Was ist ein Pflichtenheft und wie unterscheidet es sich vom Lastenheft?
In einem Pflichtenheft sind die exakten Spezifikationen eines ERP-Systems festgehalten, im Lastenheft hingegen Anforderungen an eine ERP-Software und Kriterien, die eine solche Anwendung erfüllen muss. Das Pflichtenheft erstellt der Anbieter der ERP-Plattform. Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber, also das Unternehmen, das nach einer neuen ERP-Lösung sucht.
Das Pflichtenheft enthält die exakten Leistungen des ERP-Anbieters. Der Grund dafür ist, dass bestimmte Punkte eines ERP-Systems immer individuell gestaltet sind. Das gilt für die technischen wie auch für die funktionalen Eigenschaften. Im Kern beschreibt der ERP-Anbieter hier, wie und womit er konkret die Vorgaben des Auftraggebenden umsetzt. Das Pflichtenheft für ein ERP-System hält die gesamte technische und organisatorische Umsetzung der Plattform in Schriftformfest.
Im ERP-Pflichtenheft ist eine präzise Beschreibung der Architektur hinterlegt. Dazu gehört eine genaue Beschreibung aller Funktionen. Das Pflichtenheft gibt außerdem Auskunft darüber, welche Module auf welcher Infrastruktur liegen. Dies sind im Wesentlichen die Cloud oder eine Installation. On-Premise. Das Pflichtenheft definiert auch die vorhandenen Schnittstellen und eingesetzten Protokolle. Der ERP-Anbieter gibt ebenfalls Auskunft darüber, welche Maßnahmen für die Ausfallsicherheit vorhanden sind. Auch die Skalierbarkeit der gesamten Umgebung ist präzise umschrieben. Weiterhin gibt das Pflichtenheft einen Zeitrahmen an, zu welchem Datum die Plattform bei Ihnen einsatzbereit ist.
Wie priorisiere ich Anforderungen im Pflichtenheft für ein ERP-Projekt?
Anforderungen priorisieren Sie am effektivsten mit der MoSCoW-Methode, bei der Sie jede Funktion in eine von vier Kategorien einordnen: Must have (unverzichtbar), Should have (wichtig), Could have (wünschenswert) oder Won't have (aktuell nicht notwendig).
Die Punkte, die im Pflichtenheft vermerkt sind, entstehen durch die Kommunikation zwischen Auftraggebendem und dem ERP-Anbieter. Sie haben einen Einfluss auf die Anforderungen, indem Sie diese dem Anbieter mitteilen. An diesem Punkt gelingt dann auch die Priorisierung bestimmter Funktionen.
Die Anforderungen an eine ERP-Plattform sind von Unternehmen zu Unternehmen verschieden. Aus diesem Grund ergibt eine Priorisierung absolut Sinn. Das öffnet zudem die Option für individuell angepasste Plattformen. Das ist bei flexiblen ERP-Umgebungen wie von Proalpha umsetzbar. Der beste Zeitpunkt dafür ist vor der Implementierung der Plattform, also während der Beschaffungsphase. Dafür ist das Lastenheft die optimale Lösung. Hier ermitteln Sie im Vorfeld, welche Module Sie benötigen und bestimmten, welche Priorität die einzelnen Funktionen haben.
In Kombination mit dem Lastenheft ist die MoSCoW-Priorisierung zudem eine gute Option. MoSCoW steht für Must have, Should have, Could have, Won't have. Sie sortieren also Eigenschaften und Funktionen im Lastenheft in vier Kategorien. Diese reichen von „unbedingt erforderlich“ bis hin zu „aktuell nicht notwendig“. Die MoSCoW-Priorisierung kommt häufig im Projektmanagement zum Einsatz. Sowohl für Sie als auch für den ERP-Anbieter ist dies ein guter Ansatz, um zu bestimmen, welche Funktionen die höchste Priorität besitzen.
