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FachinformationFinanzwesen & ControllingService - 18.07.16

White Paper: GoBD & Dokumentenmanagement

Das proALPHA Whitepaper fasst die wichtigsten Regelungen der GoBD zusammen

Regulierung kann manchmal befreiend sein - Die GoBD verschaffen Unternehmen Rechtssicherheit. Das vereinfacht Investitionen in digitale Technologien wie etwa DMS-Systeme.

Wieder ein neues Gesetz, wieder die Prozesse anpassen, wieder mehr Bürokratie – Regulierungsmaßnahmen führen im Mittelstand selten zu Begeisterungsstürmen. Das dürfte bei den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ kaum anders sein. Zumindest auf den ersten Blick. 

Bei genauerem Hinsehen könnte die Sachlage jedoch in einem anderen Licht erscheinen. Denn die Frage, wie steuerrelevante Dokumente und Daten aufzubewahren sind, beschäftigt seit Langem ganze Heerscharen von Finanzbeamten, Juristen und Beratern. Das Ergebnis sind Vorschriftensammlungen wie die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) oder die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Doch der rasante technische Fortschritt führte dazu, dass die Regelwerke zunehmend unvollständig und wenig präzise wirkten. Die Folge: Viele Betriebe waren beim Umgang mit digitalen Steuerdokumenten verunsichert. Dürfen gescannte Papierrechnungen vernichtet werden? Und wenn ja, gibt es vielleicht nicht doch ein Problem mit dem Vorsteuerabzug? Jetzt liefern also die GoBD die fehlenden Antworten: Papierbelege dürfen gescannt und vernichtet werden. Und wer dabei die Spielregeln beachtet, braucht sich um den Vorsteuerabzug keine Sorgen zu machen. Sicher:

Auch die GoBD sind ein Stück gelebte Bürokratie. Und doch sorgen sie für Rechtssicherheit, weil veraltete, unzureichende Regelungen präzisiert werden. Nun herrscht Klarheit bezüglich der Rahmenbedingungen. Damit sinkt das Investitionsrisiko bei der Anschaffung von Archiv- oder Dokumentenmanagementsystemen. Viele Mittelständler haben die Effizienz digitaler Prozesse in der Verwaltung längst erkannt, sind aber wegen der vielen Fallstricke zumindest teilweise bei papierbasierten Verfahren geblieben. Jetzt ist der Weg frei.

Dieses Whitepaper gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Regelungen der GoBD. Sie erfahren, mit welchen Technologien Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und was Sie beim Kauf beachten sollten.

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