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G+H Marine GmbH

Anspruchsvolles Kostencontrolling für Projektmanager im Schiffbau

Das Hamburger Unternehmen G+H Marine GmbH ist einer der erfahrensten Projektdienstleister, wenn es um Innenausbau, Isolierungen und HVAC-Systeme („Heating, Ventilation and Air Conditioning“, d.h. Heizung, Lüftung, Klimatechnik) für Schiffe aller Art geht. Bis Herbst 2013 noch Teil eines Konzernverbunds, hat das inzwischen selbstständige Unternehmen in Rekordzeit Fahrt aufgenommen. Innerhalb kürzester Zeit musste aber auch ein neues ERP-System her, da die alte Software nur noch übergangsweise zur Verfügung stand. Die Wahl fiel auf proALPHA, das schon nach vier Monaten klar zum Einsatz war. Das Herz der Lösung bei G+H Marine bildet das integrierte Projektkostencontrolling. Dank proALPHA haben Geschäftsführer und Projektleiter jederzeit sämtliche kaufmännischen Informationen im Blick.

Vom geschäftigen Industriehafengebiet Hamburg-Billbrook aus wickeln die 50 Mitarbeiter der G+H Marine GmbH mehr als 40 Projekte parallel ab. Deren Laufzeiten reichen von zwei Wochen bis zu mehreren Jahren, die Auftragswerte von 10.000 Euro bis zu zweistelligen Millionenbeträgen. Sechs Baubüros an Nord- und Ostsee plus eine Niederlassung in Rostock dienen den acht Projektleitern als Stützpunkte vor Ort.

Kerngeschäft von G+H Marine ist das Liefern und Einbauen technischer Systeme und Module für Kreuzfahrtschiffe, Offshore-Plattformen, Fähren oder Marineschiffe. Die Hamburger sind dabei vor allem als Experten für Isolierung, Lüftungs- und Klimaanlagen, edle Bars und Restaurants gefragt. Im Rahmen des Umbaus zweier Fähren der dänischen Scandlines-Reederei zum Beispiel managt G+H Marine den kompletten Innenausbau. Erfahrene Projektleiter, Handwerksmeister und langjährige, eingespielte Dienstleister sind dabei ein Extravorteil, den G+H Marine gern anführt. proALPHA unterstützt die Geschäftsführung und die Projektleiter dabei, alle Projekte und Kosten im Griff zu behalten.

G+H Marine Logo

Branche: Maschinen- & Anlagenbau

Standorte: Hamburg

Produkte: Engineering und Projektsteuerung für Ein- und Umbauten in allen Schiffstypen und Offshore-Anlagen. Spezialgebiete: Isolierungen, HVAC-Systeme sowie Schiffsinneneinrichtung

Umsatz: 10 Mio. Euro (2014)

Mitarbeiter: 50

www.guh-marine.com

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Highlights

  • Implementierung in Rekordzeit binnen vier Monaten parallel zum Tagesgeschäft
  • Integriertes Projekt- und Vollkostencontrolling
  • Erhebliche Zeitersparnis durch barcodegestützte Dokumentenarchivierung im integrierten DMS
  • Automatisierung von Geschäftsprozessen durch systemweites Workflow Management
  • Flexible Anpassungsmöglichkeiten für Projektdienstleister
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Realistische Planung und laufende Kontrollen sind das A & O

Realistische Planung und laufende Kontrollen sind das A & O Nicht nur auf See, auch in Projekten geht es schon mal hoch her. „Einmal mussten wir innerhalb von zwei Wochen ein komplettes Marktrestaurant aus einem bekannten Kreuzfahrtschiff bis auf den Stahl herausreißen und ein neues einbauen. Verzögerungen waren undenkbar, denn der Tag, an dem das Dock geflutet und das Schiff in Richtung England ablegen würde, stand unverrückbar fest“, schildert der kaufmännische Geschäftsführer Tino Noack ein drastisches Beispiel.

Realistische Planung und die laufende Überwachung von Zeit-, Qualitäts- und Kostenzielen sind für Projektierer das A & O. Doch G+H Marine hatte ein Problem: „Wir durften nur noch bis Ende 2014 die Konzernsoftware und das stark auf uns zugeschnittene Controlling-Tool nutzen“, erklärt Tino Noack. Um wie gewohnt weiterarbeiten zu können und das junge Unternehmen auch softwaremäßig auf eigene Füße zu stellen, musste also schnell ein neues ERP-System angeschafft und eingeführt werden.

