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hawo GmbH

proALPHA: Lösung für einen Großhandels-Profi

Lösungen für Profis – ganz nach diesem Firmenmotto vertreibt der hessische Großhändler hawo alles, was in oder an Haus und Wohnung gebraucht wird: vom Bodenbelag über Farben und Dämmmaterial bis hin zu Zierleisten und Zubehör. Neben regionalen Handwerksbetrieben beliefert hawo täglich zwölf eigene Filialen von der Heppenheimer Zentrale aus. Verzögerungen kann und will sich hawo nicht leisten. Denn die Maler, Bodenleger, Gipser oder Raumausstatter benötigen die Ware in aller Regel pünktlich. Die ERPSoftware proALPHA deckt dabei sowohl das Filial- als auch das Großhandelsgeschäft effizient ab und sorgt so dafür, dass hawo selbst in Stoßzeiten bestellte Ware noch am selben Tag liefern kann. Darüber hinaus erhalten die Außendienstmitarbeiter via proALPHA Web-Portal genau die Informationen, die sie für ihre Kundentermine benötigen. Und: Dank proALPHA Materialwirtschaft herrscht auch im chaotischen Lager Ordnung.

Die Vorgabe bei hawo lautet: Bestellt ein Kunde oder eine Filiale bis 7:30 Uhr am Morgen, wird die Ware noch am selben Tag geliefert. Um dem nachzukommen, nutzt der Großhändler dafür nahezu die gesamte Bandbreite der proALPHA Anwendungen: vom Vertrieb über Einkauf, Materialwirtschaft, Finanzbuchhaltung, chaotische Lagerhaltung bis hin zum Service. Mittels der ERP-Komplettlösung managt hawo 8.000 gelistete Kunden, 20.000 Quadratmeter Lagerfläche, über 1.000 Tapetenarten oder die 10.000 Paletten-Stellplätze für Farben und Lacke.

 

Kurzum: hawo ist durchorganisiert. Die automatisierten Geschäftsabläufe zahlen sich aus. Der Pro-Kopf-Umsatz ist überdurchschnittlich hoch. Darüber hinaus lassen sich die Prozesse des Filial- und damit des Ad-hoc-Geschäfts als auch die des Großhandelsgeschäfts in proALPHA abbilden. Mit dem alten System ging das nicht.

Logo: hawo

Branche: Großhandel

Standorte: Hauptsitz: Heppenheim/ Deutschland, zwölf weitere Standorte in Rheinland-Pfalz, Hessen und Baden-Württemberg

Produkte: Wärmedämmverbundsysteme, Putze, Farben, Lacke, Bodenbeläge, Wandbeläge, Werkzeuge, Maschinen mit Verleihservice und Zubehör

Umsatz: 24 Mio. Euro (2015)

Mitarbeiter: 120

www.hawo-farben.de

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Highlights

  • Voll integrierte ERP-Lösung mit stringenter Prozesslogik
  • Hoher Automatisierungsgrad 
  • Zentraler Zugriff auf Daten und Dokumente
  • Optimale Steuerung des Filialgeschäfts
  • Anbindung des Außendienstes via Web-Portal
  • Effiziente Lager- und Logistikprozesse inkl. chaotischer Lagerverwaltung
ERP-Anwenderbericht: hawo

Automatisierte Abläufe entlasten Filialleiter

Einen Quantensprung machte hawo im Bereich der Filialsteuerung. Diese bieten auf einer Fläche zwischen 600 und 1.200 Quadratmetern zwar ein Kernsortiment an, es gibt jedoch regionale Unterschiede. So benötigt die Filiale in Karlsruhe beispielsweise mehr Dachfarbe, weil dort mehr Dachbeschichter angesiedelt sind. Mit proALPHA kein Problem. Alle Abverkäufe sind hier genau verzeichnet. Ist der Mindestbestand eines Artikels erreicht, bestellt proALPHA diesen automatisch nach. Unvorhersehbare Ad-hoc-Bestellungen übermitteln die Filialen separat an die Heppenheimer Zentrale. Diese liefert die Ware je nach Bestellzeit noch an demselben Tag, spätestens jedoch tags darauf.

