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botek Präzisionsbohrtechnik GmbH

Scharfe Sachen dank proALPHA

Gutes stetig verbessern. So lautet das Motto von botek. Das Unternehmen ist einer der weltweit führenden Entwickler und Produzent von Tiefbohrsystemen und Hartmetallwerkzeugen. Darunter fallen Einlippen- und Zweilippenbohrer, Tiefbohrwerkzeuge der Systeme BTA und Ejektor, Sonderwerkzeuge und Spiralbohrer – mit Durchmessern von 0,5 bis 1700 mm, zum Teil meterlang. Diese sind individuell gefertigt und gehen an Kunden aus dem Ressort Automobilherstellung und deren Zulieferer, Schiffsbau, Hydraulikund Luftfahrtindustrie sowie Motoren-, Getriebe- und Maschinenbau. Die Losgrößen liegen dabei zwischen einem und mehreren Tausend Stück. Die technisch anspruchsvollen Produkte sichern dem Werkzeughersteller seit Jahren ein kontinuierliches Wachstum. Um diese Entwicklung effizient zu unterstützen und dabei zugleich den Erwartungen an kurze Lieferzeiten zu entsprechen, steuert botek seine Abläufe mit proALPHA.

Besonders im Fokus stehen

Logo: botek

Branche: Metallverarbeitung, Maschinen- & Anlagenbau

Standorte: Riederich/DE (Hauptsitz), Petit-Réderching/FRA

Produkte: Einlippen- und Zweilippenbohrer, Tiefbohrwerkzeuge System BTA und System Ejektor, Sonderwerkzeuge, Spiralbohrer

Mitarbeiter: 750

www.botek.de

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Highlights

  • ERP-System proALPHA bildet die Geschäftsprozesse durchgängig digital ab.
  • Produktkonfigurator sichert hohe Effizienz von der Auftragsgewinnung bis zur Auftragserfüllung. Preiskalkulation unter einer Minute.
  • Schneller Zugriff auf digitale Unterlagen im Dokumenten Management System. Rund 20 Tage Zeitersparnis allein in der Rechnungsprüfung.
  • proALPHA Materialwirtschaft sorgt für eine fast 100%ige Kommissionierung.
botek Bohrer

Weniger Rückfragen dank schneller und präziser Preiskalkulation

Der Produktkonfigurator ist das Herzstück der botek-IT. Er ist integrierter Bestandteil von proALPHA und erzeugt automatisch sämtliche fertigungsrelevanten Produktdaten wie Stücklisten, Angebote, Aufträge und Grafiken. Zudem pflegt er die Stammdaten im ERP-System. Ausgehend von den Kundenanforderungen können Mitarbeiter so bereits bei der Auftragsgewinnung Produkte einfach und flexibel auf Knopfdruck konfigurieren. Das geht direkt aus dem Angebot heraus und bei Komplettwerkzeugen zum Teil mit Auflistung von Ersatzteilen, etwa Wendeplatten oder Führungsleisten.

Zahlreiche Plausibilitätsprüfungen sichern die Machbarkeit der Produkte. Das ist wichtig, da die botek- Werkzeuge bis zu 90 Sachmerkmale aufweisen – wie etwa Durchmesser, Länge oder Anschliff. „Diese manuell zu pflegen oder einzeln in ein Angebot zu übernehmen, wäre jenseits jeglicher Effizienz“, sagt botek-EDV-Leiter Bernd Wahl. So stehen am Ende nur technisch korrekte und vollständige Produktspezifikationen, wodurch sich die Zahl der internen Rückfragen zwischen Vertrieb und Fertigung stark verringert hat. Und in einigen Fällen sind aufgrund der detaillierten Beschreibungen auch keine Konstruktionszeichnungen mehr notwendig.

Darüber hinaus können die Mitarbeiter mittels Konfigurator schon während der Auftragserfassung Preise kalkulieren. In der Vor-proALPHA-Ära mussten sie dafür mehrere Papierordner wälzen und ellenlange Tabellenwerke durchgehen. Heute geht dies per Knopfdruck. Die Vorteile: Die Kalkulation, die früher bis zu 30 Minuten in Anspruch nahm, ist heute unter einer Minute getan. Noch während telefonischer Kundenanfragen können selbst neue Mitarbeiter den Preis exakt benennen.

