ERP-News

Informacje fachowe - 02.02.18

Zarządzanie procesami: typowe słabości w sektorze MŚP

Najczęstsze pułapki w procesach biznesowych i sposoby ich śledzenia

Bez optymalnie dostosowanych procesów, wysiłki cyfryzacji wkrótce pójdą donikąd. proALPHA doskonale zna słabości procesów firm z sektora MŚP i wie jak rozwiązać ten problem - nie tylko w trakcie implementacji ERP.

Od niepamiętnych czasów oprogramowanie ERP służyło jako centralna magistrala danych dla wielu działów firmy: od projektu, poprzez zakupy, produkcję, aż po serwis i księgowość. Dzisiaj rozwiązania ERP podejmują drugie, ważne zadanie: wykorzystują przepływy pracy do kontroli całych procesów biznesowych – we wszystkich działach, innych lokalizacjach, a nawet firmach. Procesy wzdłuż łańcucha dostaw są tego dobrym przykładem.

Definicja tych procesów rozpoczyna się zwykle od wprowadzenia systemu ERP. Jeśli kilka izolowanych rozwiązań zostanie zastąpionych przez jeden, centralny system  lub istniejący system ERP zostanie zastąpiony nowym, usprawnienie procesów w firmie jest nieuniknione. Niezależnie od projektu IT warto jednak regularnie przeglądać i optymalizować rozwój przedsiębiorstwa, ponieważ wymagania klientów, partnerów biznesowych, a nawet regulacji prawnych ciągle się zmieniają.

Zdefiniowanie słabości

Aby zapisywać operacje, wiele firm nadal używa arkuszy kalkulacyjnych lub dokumentów tekstowych. Jednak dla opisania procesów te formaty nie są już tak idealne, ponieważ pozostawiają pole do licznych interpretacji, a porównanie różnych alternatyw nie jest możliwe. Doświadczenie konsultantów proALPHA pokazuje, że w przedsiębiorstwach powielane są zwykle te same błędy min.:  

  • Niespójności w procesach: różni ludzie mają często różne opinie na temat tych samych etapów procesu lub ich kolejności
  • Powielanie: to samo zadanie wykonuje się kilka razy, przez wiele osób,  w różnych miejscach i punktach danego procesu 
  • Brak standardów: dla jednego procesu istnieje kilka odmian, np. rejestracja faktur: inny proces dla faktur przychodzących pocztą tradycyjną i inny dla przychodzących pocztą e-mail
  • Nieprzejrzyste zasady: nie ma jasnych regulacji takich jak np. obowiązki lub limity dotyczące zatwierdzeń bądź wykonywania innych zadań
  • Długi proces decyzyjny:  proces tzw. "ping-ponga" pomiędzy działami, a czasami także systemami, co prowadzi niepotrzebnie do wydłużania procesu decyzyjności

GPD projektant procesów biznesowych: wizualizacja zwycięża nad tekstem

Dzięki aplikacjom do modelowania procesów biznesowych firmy mogą zidentyfikować przyczyny osłabienia produktywności i zdefiniować bardziej wydajne procesy. Podczas przeprojektowywania warianty procesu można łatwo odtwarzać i porównywać. W tym samym czasie procesy są bezpośrednio dokumentowane.  Dzięki wizualizacji graficznej, dostarczonej przez designer procesów biznesowych proALPHA GPD, wszystkie przyszłe zmiany organizacyjne, aktualizacje i projekty mogą być udokumentowane i śledzone, co pomaga odkryć i zwizualizować istniejące słabości.

Najpierw proces, potem system

Wdrożenie oprogramowania ERP daje kolejną dodatkową zaletę: wszyscy uczestnicy projektu porozumiewają się odpowiednio wcześniej w sprawie wypracowania nowych procedur na długo przed tym, zanim jeszcze pierwszy konsultant lub programista zacznie tworzyć dla nich oprogramowanie. W ten sposób powstaje sprawny i kompletny opis wymagań dla systemu ERP.  Aby to wszystko się udało, designer procesów biznesowych proALPHA GPD  musi jeszcze spełnić kilka zadań:  

  • Ilustracja struktur organizacyjnych w postaci wykresów organizacyjnych
  • Jasne przedstawienie hierarchii procesów
  • Jasne i proste metody modelowania procesów
  • Intuicyjne wizualizacje, które sprawiają, że procesy są zrozumiałe dla wszystkich
  • Dołączenie dodatkowych dokumentów, takich jak podręczniki użytkownika, formularze, listy kontrolne itp. 
  • Porównywalność powstałych modeli
  • Łatwe sposoby udostępniania modeli innym, zarówno w formie grafiki, dokumentów PDF jak i  Word

Aby wspierać myślenie w procesach szczególnie ważne jest  także pokazywanie interfejsów. To sprawia, że oczywiste jest, gdzie i kiedy zmieniają się obowiązki i wykorzystywane systemy. Wszędzie istnieje zwiększona potrzeba koordynacji, dlatego warto systematycznie przyglądać się procesom w firmie i kontrolować, gdzie jeszcze istnieje potencjał optymalizacji.

Poleć stronę:

Kontakt prasowy

Dział marketingu

+48 68 50 66 524 marketing@proalpha.pl