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bredent group

Den Prozessen auf den Zahn gefühlt

Als Dentalspezialist muss die bredent group höchste Qualität im Hinblick auf die Produkte wie Zahnimplantate und -prothesen garantieren. Neben einer schnellen Auslieferung der mehr als 35.000 gelisteten Artikel an Zahnarztpraxen und Dentallabore auf der ganzen Welt ist die 100-prozentige Rückverfolgbarkeit sämtlicher Produkte und Prozesse zwingend erforderlich. Strenge gesetzliche Vorgaben wie beispielweise bei Lieferung in die USA sind dabei genau so zuverlässig einzuhalten wie die international gültigen ISO-Normen und Zulassungsbestimmungen. Für bedingungslose Sicherheit in den Prozessen sorgt das ERP-System proALPHA, welches die bredent group unternehmensweit einsetzt.

Die bredent group bietet eine umfassende Produkt- und Lösungspalette rund um ästhetischen Zahnersatz – von Zahnimplantaten und -prothesen über Gipse und Modellierwachse bis hin zu Bohrern und Fräsern. Die große Herausforderung: Der Dentalspezialist muss sicherstellen, dass alle 35.000 gelisteten Produkte den strengen EU- und FDA-Richtlinien (Food & Drug Administration), ISO-Normen und Zulassungsbestimmungen entsprechen – ein ebenso komplexes wie heterogenes weltweites Vorgabengeflecht. So ist das Unternehmen zum Beispiel verpflichtet nachzuweisen, dass die gefertigten Produkte sicher und medizintechnisch leistungsfähig sind. Mit proALPHA ist es der bredent group gelungen, die gesamte Wertschöpfungskette von der Beschaffung der Rohteile bis zur Fertigung und dem Vertrieb der Endprodukte in ein und demselben System abzubilden – inklusive der dazugehörigen Mengen- und Werteflüsse in das Finanz- und Rechnungswesen. Damit ist heute jeder Prozessschritt bis ins letzte Detail rückverfolgbar. Das integrierte ERP-System löste im Jahr 2003 eine Vielzahl an Insellösungen ab.

Bredent Group

Branche: Medizintechnik, Großhandel

Standorte: bredent GmbH & Co. KG, Senden, bredent medical GmbH & Co. KG, Senden

Produkte: Zahnfüllungen, -implantate, -prothesen sowie Bohrer, Fräser und Therapiekonzepte

Umsatz: 60 Mio. Euro (2017)

Mitarbeiter: 450 (2016)

www.bredent.com

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Highlights

  • Vollständige Abbildung spezieller Branchenanforderungen, Dokumentationspflichten und FDA-Anforderungen
  • Zuverlässige Einhaltung der Compliance-Richtlinien dank durchgängiger Prozessabbildung im System
  • Chaotische Lagerhaltung unter Berücksichtigung der Klimazonen temperaturempfindlicher Artikel
  • Wegeoptimierte und taggleiche Kommissionierung
  • Sekundenschnelle Auskunftsbereitschaft dank lückenloser Chargenrückverfolgung
  • Kommissionierung innerhalb von 5 bis 10 Minuten
  • Nahezu 100-prozentig automatisierter Dokumentenfluss dank DMS mit Barcodearchivierung
  • Flexible Abbildung von Intercompany-Prozessen und Anbindung von Fremdsystemen durch die Integration Workbench (INWB)
Bredent Group

Lückenlose Rückverfolgung sorgt für Sicherheit

Die Einhaltung der lückenlosen Dokumentationspflicht ist dank der Chargenverwaltung in proALPHA möglich. Auf Knopfdruck hält das System sämtliche Informationen über die Herkunft der Rohstoffe der zu 96 Prozent inhouse gefertigten Produkte bereit. So kann bredent jederzeit den vollen Wertschöpfungsprozess einsehen: Aus welcher Charge sie stammt, wann das Teil galvanisiert und in der Dreherei bearbeitet wurde. Zudem lässt sich mit der Chargenverwaltung genau nachvollziehen, welche Bauteile aus der gleichen Charge stammen. Kundenanfragen lassen sich so schnell und zuverlässig beantworten. Das war früher nur unter hohem Zeitaufwand möglich, da die manuelle Chargenverwaltung – in einem speziellen Auftragsbuch protokolliert – eine langwierige Suche zur Folge hatte. „Heute ist in Sekunden ersichtlich, welcher Kunde welche Charge erhalten hat“, sagt Lothar Kneer, Systemadministrator bei der bredent group. Auf diese Weise sichert sich das Unternehmen auch zuverlässig gegen etwaige Schadensersatzforderungen ab.

Mit proALPHA sind die Prozesse bei der bredent group sicher. So hält das Unternehmen über die Zeichnungsverwaltung beispielsweise die strengen Richtlinien der US-Behörde FDA ein. Dabei gilt ein Produktionsauftrag erst nach der Freigabe durch den entsprechenden Mitarbeiter per Unterschrift als „valide“ und damit wirksam. Der signierte Auftrag wird anschließend eingescannt und anhand des integrierten Dokumentenmanagements zentral im System abgelegt. Mit der Barcodearchivierung werden die Produktionsaufträge via Strichcode erkannt und automatisch dem entsprechenden Datensatz des jeweiligen Produktionsauftrags zugeordnet. Das spart Zeit und stellt sicher, dass alle Dokumente jederzeit zentral zur Verfügung stehen.

