Un système ERP peut-il aider pour l'optimisation des processus
La transformation numérique et l'optimisation des processus sont très étroitement liées. Pour assurer aux deux une efficacité optimale, des mesures qui vont au-delà du seul niveau technique sont nécessaires
Dans le cadre de la transformation digitale, le thème de l'optimisation des processus devient rapidement de plus en plus significatif. En outre, la pandémie a mis en exergue le rôle essentiel que jouent les processus numériques transparents pour le maintien des activités commerciales.
L'analyste industriel Aberdeen a élaboré pour l'étude actuelle „Optimisation des processus dans le secteur de la production : la clé du succès“ cinq développements primordiaux qui poussent l'optimisation des processus de manière décisive :
- un rythme d'innovation croissant ou des modèles commerciaux qui évoluent (34 pour cent des fabricants européens sondés)
- une différenciation claire par rapport aux concurrents (34 pour cent)
- des économies nécessaires (31 pour cent)
- La nécessité d'une réaction meilleure et plus flexible aux exigences commerciales (30 pour cent)
- une offre modifiée impose des processus de fabrication et d'achat dynamiques (30 pour cent)
Les fournisseurs d'ERP modernes soutiennent les entreprises qui ont identifié l'importance de l'optimisation des processus (lien en allemand uniquement). Ceux-ci peuvent être classés en trois catégories : mesures techniques, mesures organisationnelles ainsi que processus et procédures.
Ces derniers commencent par l'identification des potentiels d'optimisation : mot clé Process Mining. Ces méthodes rendent visibles ce qui se passe quotidiennement dans les systèmes (et donc dans les entreprises) et montrent où se trouvent les lacunes de processus qu'il convient de combler.
Une solution ERP aide aussi bien techniquement pour l'intégration de différents systèmes que pour la standardisation et l'harmonisation des processus, l'augmentation de la qualité des données et l'automatisation des processus.
Dans ce contexte, le thème de l'intelligence artificielle (IA) revêt une importance sans cesse plus grande. Selon l'étude allemande de tendance „Créer des plus-values pour les PME grâce à des logiciels ERP“ (lien uniquement en allemand) menée par teknowlogy | PAC et proALPHA, 61 pour cent des entreprises interrogées voient dans l'IA un grand potentiel pour améliorer les processus. La gamme s'étend de l'assistance intelligente pour la saisie de données à l'automatisation de tâches récurrentes.
Comme la qualité des processus dépend aussi fortement des collaboratrices et collaborateurs, un logiciel ERP pionnier se doit de les assister grâce à des contenus d'apprentissage intégrés qui ne se contentent pas d'expliquer les fonctions et processus fondamentaux mais qui présentent, également les bonnes pratiques.
Si de nouveaux processus sont introduits, par exemple sur la base des bonnes pratiques, des outils de modélisation et d'administration se révèlent utiles. proALPHA collabore dans ce domaine avec la suite BIC Cloud BPM de GBTEC qui est utilisée directement via l’ERP (lien uniquement en allemand). Il est ainsi assuré que les processus sont parfaitement représentés dans la solution ERP.
Une solution ERP orientée vers l'avenir aide directement les entreprises lors de l'optimisation de l'environnement de processus par la vaste portée de ses fonctions. Elle agit aussi indirectement en prenant en charge des technologies telles que « Enterprise Service Bus » et « Retrofitting ». Ci-dessous quelques exemples issus de la pratique (lien uniquement en allemand) :
Un problème typique, précisément dans les PME, provient du fait que la saisie des données de service (BDE) et la saisie du temps personnel (PZE) sont souvent représentées comme des systèmes séparés, qui ne sont pas en réseau, ce qui oblige à saisir à plusieurs reprises des situations de données identiques. Si, en revanche, les données de service et les données de personnel sont couplées dans un système ERP comme proALPHA, les données maîtres sont disponibles comme « single source of truth » directement et partout.
Pour que le service achat puisse commander dans les délais, il a besoin de données actuelles de la conception. L'idéal dans ce cas est l'intégration directe du système ERP et du système de CAO. Le service achat accède en l'occurrence directement aux nomenclatures de pièces et schémas validés et peut être actif très rapidement.
Les environnements informatiques hétérogènes avec des technologies différentes et un grand nombre d'interfaces entraînent une forte complexité de maintenance et ralentissent les processus commerciaux. Pour harmoniser le flux d'informations et l'accélérer, les entreprises sont toujours plus nombreuses à miser sur des architectures à orientation de service comme un Enterprise Service Bus (ESB) en liaison avec un ERP moderne.
Les machines et installations anciennes n'offrent souvent aucune interface de communication moderne. Une solution simple : avec un mini-ordinateur tel que le Raspberry Pi, qui est installé entre la machine et la solution ERP (mot-clé Retrofitting), les deux côtés peuvent communiquer l'un avec l'autre de manière transparente et éventuellement échanger des ordres de production.
Comment l'optimisation des processus fournit une assistance stratégique
Les auteurs de l'étude Aberdeen mentionnée au début du texte ont aussi identifié les avantages stratégiques atteints par les entreprises européennes de production connaissant un succès important après optimisation de leurs processus. Celles-ci ont pu :
- mettre en place 31 pour cent de produits nouveaux en plus avec lesquelles elles atteignent leurs objectifs de production,
- réduire d'un facteur de 2,4 leurs périodes d'arrêt par rapport à l'année précédente,
- prendre des décisions 1,4 fois plus rapidement que l'année précédente,
- atteindre à 37 pour cent leurs objectifs de qualité dès la validation de la conception ainsi qu'
- augmenter leur efficacité d'installations totale de 34 pour cent par rapport à l'année précédente.
Pour résumer : l'optimisation des processus vaut le coup - sous condition préalable que les mesures n'incluent pas seulement le niveau technique mais aussi le niveau de l'organisation, jusqu'à l'utilisateur final. Une solution ERP moderne comme proALPHA couvre tous les domaines avec sa fonctionnalité étendue et assure entre autres que les séquences d'activité s'intègrent sans interruption et sous forme totalement digitale dans l'environnement de processus. Les avantages sont évidents : ils s'étendent des frais réduits et d'une qualité supérieure à l'augmentation de l'efficacité et de la productivité des collaboratrices et collaborateurs comme véritables facteurs de succès de toute entreprise.