 

Daneben erlaubt die Disposition in proALPHA auch die automatische Abwicklung von Aufträgen über einen bestimmten Zeitraum. Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb kündigt ein Großprojekt an, für das er innerhalb einer Bauzeit turnusmäßig eine große Menge Farbe benötigt. Der entsprechende Sachbearbeiter hinterlegt in proALPHA daraufhin die folgende Bestellung: zusätzlich zu der sonst üblichen Standard-Bestellmenge der Farbe X benötigt er für den Kunden Y für das Großprojekt von Juli bis Oktober monatlich weitere 50 Dosen. Diese werden vom System ebenfalls automatisch disponiert.

 

„Durch die automatisierten Abläufe entlastet proALPHA unsere Filialleiter enorm“, sagt Ralf Winkler, Geschäftsführer der hawo GmbH. „Um das Kernsortiment müssen diese sich eigentlich nicht mehr kümmern. Das macht proALPHA quasi im Alleingang.“ Da die Filialleiter darüber hinaus auch die Ad-hoc-Bestellungen schneller abwickeln können, sparen sie in Summe viel Zeit, und es ist in den Filialen immer ausreichend Ware verfügbar.

„Über das Web-Portal ist unser Außendienst optimal angebunden.“

Jens Buchmann, Leiter Informationstechnologie/CIO hawo GmbH

Web-Portal: „mundgerechte“ Informationen für den Außendienst

Mit proALPHA ist aber nicht nur die Ware verfügbar, auch die Informationen fließen. So ist der Außendienst über ein Web-Portal an proALPHA angebunden – unabhängig davon, welches Endgerät die 17 Außendienstmitarbeiter nutzen oder wo sie sich gerade befinden. Das Web-Portal ist vollständig in proALPHA Anwenderbericht – hawo GmbH integriert. Deshalb gibt es keine redundanten Daten oder weitere Systeme und Schnittstellen, die zu pflegen und zu warten wären.

 

Über die individuell konfigurierte Web-Anwendung erhalten die Außendienstmitarbeiter von hawo genau die Informationen, die sie für ihre anstehenden Kundentermine benötigen: aktuelle Kontaktdaten, den Status im Vertriebsprozess und die gesamte Kundenhistorie. Während des Kundengesprächs vor Ort ermöglicht die Web-Anwendung außerdem ein direktes Arbeiten im ERP-System.

 

So können die Mitarbeiter die Kontaktdaten etwa nicht nur überprüfen, sondern diese auch pflegen. Sie können Notizen hinterlegen, Merkmalsleisten ändern oder Fragen zu Produkten, Preisen, Beständen, bestehenden Angeboten und ausstehenden Lieferungen klären. Auch die Touren planen sie über das Portal, indem sie sogenannte Tagesreisebögen nutzen und diese als Vertriebsaktion direkt in proALPHA anlegen.

Lager chaotisch, aber ordentlich

Durchorganisiert ist hawo auch im Lager. Obwohl dieses chaotisch angelegt ist, herrscht dort Ordnung. Jede Warenbewegung ist in proALPHA dokumentiert. So wissen die Mitarbeiter immer, wo sich welche Ware befindet und wie viele Einheiten davon vorhanden sind. Früher war der Lagerstandort eines Artikels nicht im System hinterlegt. Daher nahm die Kommissionierung vielfach mehr Zeit in Anspruch. Darüber hinaus kommissionieren die Mitarbeiter heute sehr schnell. Dafür lagert hawo die Ware rechtzeitig um. proALPHA meldet es, wenn ein Artikel „ausgeht“ und ein Mitarbeiter eine Vorratspalette herbeischaffen muss. Zwei bis dreimal am Tag erhalten Lagermitarbeiter deshalb sogenannte Umlagerungslisten. So stellt hawo sicher, dass zu kommissionierende Ware bereitsteht. Überdies weist proALPHA auf dem Kommissionierschein aus, wo im Lager sich diese befindet. Das spart dem Mitarbeiter das Suchen und somit Zeit.

 

Ein schöner Nebeneffekt: Da jede Lagerbewegung nach Datum, Art, Menge und Wert in proALPHA protokolliert ist, führt hawo im laufenden Betrieb zugleich eine permanente Inventur durch und muss die Bestände am Jahresende nicht mit einem hohen manuellen Aufwand extra erfassen.

Die Zahlen sprechen für proALPHA

Hinter einer hervorragenden ERP-Branchenlösung steht ein starkes Unternehmen: Die proALPHA Gruppe überzeugt durch Innovationskraft, Anwender­zufriedenheit und Kundennähe – in Deutschland und weltweit.

proALPHA Facts & Figures

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