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Un frein ou un accélérateur : quel est la performance de votre système ERP ?

Durée de lecture: 5 Minutes 08.02.2022 Actualités & Tendances

10 signaux d'alerte indiquant que votre système actuel ne suffit plus

Never change a running system, a-t-on coutume de dire. Il en est tout autrement lorsqu'un système ERP entrave lentement mais sûrement la progression d'une entreprise. Il existe plusieurs signes infaillibles pour savoir si c'est le cas. Vous les découvrirez ici.

Avez-vous également suivi les Jeux olympiques cet été ? Aucun des sportifs n'aurait eu l'idée de se présenter au départ avec de lourds poids autour des chevilles et des bras - et encore moins d'espérer une médaille. Il en est tout autrement dans la concurrence internationale entre fournisseurs de l'industrie de la fabrication : beaucoup s'y présentent avec un logiciel ERP qui freine plus qu'il ne favorise le développement de leur activité.

L'une des raisons pourrait être la suivante : Dans l'économie, contrairement au sport de haut niveau, les symptômes d'une baisse de performance ne peuvent pas être mesurés directement. Le déclin est plutôt insidieux. En ce qui concerne les logiciels d'entreprise, il existe toutefois des indicateurs clairs qui montrent qu'un système ne répond plus aux exigences des activités commerciales actuelles ! Comment le reconnaître ? Posez-vous ces questions :

  1. Devez-vous imprimer les données d'un système et les saisir manuellement dans un autre système ?
    Il existe encore de nombreuses phases de travail au cours desquelles les données d'un document papier ou d'une impression sont saisies dans un autre logiciel. Typiquement lors de la réception de marchandises, lors des confirmations de la production, lors de la création d'étiquettes d'expédition et dans la gestion des adresses, des fiches de pièces ou des centres de coûts. Ces changements de supports ne ralentissent pas seulement les processus. Ils sont également source de confusion et d'erreur.

  2. Est-ce-que dans vos processus des demandes de précision arrivent souvent au même endroit?
    Si votre service d'achat attend régulièrement des réponses du bureau d'études ou si le service commercial doit constamment demander jusqu'à quand un produit en particulier peut être livré, il faut faire attention. Ce type de demandes de renseignements fréquentes sont un indice clair que vos collaborateurs ne disposent pas de toutes les informations nécessaires.
     
  3. Combien de communications avec vos clients et fournisseurs se font encore par fax, lettre, e-mail ou téléphone ?
    Dans une chaîne d'approvisionnement moderne et numérisée, toutes les données nécessaires circulent sans difficultés entre les systèmes informatiques impliqués. Ceux qui misent encore sur le travail manuel risquent de voir leurs coûts de processus augmenter fortement dans un avenir proche. Une place de choix dans la compétition internationale s'éloigne alors.
     
  4. Est-ce-que les masques de votre ERP peuvent-être utilisés sans souci sur des appareils mobiles ?
    Selon une étude de Trovarit (lien en allemand uniquement), l'âge moyen d'une installation ERP était de 11,3 ans en 2020. Si une entreprise utilise un système ou une version plus ancienne, l'utilisation sur des appareils portables est plutôt médiocre. Les entreprises perdent là aussi beaucoup de potentiel, non seulement a vente et du service, mais aussi en termes d'attractivité pour l'employeur, notamment lorsque le tététravail est préconisé.
     
  5.  Recevez-vous les rapports dont vous avez besoin pour prendre vos décisions ?
    Certains systèmes permettent certes l'enregistrement d'une grande quantité de données mais ils sont beaucoup trop rigides. Conséquence : les données ne peuvent pas être utilisées ou pas aussi rapidement que nécessaire. Les ERP modernes proposent quant à eux des outils complets et flexibles de reporting et de Business Intelligence (BI).

     
  6. Votre système ERP actuel prend-il en charge vos processus actuels ?
    Par le passé, l'adaptation des logiciels d'entreprise aux besoins de l'époque ne se faisait qu'au prix d'efforts et des coûts importants. Entre-temps, les exigences ont évolué. Et le système ERP ? Si la version actuelle ne peut pas être adaptée en raison d'un manque de fonctionnalités ou si le coût de cette adaptation équivaut à une nouvelle implémentation, c'est plus qu'un signal d'alerte.
     
  7. Est-ce-qu'il est facile de faire des petites modifications soi-même ?
    Aujourd'hui, l'agilité dans les processus n'est plus une distinction. C'est la condition sine qua non pour suivre le rythme des changements permanents. Il suffit parfois de peu de choses : un nouveau champ par-ci, une modification du workflow par-là, un masque supplémentaire pour la saisie des données d'exploitation - et le tour est joué. Votre fournisseur ERP devrait impérativement vous offrir cette flexibilité propre. Car s'il y a bien une chose que nous avons apprise de la pandémie, c'est ceci : Les exigences des clients ou des autorités changent plus vite que nous ne le souhaiterions parfois. Ici le manque de disponibilité d'un conseiller ne devrait pas être un obstacle.
     
  8. Pouvez-vous rivaliser avec les grands acteurs internationaux ?
    Les entreprises qui réussissent à l'international n'ont pas seulement une longueur d'avance sur le plan technique. Elles sont championnes pour répartir leur organisation sur plusieurs pays et continents et utilisent ainsi les avantages de leurs implantations régionales. La clé de leur succès - et donc du vôtre - réside dans des processus transversaux.
     
  9. Dans quelle mesure votre solution ERP est-elle adaptée aux futurs modèles commerciaux ?
    Vous n'avez pas besoin d'une boule de cristal : pour savoir si votre système ERP est viable, vous pouvez déjà le savoir au vue de l'évolution du marché et des activités de vos concurrents. Si votre système ERP vous freine par exemple en matière de portails internet pour les clients et d'options d'e-commerces, ce n'est pas bon signe. De même vous trouverez les impulsions nécessaires à votre développement en observant les tendances des autres secteurs. Votre système ERP doit y être préparé.
     
  10. Dans quelle mesure votre fournisseur évolue-t-il vers les nouvelles technologies ?
    Même si aujourd'hui vous n'êtes pas encore très au fait de la technologie des capteurs, des bases de données réparties ou des algorithmes d'auto-apprentisssage, dans un ou deux ans, la situation pourrait être très différente. Votre système ERP devra alors être à la hauteur sur le plan technique. C'est pourquoi il est important que votre fournisseur continue à développer le système.

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