Was ist ein Lastenheft für ein ERP-System und wozu dient es?
Ein Lastenheft ist ein Katalog von Anforderungen, die ein Unternehmen selbst definiert. Sinn und Zweck eines solchen Lastenheftes ist es, die eigenen Bedürfnisse für die Lieferungen und Leistungen festzuhalten. In Bezug auf eine ERP-Plattform fokussiert sich ein Lastenheft auf die benötigten Funktionen und Eigenschaften einer solchen Anwendung.
Die DIN 69901-5 [1] erwähnt das Lastenheft als Mittel im Projektmanagement und der Projektabwicklung. Die Norm legt den Inhalt und den Umfang des Lastenheftes fest. Dazu zählen Punkte wie der Ist- und Sollzustand, die Funktionen sowie Rahmenbedingungen und der Lieferumfang. Sie erstellen ein Lastenheft in Schriftform, wobei Tabellen und Grafiken gegebenenfalls die wichtigsten Punkte visualisieren.
In den meisten Fällen erstellen Unternehmen zwei Varianten eines Lastenheftes. Dies sind eine kurze und eine ausführliche Langversion. Die Kurzvariante umfasst einige Seiteninklusive eines knappen Fragenkatalogs. Im längeren Lastenheft sind alle Punkte hingegen bis ins Detail ausgearbeitet.
Das zentrale Ziel eines ERP-Lastenheftes ist es, das passende System für das eigene Unternehmen zu finden. Damit beginnt das Auswahlverfahren für ein ERP-System. Das Lastenheftstellt sicher, dass alle notwendigen Funktionen vorhanden sind. Weiterhin sorgt das Heft dafür, dass die Lösung kompatibel mit der bestehenden IT ist. Ebenfalls sorgt das Lastenheft dafür, dass das ERP-System in vorhandene Prozesse integrierbar und zukunftssicher ist.
Warum so viele ERP-Projekte scheitern – und wie Sie es besser machen.
Mit der richtigen Planung vermeiden Sie typische Fehler und finden ein passgenaues System. Unser Whitepaper liefert Ihnen den Fahrplan, inklusive fünf Experten-Tipps.
Wie ist ein ERP-Lastenheft aufgebaut?
Der Aufbau eines ERP-Lastenheftes folgt einer klaren Struktur. Dafür ist das Heft in mehrere Punkte gegliedert. Eine typische Gliederung sieht wie folgt aus:
Dieser strukturierte Aufbau erleichtert es, das ERP-Lastenheft zu erstellen. Welche Kriterien und Punkte exakt in die einzelnen Kategorien kommen, hängt von Ihren Anforderungen ab. In den technischen Anforderungen definieren Sie zum Beispiel die Schnittstellen, die ein ERP-System bieten muss.
Weiterhin sind potenzielle Anforderungen, dass eine direkte Anbindung zur Finanzbuchhaltung oder der E-Commerce-Lösung gelingt. Fachliche Anforderungen betreffen die digitalen Beschaffungsprozesse der ERP-Lösung oder ein vorhandenes Reklamationsmanagement. Die eigentlichen Inhalte sind somit sehr individuell und abhängig vom jeweiligen Unternehmen.
Wie schreibe ich ein Lastenheft für ein ERP-Projekt?
Mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung setzen Sie ein solches Projekt intern mit eigenen Ressourcen um. Das ERP-Lastenheft entsteht phasenweise und wächst so von der Zielsetzung bis zu den Entscheidungskriterien. Es gibt für solche Projekte auch Lastenheft-Vorlagen für ERP-Software im Internet.
Der erste Schritt ist die Zusammenstellung des Projektteams. Dieses ist für das Lastenheft verantwortlich und besteht im Idealfall aus einer Mischung von Entscheidungsträgern. Hilfreich sind Personen aus den Fachabteilungen und der IT. Das Team definiert zunächst die Ziele der neuen ERP-Lösung. Dann geht es daran, die aktuelle Situation zu protokollieren und alle relevanten Prozesse zu durchleuchten. An diesem Punkt ist Input der einzelnen Abteilungen wichtig. Dazu gehören die Fachabteilungen, die mit der ERP-Plattform arbeiten. Auch Eingaben aus der IT-Abteilung sind wichtig.
