proALPHA ERP Modul: Dokumenten Management System

Gestion électronique de documents proALPHA

Un accès direct à tous les documents

Si des documents importants pour tous les employés concernés sont disponibles dans un très court délai, les processus de gestion se déroulent rapidement et sans faille. C'est l'objectif de l'approche intégrée de la gestion électronique de documents (DMS) proALPHA. Tous les e-mails, documents, factures, dessins et autres pièces peuvent être affectés par glisser-déposer à une opération commerciale puis archivés dans celle-ci. La DMS garantit l'archivage sécurisé des documents conformément aux GoBD (Principes de bonne administration et conservation des livres, enregistrements et documents en forme électronique et de l'accès aux données selon la loi allemande).

Mode de fonctionnement et autres sujets

Informations détaillées sur proALPHA GED compilées en format PDF.

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La gestion des documents dans proALPHA ERP – les points forts

  • Accès plus rapide et interdisciplinaire aux documents numérisés
  • Affectation des documents à une opération commerciale par simple glisser-déposer
  • Lien avec Microsoft Office et le système de courrier électronique
  • Archivage sécurisé conformément aux GoBD
  • Recherche aisée des documents à l'échelle de toute l'entreprise
  • Workflows automatisés
proALPHA ERP - DMS

Gestion efficace des documents

À l'échelle de tout le système, la DMS permet à tous les utilisateurs d'accéder à l'ensemble des documents en lien avec des opérations commerciales. De la vente à la comptabilité en passant par l'ingénierie, tous les employés peuvent consulter les documents pertinents. Pour les processus concernant différents sites, l'efficacité augmente significativement. Vous pouvez directement créer et éditer des documents de Microsoft Office à partir de proALPHA.

Traitement automatisé des documents

Lors de la saisie, les pièces – documents, factures de fournisseur ou certificats de test numérisés ainsi que les e-mails – peuvent être affectées directement à une opération commerciale par glisser-déposer et être archivées dans celle-ci. En outre, les workflows mémorisés garantissent des processus parfaits et un minimum de coûts de processus. Le document numérisé est automatiquement envoyé au service concerné pour son traitement ultérieur.

L'application selon le groupe apra

proALPHA ERP est un système complet, maintes fois éprouvé. Découvrez comment apra gère les documents de tous les sites de manière centralisée avec proALPHA.

Lire le témoignage client

« La DMS de proALPHA est un puissant outil pour nous. De nombreuses informations circulent désormais de manière automatisée et sans support papier. »

Stefan Meffert, président-directeur général, apra-gruppe

Rapidement archivé et trouvé

Dans proALPHA, les documents établis sont automatiquement archivés par le biais de COLD (Computer Output on Laserdisk) et un code barres – au choix, également à chaque modification. Les documents des applications Microsoft Office ou de l'explorateur Windows peuvent également être archivés et affectés. La recherche des documents dans proALPHA fonctionne soit à l'aide d'un mot-clé soit à l'aide du texte intégral.

Archivage fiable et respect des standards GoBD

L'archivage sécurisé selon les GoBD permet d'enregistrer toutes les versions de n'importe quel document et de les consulter ultérieurement (contrôle de versions basé sur serveur). Il est également possible de mémoriser les délais légaux de conservation et de marquer des documents comme déterminants au plan fiscal selon les GoBD. Cela vaut pour le courrier entrant scanné ainsi que pour les documents des systèmes tiers.

Livre blanc

Ce livre blanc apporte un complément d'information sur la loi allemande GoDB et la gestion de la documentation.

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