Optimierte Lagerhaltung unter Berücksichtigung von Temperaturzonen

Besonders die Materialwirtschaft profitiert in mehrfacher Hinsicht von proALPHA. Da viele Produkte temperaturempfindlich sind, ist das Lager in verschiedene Klimazonen unterteilt. Zudem führt bredent oft gleiche Artikel innerhalb desselben Lagers auf verschiedenen Plätzen. Mit Hilfe von proALPHA ist die Verwaltung des Bestands für den Dentalspezialisten dennoch ein Leichtes. Denn proALPHA berücksichtigt zonen- und temperaturbedingte Restriktionen und unterstützt eine chaotische Lagerhaltung. Dabei werden die Produkte keinen festen Lagerplätzen zugeordnet, sondern beliebigen, zum Zeitpunkt der Einlagerung freien Plätze. proALPHA verwaltet dazu die Belegung der Lagerplätze und ermöglicht auf diese Weise die Optimierung von Lagerflächen und Wegen.

Wegeoptimiert kommissionieren und am gleichen Tag ausliefern

Durch eine besonders schnelle und wegeoptimierte Kommissionierung gewährleistet das Unternehmen für jede Bestellung eine taggleiche Auslieferung. Die Maßgabe lautet: Wird die Ware bis 16 Uhr bestellt, wird sie – abgesehen von Spezialaufträgen – noch am selben Tag versendet. Sobald ein Auftrag erfasst ist, prüft proALPHA automatisch, ob die bestellte Ware vorrätig ist und Bestellkriterien sowie Richtlinien erfüllt sind. So dauert es nur 5 bis 10 Minuten von der Auftragserfassung bis zur Erzeugung eines Kommissionierscheins. Dieser enthält nicht nur die Lagerposition, sondern ist auch nach Lagerplätzen sortiert. Das hält die Wege möglichst kurz und spart Zeit. So können auch neue Mitarbeiter ganz einfach und schnell die Ware zusammenstellen. „Dank proALPHA läuft die Kommissionierung auch bei neuen Mitarbeitern von Beginn an reibungslos und effizient, was angesichts unseres kontinuierlichen Unternehmenswachstums ein großer Vorteil ist“, so Fritsch.

„proALPHA führt uns hervorragend durch die Prozesse und sichert uns die Einhaltung der zahlreichen und strengen internationalen Richtlinien.“

Lothar Kneer, Systemadministrator bei der bredent group

Branchenspezifische Extras

Wie die Produkte einem Lagerort zu- oder abgebucht werden, bestimmt die bredent group mit der in proALPHA hinterlegten Ein- und Auslagerungsstrategie FiFo (first in – first out). Chargen mit dem frühesten Verfallsdatum liefert bredent demnach zuerst aus. Die Haltbarkeit von sterilen Produkten beispielsweise schwankt zwischen 3 und 5 Jahren. Damit die Ware bei langen Transportwegen auch am Zielort noch eine ausreichende Haltbarkeit aufweist, wird die jeweilige Lieferzeit berücksichtigt. So wurde eine Zusatzanwendung entwickelt, sodass nur diejenigen Chargen identifiziert werden, die für die entsprechende Lieferdauer noch ausreichend lange haltbar sind. Bei einem 70-prozentigen Exportanteil mit tage- oder wochenlangen Lieferzeiten ist das essentiell. Dank des offenen Quellcodes des ERP-Systems hat die bredent group eine Vielzahl solcher branchenspezifischer Add-ons selbst entwickelt.

Komfortabler Datenaustausch für durchgängige Prozesse

Auch die Intercompany-Prozesse zwischen der bredent GmbH & Co. KG sowie dem Schwesterunternehmen, der bredent medical GmbH & Co. KG, werden vollautomatisch über proALPHA abgewickelt.

Bei Geschäftsvorfällen mit dieser verbucht proALPHA einen Kommissionierschein auf der einen Seite zugleich als Wareneingang auf der anderen Seite. Diese Automatisierung spart Zeit und sorgt für höchste Prozesssicherheit. Früher waren Medienbrüche an der Tagesordnung. Bestellungen mussten zum Beispiel ausgedruckt und abgetippt werden, was sehr fehleranfällig war und Zeit kostete. Auch Fremdsysteme wie z.B. die Präferenzkalkulation sind heute über die zentrale Kommunikationsplattform, die Integration Workbench (INWB), komfortabel angebunden. 

Das Fazit

Insgesamt sorgt proALPHA bei der bredent group für die durchgängige Prozessabbildung über die gesamte Wertschöpfungskette – Grundvoraussetzung, um die diffizilen Branchenvorgaben und Richtlinien einzuhalten und umzusetzen. „Das alles macht proALPHA zu einer perfekten Lösung für uns“, bilanziert Kneer. „Wir arbeiten gerne mit proALPHA zusammen, weil wir dort immer ein offenes Ohr finden. So bringen wir uns beispielsweise in sogenannten Bootscamps ein, um die Software permanent weiter zu optimieren.“ 

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