Auf diesem Weg markieren Sie unternehmenskritische Prozesse sowie Funktionen, die weniger Priorität haben. Gleichzeitig gibt es die Option, an diesem Punkt Prozesse für die Cloud auszuwählen. Andere Module verbleiben hingegen On-Premise, sofern die ERP-Lösung dies unterstützt. Das gelingt mit hybriden ERP-Plattformen.
Ein weiterer Weg, die Anforderungen im Pflichtenheft zu priorisieren, ist ein gemeinsamer Workshop mit dem ERP-Anbieter. Diese Workshops finden im Vorfeld der Vertragsgespräche statt. Hier entwickeln Sie gemeinsam maßgeschneiderte Prozesse und entscheiden über die konkrete Infrastruktur der Plattform. Auch Tiefe und Umfang der Funktionen sind Thema auf einem solchen Workshop. Die Ergebnisse hält der ERP-Anbieter dann im Pflichtenheft fest. Damit ist das Pflichtenheft auch ein Werkzeug für die Steuerung und Priorisierung.
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Wie erstelle ich ein Pflichtenheft für die Auswahl eines ERP-Systems?
Auftraggebende sind nicht in der Verantwortung, das Pflichtenheft zu erstellen. Vielmehr fällt diese Aufgabe dem ERP-Anbieter zu, der Ihnen die Lösung bereitstellt.
Dennoch haben Sie einen Einfluss auf das Pflichtenheft sowie den Umfang der Leistungen der ERP-Lösung. In erster Linie gelingt dies mit dem Lastenheft. Das Lastenheft stellt die Grundlage dar. Es legt fest, welchen Umfang Ihr ERP-System hat. Dementsprechend erstellt ein ERP-Anbieter das Pflichtenheft entsprechend Ihren Anforderungen und dem vorhandenen Lastenheft.
Das Pflichtenheft selbst folgt einer festen Struktur. Diese ist durch die VDI-Richtlinie 2519 [1] sowie die DIN 69901-5 vorgegeben. Die Richtlinie regelt so die Vorgehensweise bei der Erstellung von Pflichtenheften. Es existieren auch Muster für das Pflichtenheft von ERP-Systemen im Internet. Anhand dieser erkennen Sie, welche Punkte in einem solchen Pflichtenheft vermerkt sein müssen. Der eigentliche Inhalt ist dann individuell ausgestaltet.
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Warum ist ein Pflichtenheft für die erfolgreiche ERP-Einführung wichtig?
Das ERP-Pflichtenheft hält alle Funktionen und Leistungen verbindlich fest und ist deshalb maßgeblich für die reibungslose Einführung eines neuen ERP-Systems. Es ist ein zentrales Kontrollwerkzeug für Unternehmen, das die korrekte technische Umsetzung der Plattform gewährleistet und dient daher als wichtigster Kontrollmechanismus bei der Abnahme.
Das Pflichtenheft ist aber auch wichtig für die Kommunikation zwischen Auftraggebendem und dem ausführenden Unternehmen. Auf dem Weg zu Ihrer individuellen ERP-Lösung spielt das Pflichtenheft dabei eine zentrale Rolle. Gemeinsam mit dem ERP-Anbieter finden Sie genau die Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt. Dabei treffen sich Ihre Vorstellungen mit den Möglichkeiten des ERP-Anbieters. So hilft das ERP-Pflichtenheft, Missverständnisse zu vermeiden, und sorgt für mehr Transparenz.
Das Pflichtenheft gehört zum Vertragsbestandteil bei einem ERP-System. Alle Punkte, die hier hinterlegt sind, muss der Anbieter exakt so ausführen.
Quellen:
[1] VDI Verein DeutscherIngenieure e.V. – VDI 2519 Blatt 1: Vorgehensweise bei der Erstellung vonLasten-/Pflichtenheften
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MICHAEL LUDES
Vice President Presales Proalpha