DMS: mehr Platz und über 20 Tage Zeitersparnis allein in der Rechnungskontrolle

Das ebenfalls in proALPHA integrierte Dokumenten Management System (DMS) ermöglicht den Mitarbeitern unternehmensweit auf Dokumente zuzugreifen – und zwar verknüpft mit den jeweiligen Geschäftsvorfällen. Alle Dokumente eines Auftrages liegen digital und zentral ab. Viele davon generiert proALPHA von vorne herein elektronisch – etwa Produktionsaufträge, Angebote, Rechnungen oder Lieferscheine. Andere werden erst gescannt und dann in proALPHA hinterlegt. Das kommt bei botek vor allem in der Produktion vor. Weil im Fertigungsprozess Öl verwendet wird, notieren die Werker dort Prüf- oder Messergebnisse zuerst auf Papier und scannen dieses im Nachgang ein. Früher wurden die Protokolle und Berichte am Ende des Produktionsprozesses in Ordnern abgelegt, heute dagegen effizient und für alle nachvollziehbar im DMS.

Alle Abteilungen arbeiten mit derselben Datenbasis. Die Mitarbeiter rufen per Mausklick Belege für bestimmte Vorgänge in Einkauf, Buchhaltung oder Warenwirtschaft auf, ohne aufwendig suchen zu müssen. Auch dann, wenn beispielsweise zwischen Angebotserstellung und Auftrag zwei bis drei Jahre liegen, was bei Kunden aus der Luft- und Raumfahrtindustrie nicht selten vorkommt. Zudem lässt sich noch nach Jahren einfach und schnell nachvollziehen, aufgrund welcher Spezifikation ein Werkzeug gefertigt wurde oder warum es Änderungen gab. Durch das DMS spart der Werkzeughersteller somit viel Zeit – allein in der Rechnungskontrolle an die 20 Tage im Jahr.

Botek Hauptsitz

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„Nahezu alle Produkte haben ihren Ursprung im proALPHA Produktkonfigurator.“

Bernd Wahl, Leiter EDV, botek Präzisionsbohrtechnik GmbH

Perfektes Ersatzteilmanagement

Das Ersatzteilgeschäft ist wichtig für botek. Dabei hat sich die Kommissionierung stark verbessert, denn dank proALPHA verschickt botek heute alle bestellten Teile noch an demselben Tag. EDV-Leiter Bernd Wahl nennt den Grund: „Heute werden nur noch Kommissionierscheine erstellt, wenn alle Positionen einer Ersatzteilbestellung verfügbar sind.“ Gute Vorarbeit leisten dabei schon die Innendienstmitarbeiter. Bereits bei der Bestellung prüfen diese, ob die vom Kunden angefragten Teile vorrätig sind. Ist dies der Fall, wird der Kommissionierschein erstellt und elektronisch an die Mitarbeiter im Lager gesendet. Dort wird die Ware umgehend kommissioniert und versandfertig gemacht.

Das spart Zeit, denn botek vermeidet dadurch einen Missstand früherer Tage, als Lagermitarbeiter häufig erst bei der Kommissionierung feststellten, dass eine oder mehrere Positionen nicht verfügbar waren. Ein weiteres Plus: Da sich schon bei der Bestellung Teile reservieren lassen, können sie nur einem Auftrag zugeordnet werden. Dadurch kommt es nicht mehr vor, dass dieselbe Ware versehentlich für zwei Bestellungen eingeplant wird.

Wachstum perfekt managen

Die Entscheidung für proALPHA zahlt sich aus. Die Prozesse sind durchgängig, die Stammdaten werden im Produktkonfigurator gepflegt und liegen wie alle Dokumente einheitlich und zentral vor. „Unsere Prozesse sind schlanker, einfach besser geworden“, sagt Wahl. „proALPHA ist eine Lösung mit großem Funktionsumfang, in der viel Erfahrung und viel Knowhow steckt. Wir bedienen uns auch nach zehn Jahren noch aus diesem Fundus und binden die Funktionalitäten bei der Neugestaltung von Prozessen ein. Dabei sind es manchmal nur Kleinigkeiten, die einen positiven Effekt haben. Unser massives Wachstum lässt sich mit proALPHA hervorragend managen.“

Die Zahlen sprechen für proALPHA

Hinter einer hervorragenden ERP-Branchenlösung steht ein starkes Unternehmen: Die proALPHA Gruppe überzeugt durch Innovationskraft, Anwender­zufriedenheit und Kundennähe – in Deutschland und weltweit.

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