So ist Elma Schmidbauer die ERP-Auswahl angegangen
Anlagenbau, Serien- und Chemieproduktion: Das international führende Unternehmen Elma Schmidbauer hat aufgrund der verschiedenen Geschäftsbereiche besondere Anforderungen an ein ERP-System.
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Als das alte ERP-System nach zahlreichen Individualanpassungen nicht mehr update-fähig war, entschied das Unternehmen, dass es Zeit für eine neue ERP-Lösung war. Wie sie den Auswahlprozess angegangen sind und worauf sie besonders geachtet haben, das teilen die drei Projektleiter in diesem Interview mit uns.
Fabian Merk |
Oliver Brauer |
Matthias Dampmann |
Warum haben Sie sich auf den Weg gemacht, ein neues ERP-System zu finden?
Fabian Merk: 2015 hatten wir noch ein Produkt von Microsoft im Einsatz. Es war ein sehr stark individualisiertes System, bei dem sich an die 1.000 Anpassungstage über die Jahre angesammelt hatten. Das brachte einige Probleme mit sich: Wir hatten das Gefühl, nicht mehr update-fähig zu sein. Außerdem fehlte in Prozessen, Kalkulationen und Materialflüssen jegliche Transparenz. Daher trafen wir die Entscheidung, ein neues ERP-System zu suchen, und starteten in den Auswahlprozess.
Welche Schwerpunkte haben Sie bei der Auswahl gesetzt? Können Sie uns einen allgemeinen Abriss vom Projekt skizzieren?
Fabian Merk: Zunächst haben wir intern ein Kernteam aus 8 Personen zusammengestellt, die das gesamte Projekt begleitet haben. Anschließend mussten wir uns über unsere Anforderungen klarwerden. Das sind wir mithilfe von Trovarit angegangen und haben auf dieser Basis ein Lastenheft erstellt, das wir anschließend an die Anbieter verteilt haben. Das erste Zwischenergebnis war dann eine Shortliste von 20 für uns interessanten Anbietern.
Danach haben wir uns noch intensiver mit dem Thema auseinandergesetzt und die ERP-Anbieter mithilfe von Scoring-Modellen bewertet. Hier haben wir auch schon erste Kostenvorschläge eingeholt und das Feld im Team auf 4 Anbieter eingeschränkt. Mit diesen sind wir im Anschluss auch ins direkte Gespräch gegangen. Wir haben sie ins Haus eingeladen und ihnen konkret das Unternehmen Elma sowie unsere Kernprozesse vorgestellt. Jeder Anbieter hatte dann 2-3 Wochen Zeit, einen Termin vorzubereiten, bei dem sie ihre Lösung – abgestimmt auf unsere Anforderungen – präsentieren konnten. Natürlich haben wir auch Referenzbesuche bei allen 4 Anbietern durchgeführt und uns die Meinung der Kunden angehört.
Auf Basis dieser Ereignisse sind wir dann mit 2 Playern ins „Finale“ vorgerückt. Hier gab es eine zusätzliche Aufgabenstellung sowie eine finale Präsentation, bei der auch unsere Geschäftsführung in der ersten Reihe saß. Die endgültige Entscheidung wurde schließlich im ERP-Kernteam getroffen.
Was waren Kernanforderungen, die das zukünftige System auf jeden Fall erfüllen musste?
Matthias Dampmann: Wir müssen den Auftragsdurchlauf abbilden mit allen Schwierigkeiten, die es in den drei Bereichen gibt, die wir bedienen: Anlagenbau, Serien- und Chemieproduktion. Das waren unsere Kernthemen und an diesen haben wir uns bei allen Entscheidungen und Maßnahmen orientiert
Können Sie uns 1 bis 2 konkrete Beispiele für diese Kernthemen nennen?
Matthias Dampmann: Als ein Beispiel lässt sich hier der Auftragsdurchlauf von Anfrage bis Auslieferung im Serienbereich nennen. Aber auch das Anlagengeschäft selbst, das als Projektgeschäft natürlich einen ganz anderen Ablauf mit sich bringt. Komplett neu war für uns auch, die Chemieproduktion ins ERP-System einzubinden, denn diese war davor nicht sehr stark mit der IT verwachsen.
Oliver Brauer: Vor der Einbindung ins ERP-System hat die Chemieproduktion noch mit Karteikarten gearbeitet.
"Für das Team war das natürlich ein Schritt von der Steinzeit in die Raumfahrt." |
Es war sicher der extremste Schritt im Projekt, doch heute würden sie die ERP-Lösung nicht mehr hergeben wollen.
Wie sahen die K.-o.-Kriterien aus?
Oliver Brauer: Aus IT-Sicht war es uns natürlich wichtig, dass wir ein modernes und vor allem stabiles System bekommen, das im täglichen Arbeiten möglichst wenig Aufwand für uns verursacht. Die ERP-Lösung soll am besten rund um die Uhr zur Verfügung stehen und es soll nur wenige außerplanmäßige Unterbrechungen geben. Wir können klar sagen, dass dem auch so ist: Wir haben eine annähernd 100%ige Verfügbarkeit des Systems.
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