Diese Neuerungen zur ordnungsmäßigen Verarbeitung und Aufbewahrung von Belegen sollten alle Unternehmen kennen
Die Finanzverwaltung hat eine neue Version der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, vorgelegt. Was sich hinter GoBD 2.0 verbirgt und welche Änderungen damit auf Unternehmen zukommen, hat der ERP-Hersteller proALPHA zusammengefasst.
Auch wenn die GoBD 2014 keine Begeisterungsstürme entfacht haben – ihre Veröffentlichung brachte mehr Klarheit und Rechtssicherheit. Denn erstmals wurden alle steuerlich relevanten, rechtlichen Quellen zusammengefasst und auch mit Beispielen konkretisiert. Vor allem klärten sie vieldiskutierte Fragen rund um die Digitalisierung, etwa zur Verarbeitung und Aufbewahrung von Belegen.
Nun also kommt GoBD 2.0. Eine Aktualisierung scheint nur konsequent und logisch. Denn schließlich entwickelt sich die Datenverarbeitung weiter. Aktuelle Möglichkeiten, etwa das mobile Scannen, waren vor fünf Jahren, als die erste Version veröffentlicht wurde, noch kaum verbreitet – oder schlicht nicht möglich. Der ERP-Hersteller proALPHA hat aus der jetzt vorliegenden Neufassung vom Juli 2019 die wesentlichen Änderungen zusammengestellt:
- Handyfotos werden salonfähig
Das bildliche Erfassen von Belegen wird nun um eine weitere zulässige Variante erweitert: das „mobile Scannen“. Dahinter verbirgt sich nichts anderes als das Abfotografieren von Belegen mit einem mobilen Gerät. Belegfotos mit dem Handy werden künftig dem stationären Scannen gleichgestellt.
- Weitreichende Ortsunabhängigkeit
Ferner klären die neuen GoBD eine geografische Frage. Das Scannen ist nicht nur in Deutschland zulässig. Papierbelege dürfen ins Ausland verbracht werden, um sie dort zu digitalisieren und buchhalterisch zu verarbeiten. Entstehen Belege im Ausland, etwa während einer Dienstreise, dann darf die bildliche Erfassung ebenfalls direkt im Ausland erfolgen, etwa durch ein Smartphone-Foto.
- Ursprungsbelegprinzip vereinfacht
Bislang galt, dass bei einer Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein sogenanntes Inhouse-Format beide Versionen aufzubewahren waren. In der neuen Fassung akzeptieren die Finanzbehörden auch die konvertierte Version allein. Allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen: Bildliche oder inhaltliche Veränderungen sind tabu. Außerdem dürfen eine maschinelle Auswertung sowie der Datenzugriff nicht eingeschränkt sein.
- Die Cloud verlässt den luftleeren Raum
Bislang hatten die GoBD Cloud-Systeme nicht explizit angesprochen. Dies ändert sich nun: Cloud-Anwendungen werden ausdrücklich in den Anwendungsbereich der GoBD mit einbezogen. Das hat unter anderem Auswirkungen auf Themen wie die Verfahrensdokumentation sowie die Migration von Daten zwischen Systemen.
- Versionierung der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation ist eine Momentaufnahme der zu einem Zeitpunkt genutzten Systeme, ihres Inhalts und Aufbaus. Sie hält außerdem Abläufe und Ergebnisse der Datenverarbeitung fest. Steht eine Steuerprüfung an, so kann der aktuelle Stand der Systeme und Prozesse von der Situation während des Prüfungszeitraums abweichen. Schließlich ändern sich Technik und Abläufe binnen fünf Jahren erheblich. So ist es nur konsequent, dass die Finanzbehörden fordern, die Dokumentation müsse historisch nachvollziehbar sein. Anwender eines Dokumenten-Management-Systems sind da fein raus. Denn eine Versionierung und nachvollziehbare Änderungshistorie sind, so die jetzt vorgestellten GoBD, dafür ausreichend.
- Regeln für die Digitalisierung
Neben den neuen Regelungen dürfen die bereits bestehenden und weiterhin gültigen Vorgaben nicht vergessen werden: So dürfen Aufzeichnungen nicht derart verändert werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Daneben müssen Informationen vollständig sein. Das klingt trivial, hat aber im Detail seine Tücken. So darf etwa ein Dokument, in dem Informationen farblich gekennzeichnet sind, nicht einfach in Schwarzweiß umgewandelt werden. Ein typisches Beispiel hierfür sind Minusbeträge in roter Schrift. Ferner muss sowohl die retrograde wie die progressive Nachvollziehbarkeit gegeben sein. Das bedeutet: Ausgehend vom Beleg lässt sich ein Geschäftsvorgang über die Buchungen zu GuV und Bilanz bis zur Steuererklärung verfolgen – und umgekehrt. Und als viertes, wesentliches Prinzip schreiben die GoBD die Verfügbarkeit fest. Das Bundesfinanzministerium gibt hier eine Reihe von Hinweisen, was die Aufbewahrung von Belegen in elektronischer Form angeht.
Fazit
Die Finanzverwaltung entwickelt die GoBD jetzt stringent weiter. Sie schließt dabei nicht nur Lücken, die sich durch neue technische Entwicklungen ergeben haben. Die aktuelle Version der GoBD schafft auch Vereinfachungen. Insgesamt sorgt sie für weitere Klarheit und mehr Rechtssicherheit. Damit ist Runde zwei eine sinnvolle und notwendige Aktualisierung der GoBD.