Praktiker empfehlen proALPHA

Weil die Zeit drängte, verzichtete Tino Noack auf ein aufwendiges Auswahlverfahren. Immerhin hatte er selbst schon mehrere ERP-Umstellungen geleitet. Er hörte stattdessen auf Praktiker: „Einer unserer Investoren riet uns zu proALPHA, das kannte er schon von mehreren Unternehmen. Wir konnten uns auch mit einem vergleichbaren Projektierer in der Nähe austauschen, der damit ebenfalls gute Erfahrungen gemacht hatte.“

Neben einer schnellen Einführung parallel zum Tagesgeschäft kam es ihm vor allem auf die Nachbildung der gewohnten Controlling-Funktionen an. In der Einzelprojektsteuerung sollte nicht nur die übliche Fortschreibung vom IST zum SOLL erfolgen, sondern auch ein Abgleich mit der Ursprungskalkulation möglich sein: „Das hilft uns, in späteren Projekten Schwierigkeiten und Kostenfallen von vornherein zu vermeiden.“ Alle Zahlungsströme, Abrechnungsstände und Forecasts sollten einzeln wie auch insgesamt jederzeit ausweisbar sein: „Die Informationen dazu sind zwar in der Buchhaltung vorhanden“, so Tino Noack. „Es macht aber zu viel Mühe, sie projektbezogen zusammenzutragen. Alternativ hätten wir in zwei Systemen arbeiten müssen. Das wollten wir nicht.“ In proALPHA konnten alle Vorgaben ausnahmslos umgesetzt werden.

„Die Zusammenarbeit war ausgezeichnet. Die proALPHA Berater hatten wirklich tiefe Branchenkenntnisse, ich fühlte mich sofort verstanden.“

Tino Noack, Geschäftsführer G+H Marine GmbH

Geglückte Einführung unter Volldampf

Das proALPHA Projektteam machte sich zügig und pragmatisch ans Werk. Tino Noack lobt: „Die Zusammenarbeit war ausgezeichnet. Die proALPHA Berater hatten wirklich tiefe Branchenkenntnisse, ich fühlte mich sofort verstanden.“ Um die geforderten Features zu ermöglichen, wurde der Kostenträgerbogen an die firmenindividuellen Besonderheiten angepasst. Erfasste Projekte bzw. Arbeitspakete können dort nun ab Beauftragung als Quasi-Kostenträger aktiviert und über fünf Spalten – „Plan“, „IST“, „Kumuliertes IST“, „To do“ und „Gesamt“ analysiert werden. Die dazugehörenden Werte und Zahlungsströme – auch Anzahlungsgeschäfte – werden dabei aus den entsprechenden Modulen in den Kostenträgerbogen gezogen und mit jeder Belegbuchung aktualisiert.

Damit das Tagesgeschäft nicht behindert wurde, testete das Team das Konzept wochenlang nur in einer Demoinstallation ohne reale Kundendaten. Das war nicht ohne Risiko, aber alles lief glatt: Am 1. August 2014, nur vier Monate nach der Beauftragung, ging proALPHA in Echtbetrieb. Einen Monat später war keine Betreuung mehr nötig. Ganze vier Monate blieben noch bis zur Abschaltung des Altsystems – Zeit genug, um daraus noch wichtige Bewegungsdaten lang laufender Projekte zu übertragen. Das gelang problemlos über eigens programmierte Schnittstellen.

Zahlen und Projekte im Griff

Heute arbeitet G+H Marine in allen Bereichen mit der einheitlichen und skalierbaren Unternehmenssoftware proALPHA. Mit dem Projektkostencontrolling sehen die Projektleiter wie in einem Cockpit alle kaufmännischen Informationen auf einen Blick. So erkennen sie zum Beispiel sofort, zu welchem Projekt die offenen Posten aus der Finanzbuchhaltung gehören. Regelmäßig erinnert der integrierte Workflow sie daran, ihre Material- und Personalkostenschätzungen zu aktualisieren. Geschäftsführer Noack kann sich jederzeit den Gesamtauftragsbestand, die Gesamtkostenentwicklung und die unfertigen Leistungen anzeigen lassen und auf dieser Grundlage aussagekräftige Berichte und Bilanzen auf Knopfdruck erzeugen.

Klarheit in der Buchhaltung dank DMS

Nicht zuletzt freuen sich die Buchhalterinnen über das integrierte Dokumenten-Management mit elektronischer Eingangsrechnungsverarbeitung: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Stundennachweise und Rechnungen werden in proALPHA erfasst und zum Einscannen mit Barcodes versehen. Die Codes ordnen die gescannten Belege automatisch dem richtigen Projekt zu und verknüpfen diese miteinander. „Das ist eine große Erleichterung, weil wir nicht mehr ständig irgendwelchen Belegen hinterherrennen und in verschiedenen Ordnern danach suchen müssen“, sagt Tino Noack.

Inzwischen wurde auch die Personalverwaltung automatisiert. Die proALPHA Projektfeinplanung soll bei G+H Marine künftig ebenfalls noch intensiver genutzt werden. Der kaufmännische Geschäftsführer zeigt sich begeistert, dass die Abnabelung vom früheren Konzern so schnell und gut gelungen ist: „proALPHA hat sich als professionell und flexibel erwiesen, sowohl die Software als auch die Berater.“

Die Zahlen sprechen für proALPHA

Hinter einer hervorragenden ERP-Branchenlösung steht ein starkes Unternehmen: Die proALPHA Gruppe überzeugt durch Innovationskraft, Anwender­zufriedenheit und Kundennähe – in Deutschland und weltweit.

proALPHA Facts & Figures