proALPHA ERP Modul: Dokumenten Management System

proALPHA dokumentum-menedzsment rendszer

Minden dokumentum közvetlenül hozzáférhető

Ha a releváns dokumentumok minden résztvevő számára rövid időn belül rendelkezésre állnak, akkor az üzleti folyamatok gyors és zökkenőmentes lebonyolításának semmi sem áll útjában. Mi sem egyszerűbb az integrált proALPHA dokumentum-menedzsment rendszer (DMS) segítségével. Az e-mailek, bizonylatok, számlák, rajzok és egyéb dokumentációk drag & droppal hozzárendelhetők egy-egy ügylethez és ezek együttesen archiválhatók. A DMS biztosítja a dokumentumok GoBD-nek is eleget tevő (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern = A törvénynek megfelelő könyvvezetéssel, a dokumentumok, feljegyzések és egyéb dokumentáció elektronikus formában történő megőrzésével, valamint az adathozzáféréssel kapcsolatos számviteli alapelvek) revízióbiztos archiválását.

Funkciók működése,...

Sok-sok információ a proALPHA DMS-ről egy PDF-ben összefoglalva.

Brosúra igénylése

Dokumentum-menedzsment a proALPHA-val – Highlights

  • Gyors, területeket átfogó hozzáférés a digitális dokumentumokhoz
  • Dokumentumok egyszerű hozzárendelése drag & droppal egy-egy gazdasági eseményhez
  • Kapcsolat a Microsoft-Office-szal és az e-mail rendszerrel
  • Revízióbiztos archiválás a GoBD-nek (számviteli alapelvek) megfelelően
  • A dokumentumok egész vállalatra kiterjedő, egyszerű keresése
  • Automatizált workflow-k
proALPHA ERP - DMS

Dokumentumok hatékony menedzselése

A DMS-sel a felhasználók az egész rendszerre kiterjedően számos - az adott gazdasági eseményhez kapcsolódó - dokumentumhoz hozzáférnek. Az értékesítéstől a konstrukción át a számvitelig minden munkatárs megtekintheti a számára releváns dokumentumokat. Több telephelyen átívelő folyamatoknál ez jelentős hatékonyságnövekedést okozhat. Microsoft Office dokumentumokat közvetlenül a proALPHA-ból előállíthat, és közvetlenül feldolgozhat.

Bizonylatok automatizált feldolgozása

Rögzítésekor a dokumentumok – beszkennelt bizonylatok, szállítói számlák vagy minőségi bizonyítványok – valamint az e-mailek drag & droppal közvetlenül hozzárendelhetők egy gazdasági eseményhez és ezek együttesen archiválhatók. Emellett a rögzített workflow-k zavarmentes folyamatokat és minimális folyamatköltségeket eredményeznek. A beszkennelt dokumentum feldolgozás céljából automatikusan továbbküldésre kerül a megfelelő részleghez.

„A proALPHA DMS modulja egy igen hatékony eszköz számunkra. Az információk áramlása azóta automatizáltan és papír nélkül történik.“

Stefan Meffert, ügyvezető igazgató, apra-csoport

Gyors archiválás és visszakeresés

A proALPHA-ban létrehozott bizonylatok a COLD (Computer Output on Laserdisk) módszerrel, illetve vonalkódokkal automatikusan archiválhatók - kívánságára minden egyes módosításkor. A Microsoft Office-alkalmazások vagy a Windows Explorer dokumentumai ugyancsak archiválhatók és hozzárendelhetők. A proALPHA-ban a dokumentumokra vagy kulcsszavakkal, vagy a teljes szövegben való kereséssel kereshet rá.

Dokumentumok revízióbiztos megőrzése a GoBD-standardok betartásával

A dokumentumok GoBD-nek is eleget tevő revízióbiztos archiválásához tetszőleges dokumentumok minden verziója elmenthető és egy későbbi időpontban felhívható (szerver által támogatott verziókövetés). Ennek során rögzíthető az irányadó iratkezelési szabályozás szerinti megőrzési idő és a dokumentumok megjelölhetők aszerint, hogy adózási szempontból relevánsak-e. Ez a beszkennelt beérkező levelekre ugyanúgy érvényes, mint külső rendszerek dokumentumaira.

White Paper

Ez a fehér könyv részletes információkat szolgáltat a GoBD (számviteli alapelvek) és a dokumentum-menedzsment témakörben.

White Paper igénylése