestellt? - Ist die Geschäftsführung stabil?
- Setzt er Technologien ein, die zukunftsfähig sind? Hält er an Veraltetem fest?
- Überholte Technologienbenötigen schwer zu beschaffende Experten aus vergangenen Zeiten
Kostenplanung und Support im Anforderungskatalog an das ERP-System
Einstiegs- und laufende Kosten sowie Supportleistungen seitens des Dienstleistenden sollten von Anfang an Gegenstand des Anforderungskataloges sein. Beziehen Sie folgende Gesichtspunkte ein:
- Die Struktur der Lizenzkosten. Der Zahlungsrhythmus kann monatlich oder jährlich festgelegt sein.
- Es gibt verschiedenste Modelle von wenigen Euro pro Nutzer bis hin zu 100.000 Euro Einstiegskosten [2]. - Bei Cloud-Angeboten sind verschiedene Tarife üblich. -- Die Zusammenarbeit sollte Supportdienstleistungen beinhalten. - Zusätzlich sind verpflichtende SLAs und Reaktionszeiten im Störungsfall festzulegen. - Immerhin ist das ERP-System Teil der kritischen Infrastruktur. Daher kommt es auch auf eine hohe Verfügbarkeit an.
Schritt 4 – Integration in die technische Infrastruktur
Einbindung des ERP-Systems in die bestehende IT-Landschaft gemäß Anforderungskatalog
Auf Basis des Ist-Zustands der IT-Landschaft können Verantwortliche die Anforderungen an das ERP-System und dessen Integration in das Ökosystem definieren. Zu berücksichtigen sind hierbei folgende Punkte.
Technische Kompetenzen im Anforderungskatalog des ERP-Systems festlegen
Sollte das ERP-System In-House laufen, ist technische Expertise für Server, Datenbanken und Netzwerke erforderlich. Entweder sind diese Kompetenzen im Unternehmen vorhanden oder durch Rekrutierung intern aufzubauen.
Alternativ können Sie Know-how von extern einkaufen oder vom Anbietenden beziehen. Möglich ist es auch, wenn vorhanden, einen Partner zu beauftragen, der sich auf die Betreuung der ausgewählten ERP-Lösung spezialisiert hat. Nicht zu vergessen sind Endanwenderschulungen, die der Anbietende bereitstellen sollte.
Wie finden Sie das passende ERP-System für Ihr Unternehmen? Die Auswahl ist komplex – von der Bedarfsanalyse bis zur Implementierung gibt es viele Schritte zu beachten. Unser Leitfaden führt Sie durch den gesamten Prozess.
Der richtige Anforderungskatalog als Basis für eine erfolgreiche ERP-Einführung
Ein ERP-System ist eine langfristige Investition für ein Unternehmen mit erheblichen Auswirkungen auf dessen zukünftige Entwicklung. Die Softwarelösung muss den Fokus auf die Kernkompetenzen ohne Ablenkungen erlauben.
Der Anforderungskatalog für ein ERP-System spiegelt wieder, wo das Unternehmen herkommt, wie es sich selbst sieht und wo es hin möchte. Er bildet das Fundament für eine Entscheidung, die sich über Jahre oder gar Jahrzehnte auswirken kann.
Wir von Proalpha stehen Ihrem Unternehmen mit kompetenter Beratung zur Seite. Erfahrungen und Best-Practices bilden die Basis für eine reibungslose Einführung und einen effizienten Betrieb.
Quellen:
[1] https://www.erp-system.online/#erp-hersteller
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MICHAEL LUDES
Vice President Presales Proalpha