Im nächsten Schritt geht es darum, die Anforderungen und Soll-Prozesse zu konkretisieren. Dabei haben zunächst die fachlichen Anforderungen Priorität. Darauf folgen die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen. Dazu zählen Faktoren wie die benötigten Schnittstellen oder ob es ein Cloud-ERP-System sein soll oder On-Premise.
Beim Erstellen des ERP-Lastenbuchs folgen danach die Bewertungskriterien. Hier geht es um die Gewichtung der Funktionen, die Leistungen des Anbieters und natürlich auch um das Preis-Leistungs-Verhältnis. Basierend auf diesen Informationen startet dann der Auswahlprozess, der in einer fundierten Entscheidung mündet.
Kurz zusammengefasst sehen die einzelnen Phasen bei der Erstellung des ERP-Lastenhefts so aus:
Wie unterstützt ein gut ausgearbeitetes Lastenheft die Auswahl eines ERP-Anbieters?
Das Lastenheft ist ein wichtiges Werkzeug bei der Auswahl von Softwarelösungen wie einem ERP-System. Dafür gibt es klare Gründe. In erster Linie ist ein ERP-Lastenheft hilfreich dabei, die eigenen Anforderungen an eine solche Plattform festzustellen.
Weiterhin können Sie mit einem Lastenheft verschiedene Lösungen direkt miteinander vergleichen und tatsächlich wichtige Eigenschaften priorisieren. Mithilfe des Katalogs im Lastenheft kommunizieren Sie alle Anforderungen klar, was den Austausch mit den potenziellen Anbietern der ERP-Plattform erleichtert.
Dies hilft zudem beim Customizing. Oftmals sind individuelle Schnittstellen für die Integration erforderlich. Immer beliebter wird auch ein ERP-System basierend auf einer Hybrid Cloud. Das ERP-Lastenheft sorgt dafür, dass Sie diese Ziele schneller und präzise erreichen.
ERP für den Mittelstand
Über 30 Jahre Erfahrung im Mittelstand – Proalpha kennt die Anforderungen Ihrer Branche und liefert ERP-Lösungen, die exakt zu Ihren Prozessen passen. Flexibel skalierbar und auf die Anforderungen des Mittelstands zugeschnitten.zug
Gleichzeitig führt das ERP-Lastenheft Fachbereiche, IT-Abteilung und Geschäftsführung zusammen. Jede Abteilung hat wichtige Punkte und einen anderen Fokus. So gelangen alle Kriterien, die für den Betrieb entscheidend sind, in das ERP-Lastenheft. Ein wichtiger Faktor ist zudem, dass die Entscheidungsprozesse dokumentiert sind. Das sorgt für Transparenz und eine neutrale sowie sachliche Entscheidungsfindung. Ebenfalls sorgt die Dokumentation für einen Schutz vor Leistungsabweichungen durch den ERP-Anbieter. Hilfreich ist dies als Referenzbei Streitfällen.
In seiner Gesamtheit hilft Ihnen das ERP-Lastenheft dabei, einen strukturierten Entscheidungsprozessdurchzuführen. Damit gewährleistet das Lastenheft, dass die gewählte ERP-Lösung tatsächlich die Anforderungen erfüllt. Das ist wichtig, denn Investitionen in die IT sind strategische und langfristige Entscheidungen. Somit sind Fehler teuer. Das ERP-Lastenheft ist somit eine wichtige Komponente, damit sich die neue ERP-Lösung in der Praxis bewährt und zukunftssicher ist.
Quellen:
[1] DIN – DIN-Normenausschuss Qualitätsmanagement, Statistik und Zertifizierungsgrundlagen (NQSZ) – https://www.din.de/de/mitwirken/normenausschuesse/nqsz/veroeffentlichungen/wdc-beuth:din21:113428752.
Ihr Ansprechpartner
Sie planen, eine unserer Lösungen neu einzuführen oder zu erweitern? Mit über 35 Jahren ERP-Erfahrung ist Michael Ludes Ihr idealer Ansprechpartner für alle Fragen rund um unser Produktportfolio.
MICHAEL LUDES
Vice President Presales Proalpha
