Pourquoi la gestion électronique des documents est profitable pour votre entreprise
Que ce soit les contrats, les factures ou les documentations : la charge administrative augmente au fur et à mesure dans les entreprises, généralement accompagnée d'une archive papier pleine à craquer. Selon différentes études (lien en allemand uniquement), la gestion manuelle des documents représente à elle seule une perte de 40 à 60 % du temps de travail. En effet, seule la recherche d'un document prend déjà 18 minutes en moyenne. À cette problématique s'ajoute également l'exploitation des ressources environnementales et financières requises pour le papier. Le WWF a pu révéler (lien en allemand uniquement) que près d'un arbre sur deux est transformé en papier dans le cadre de l'exploitation forestière industrielle. La production d'un kilogramme de papier requiert jusqu'à 100 litres d'eau douce et beaucoup d'énergie.
Or, comment les entreprises peuvent-elles éviter les montagnes de papier à l'avenir et rendre leurs processus de travail plus efficaces ? Le premier pas vers un avenir numérique est un système de gestion électronique des documents (GED) éprouvé qui peut être pleinement intégré dans les processus de l'entreprise.
Retrouver rapidement un document au lieu de fouiller longtemps grâce à la gestion électronique des documents
Le premier moteur de l'implémentation d'un système GED est en général le département de comptabilité financière. Jour après jour, celle-ci traite, classe et archive des documents fiscaux, tels que les commandes, les bons de livraison et les factures, conformément aux principes pour la bonne tenue de la comptabilité. Souvent, les entreprises misent alors sur des solutions isolées telles que des dossiers papier ou des disques locaux qui ne sont pas accessibles par tous les départements ou tous les sites d'une entreprise. Cela peut devenir un problème au plus tard lors du prochain contrôle fiscal, lorsque les contrôleurs* n'obtiennent des informations que par des voies détournées.
En revanche, une solution GED centralisée peut non seulement aider vos collaborateurs.trices dans l'archivage, mais est également en mesure de donner accès aux documents à l'échelle de l'entreprise. Ainsi, le document recherché peut être retrouvé et validé numériquement en introduisant le mot-clé approprié. En outre, après l'implémentation d'une GED, vos équipes peuvent travailler en collaboration, bien qu'elle soient séparées géographiquement les unes des autres. Notamment à l'heure du homeoffice et de la formation de sites nationaux et internationaux, la GED s'avère de plus en plus indispensable.
GED et Compliance - Vont de pair
Les principes GoBD prescrivent l'inaltérabilité des écritures et des données, par exemple en relation avec les pièces comptables fiscales qui ont été émises. Ces-dernières doivent être conservées de sorte qu'elles ne puissent plus être altérées ultérieurement ou, du moins, de sorte que toute modification puisse clairement être retracée. Grâce à la solution GED de proALPHA, ces exigences peuvent être satisfaites de manière rapide, tout en préservant les ressources. Elle permet également de créer une documentation des processus pour le contrôle des comptes, qui peut être mis à la disposition de l'auditeur, le cas échéant.
Un autre avantage du logiciel consiste en l'indexation : chaque document électronique est pourvu d'un index unique et compréhensible, ce qui permet de le retrouver par un simple clic dans la fonction de recherche interne du logiciel. Le lien entre le document et l'index est maintenu pendant toute la durée de conservation, soit pendant au moins 10 ans pour les documents commerciaux.
Préservation des ressources et protection de l'environnement
Pour un grand nombre d'entreprises, la gestion environnementale devient un enjeu de plus en plus important. Dans le cadre de cette thématique, une approche possible consiste en un bureau sans papier. Non seulement il améliore le bilan environnemental de l'entreprise, mais il contribue de manière plus générale à la réduction des émissions de carbone. De plus, une réduction des besoins en papier va de pair avec une réduction des coûts : dans les meilleurs des cas, les besoins en impression, tels que les cartouches, les imprimantes mêmes ou leur entretien, deviennent superflus. Enfin, le bureau sans papier permet également d'économiser les coûts des locaux qui d'habitude seraient nécessaires pour l'archivage des documents. Et ce n'est pas tout ! Certains gouvernements promeuvent même activement les projets de numérisation durables, comme c'est le cas du projet allemand « Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU » (La numérisation dès maintenant - Aide aux investissements pour les PME), subventionné par le Ministère fédéral de l'Économie de l'Allemagne (BMWK).
Profitez de l'implémentation d'une solution GED pour lancer la numérisation de votre entreprise. En positionnant l'implémentation de la GED comme projet clé à l'échelle de l'entreprise, vous en ferez l'affaire du chef. Notre bon tuyau : pensez grand, même en tant que PME !
