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proALPHA Dokumenten Management System

Alle Dokumente direkt im Zugriff

Wenn relevante Dokumente für alle beteiligten Mitarbeiter in kürzester Zeit verfügbar sind, laufen Geschäftsprozesse besonders schnell und reibungslos. Dafür sorgt der integrierte Ansatz des proALPHA Dokumenten Management System (DMS). Sämtliche E-Mails, Belege, Rechnungen, Zeichnungen und andere Unterlagen lassen sich per Drag & Drop einem Geschäftsfall zuordnen und mit diesem archivieren. Das DMS stellt die revisionssichere Archivierung der Dokumente gemäß den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sicher.

Funktionsweise und mehr

Ausführliche Informationen zu proALPHA DMS in einem PDF zusammengefasst.

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Dokumentenmanagement in proALPHA ERP – die Highlights

  • Schneller, bereichsübergreifender Zugriff auf digitale Dokumente
  • Zuordnung von Dokumenten zu einem Geschäftsvorfall einfach per Drag & Drop
  • Verknüpfung mit Microsoft-Office und dem E-Mail-System
  • Revisionssichere Archivierung gemäß GoBD
  • Unternehmensweite, einfache Dokumentensuche
  • Automatisierte Workflows
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Dokumente effizient managen

Mit dem DMS greifen Anwender systemweit auf sämtliche Dokumente, verknüpft mit den jeweiligen Geschäftsvorfällen, zu. Vom Vertrieb über Konstruktion bis hin zum Rechnungswesen können alle Mitarbeiter die für sie relevanten Unterlagen einsehen. Bei standortübergreifenden Prozessen steigt so deutlich die Effizienz. Microsoft Office Dokumente erzeugen und bearbeiten Sie auch direkt aus proALPHA heraus.

Automatisierte Belegverarbeitung

Bei der Erfassung lassen sich Dokumente – eingescannte Belege, Lieferantenrechnungen oder Prüfzeugnisse – sowie E-Mails per Drag & Drop direkt einem Geschäftsvorfall zuordnen und mit diesem archivieren. Zudem sorgen hinterlegte Workflows für reibungslose Abläufe und minimale Prozesskosten. Das gescannte Dokument wird automatisch an die entsprechende Abteilung zur Weiterbearbeitung geschickt.

Im Einsatz bei der apra-Gruppe

proALPHA ERP ist als Komplettlösung vielfach erprobt. Lesen Sie, wie apra standortübergreifend mit proALPHA DMS seine Dokumente zentral verwaltet.

Anwenderbericht lesen

„Das DMS von proALPHA ist ein mächtiges Werkzeug für uns. Viele Informationen fließen jetzt automatisiert und papierlos.“

Stefan Meffert, Geschäftsführer, apra-Gruppe

Schnell archiviert und gefunden

In proALPHA erstellte Belege lassen sich via COLD (Computer Output on Laserdisk) und Barcode automatisch archivieren - wenn gewünscht auch bei jeder Änderung. Dokumente aus den Microsoft Office-Anwendungen oder dem Windows Explorer können ebenfalls archiviert und zugeordnet werden. Finden lassen sich Dokumente in proALPHA entweder über Schlagworte oder mittels Volltextsuche.

Revisionssicher aufbewahren und GoBD-Standards einhalten

Für die revisionssichere Archivierung gemäß den GoBD lassen sich alle Versionen beliebiger Dokumente speichern und zu einem späteren Zeitpunkt aufrufen (servergestützte Versionierung). Dabei können Sie auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen hinterlegen und Dokumente als steuerlich relevant kennzeichnen. Dies gilt für gescannte Eingangspost ebenso wie für Unterlagen aus Drittsystemen.

White Paper

Mehr Informationen zu GoBD und Dokumentenmanagement bietet dieses Whitepaper.

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