9 Faktoren, die das Sparpotenzial einer automatisierten Lösung für das Management von Eingangsrechnungen bestimmen
In der Eingangsrechnungsverarbeitung schlummert grundsätzlich jede Menge Produktivitätspotenzial. Wie sehr sich die Automatisierung des Rechnungsprozesses rechnet, hängt jedoch von mehreren Faktoren ab. Der ERP-Hersteller proALPHA hat eine Checkliste mit neun kritischen Fragen vorgelegt.
Trotz des zunehmenden Trends zur E-Rechnung erhalten viele Unternehmen einen großen Anteil ihrer Belege immer noch als PDF, ohne integrierte XML-Daten - oder sogar noch ganz klassisch auf Papier. Wie auch immer ein Beleg seinen Weg ins Unternehmen findet: Eine automatisierte Prüfung der Eingangsrechnungen entlastet die Teams und beschleunigt den Durchlauf wesentlich. Der individuelle Nutzwert hängt dabei von verschiedenen Gegebenheiten ab. Der ERP-Hersteller proALPHA empfiehlt Unternehmen, für eine Evaluierung neun Aspekte genauer unter die Lupe nehmen:
- Volumen
Eine Schwalbe macht noch keinen Sommer, heißt es. Unternehmen, die nur wenige Rechnungen täglich erhalten, profitieren kaum bis gar nicht von der Automatisierung. Deutliche Effizienzgewinne winken dagegen Abteilungen, die regelmäßig Hunderte oder Tausende von Rechnungen bearbeiten. Die Anzahl der Rechnungen pro Tag, Woche oder Monat ist jedoch nicht das einzige Kriterium.
- Verhältnis von E-Rechnung zu Papierbelegen
Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD sorgen dafür, dass wesentliche Rechnungsdaten bereits digital vorliegen. Ist der Anteil von Papierbelegen oder PDF-Dateien, die noch keine integrierten Daten im XML-Format enthalten, noch sehr groß, dann lohnt eventuell auch der Einsatz einer Software für die Dokumentenanalyse. ERP-Anbieter wie proALPHA bieten hier integrierte Lösungen an.
- Durchsatz
Wer evaluieren will, ob sich die Einführung einer elektronischen Rechnungsprüfung lohnt, muss auch vergleichen können. Als Benchmark gilt hierfür die Spitzenlast, die die Buchhaltung aktuell an einem Tag verarbeiten kann. Schieben die Mitarbeiter ständig einen Rechnungsberg vor sich hier, besteht Handlungsbedarf.
- Schwankungen
Zudem sollten sich Unternehmen auch die Arbeitslast ihrer Buchhaltung im Zeitverlauf ansehen. Gibt es große Abweichungen von einem Tag auf den anderen oder von einer Woche auf die nächste? Bleiben Rechnungen in Zeiten hoher Auslastung zu lange liegen, führt dies zu unnötigen Mahnungen.
- Nutzung von Skonti
Lange Liegezeiten führen auch dazu, dass nicht alle Skontovorteile ausgeschöpft werden. Hier lohnt es sich, genauer hinzusehen. Unternehmen müssen verstehen, wie viel Skonti sie theoretisch nutzen könnten und wie hoch der tatsächlich in Anspruch genommene Betrag ist. Daraus lässt sich noch verborgenes Potenzial ableiten, in relativen und absoluten Zahlen.
- Softwareunterstützung
Soll eine Software zur Dokumentenanalyse zum Einsatz kommen, muss diese zunächst auf ein bestimmtes Rechnungslayout trainiert werden. Die Software macht dazu Vorschläge, welche Daten auf der Rechnung sie wie interpretiert - zum Beispiel, ob es sich bei dem Datum in der Kopfzeile wirklich um das Rechnungsdatum und nicht um das Bestelldatum handelt. Einmal bestätigt, merkt sich das System den vollständigen Aufbau der Rechnung eines Lieferanten. Vergibt ein Unternehmen also Aufträge wiederholt an dieselben Zulieferer, erkennt das System die Rechnungsdaten sofort automatisch und entlastet so die Buchhaltung.
- Komplexität
Bestehen Rechnungen aus mehreren Seiten mit vielen Positionen, ist das Training für die Dokumentenanalyse relativ aufwändig und komplex. Handelt es sich hierbei um einen Beleg, der einmalig oder nur einmal pro Jahr eingeht, lohnt der Prüf- und Trainingsaufwand mit der Software nicht. Hier schlägt der Mensch immer noch die Maschine.
- Anzahl der Prüfstationen
Das Einsparpotenzial hängt zudem nicht nur von der Menge und der Art der Belege ab. Es hat auch mit der Anzahl der involvierten Personen zu tun. Je mehr Mitarbeiter mit Prüfung und Freigaben befasst sind, umso eher lohnt sich die Einrichtung von regelbasierten Prüfmechanismen und Freigabeworkflows. Die Durchlaufzeiten inklusive Rechnungsfreigabe verkürzen sich dann spürbar.
- Dezentrale Organisation
Rechnungen kommen meist an einer Stelle an, an einer weiteren werden sie geprüft und an einer dritten verbucht. Sitzen die Mitarbeiter räumlich verteilt, werden digitale Prozesse umso wichtiger. Und das nicht nur, weil es unpraktisch ist, Belege von A nach B zu schicken. Ohne eine automatisierte Verarbeitung weiß niemand, wann welche Rechnung wo ist, ob sie noch in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen ist. Digitale Rechnungsprozesse machen also Unternehmen nicht nur schneller. Sie machen sie auch jederzeit auskunftsfähig.
Die elektronische Rechnungsverarbeitung kann, richtig genutzt, gebundene Ressourcen für wertigere Aufgaben freisetzen und die Gesamteffizienz der Kreditorenbuchhaltung steigern. Die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung ist damit eines der lohnendsten Szenarien für die Digitalisierung mittelständischer Unternehmen.
