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FachinformationIT & Organisation - 22.04.16

proALPHA WorkflowAutomation

Workflowautomatisierung mit proALPHA ERP

Mit Prozessautomatisierung zu mehr Effizienz

Kreatives Chaos ist schön und gut, doch die meisten Unternehmen funktionieren besser auf Basis fester Regeln. Ihre Prozesse spiegeln nicht nur fachliches Know-how, sondern oft auch jahrzehntelange Erfahrungen wider. Mit Workflow-Management lassen sich viele Arbeitsabläufe effizienter und sicherer gestalten, indem sie teilweise oder vollständig automatisiert werden. Eine Einführung.

Workflow-Management unterstützt auf der Prozessebene, indem es typische Arbeitsabläufe wie zum Beispiel Freigaben automatisiert. Ist ein Schritt erledigt, wird der Vorgang automatisch an die nächste Station weitergeleitet. Manuelle Abstimmungen entfallen, die Mitarbeiter bleiben laufend informiert und gewinnen mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Man kann sagen, die Prozessautomatisierung wirkt wie ein Performance-Booster.

Mehr Effizienz durch Prozessautomatisierung

Ausgangspunkt eines Workflows ist stets ein bestimmtes Ereignis. Das kann etwa eine Abweichung, eine Überschreitung, der Eingang einer Bestellung, die Meldung einer Maschine oder ein bestimmtes Datum sein. Wird beispielsweise bei einer Bestellung das Kreditlimit des Kunden überschritten, warnt das System mit einer entsprechenden Meldung. Im einfachsten Fall ruft der Sachbearbeiter dann den Kunden an und klärt die Sachlage. In der Realität ist es jedoch meist komplizierter: Zum Beispiel dann, wenn der Kunde ausschließlich von einem bestimmten Berater betreut wird oder wenn zeitweilige Limitüberschreitungen in Einzelfällen über einen Freigabeprozess akzeptiert werden. Solche Teilprozesse umfassen ihrerseits oft mehrere Schritte.

So könnte beispielsweise die Abfrage der aktuellen Kreditwürdigkeit bei einer Wirtschaftsauskunftei oder das „Vier-Augen-Prinzip“ vorgeschrieben sein. Im Ergebnis führt der Vorgang dann über mehrere Instanzen, die mit unterschiedlichen Aktivitäten dazu beitragen, die Aufgabe zu erledigen.

Ohne IT-Unterstützung würde die gesamte Abstimmung informell laufen – per E-Mail, Telefon oder „Flurfunk“. Die Folge: Ein hoher manueller Aufwand, lange Laufzeiten, latente Fehleranfälligkeit, Vorgänge können in Vergessenheit geraten oder, noch schlimmer, eine unzureichende Dokumentation.

Einsatzmöglichkeiten "en masse"

In jedem Unternehmen gibt es unendlich viele Prozesse und Teilprozesse. Sie können über wenige Stationen laufen oder mehrdimensional strukturiert sein. Die folgenden Beispiele vermitteln einen kleinen Eindruck von den Einsatzmöglichkeiten eines Workflow-Managements:

  • Stammdatenpflege. Artikeldaten werden häufig von mehreren Mitarbeitern gemeinsam gepflegt. Mithilfe eines Workflows lässt sich der gesamte Vorgang automatisieren, indem der neue Artikel automatisch von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergereicht wird.
  • Auslaufmodelle. Im Handel werden täglich Artikel ausgelistet. Ein Workflow stellt sicher, dass auslaufende Produkte zwar verkauft, aber nicht mehr nachbestellt werden können.
  • Produktionsvorbereitung. Produktpreise anfragen, Stücklisten einholen, Material bereitstellen – der Weg bis zum Start der Produktion ist lang und komplex. Workflows sorgen dafür, dass kein Einzelschritt übersehen wird.
  • Produktionsabweichung. In der Produktion sind immer weniger Mitarbeiter für immer mehr Prozesse verantwortlich. Workflows helfen, die Produktion auf Basis aktueller Betriebsdaten zu überwachen. proALPHA erkennt so relevante Ereignisse, wie etwa Produktionsabweichungen, frühzeitig. Dadurch können die Verantwortlichen schneller reagieren.
  • Digitalisierung. In vertikalen Lieferketten gehen Aufträge meist in digitaler Form ein. Mithilfe des Workflows wird die Bestellung zunächst sachlich und kaufmännisch geprüft. Anschließend geht der Vorgang automatisch an die Produktionsvorbereitung und wird dort terminiert. Parallel zur Produktion stößt der Workflow im Vertrieb die Faktura und in der Logistik den Versandauftrag an. Der Kunde erhält die Rechnung per E-Mail und die Spedition den Versandauftrag über die Schnittstelle zur Versandsoftware. Nichts wird ausgedruckt, niemand rennt mit Zetteln durchs Unternehmen.

Geschmeidig wie ein Uhrwerk

Solche automatisierten Workflows entlasten Mitarbeiter von Routinetätigkeiten und geben Managern das gute Gefühl, dass nichts „anbrennen“ kann. Hinzu kommen je nach Prozess weitere operative Vorteile. Vier Beispiele:

  • Effizientes Arbeiten – Die meisten Unternehmen arbeiten unter einem hohen Termindruck. Zwischen Auftragseingang und Auslieferung vergeht immer weniger Zeit. Automatisierte Workflows reduzieren den manuellen Aufwand und senken damit die Bearbeitungszeit.
  • Hohe Prozessqualität – Vordefinierte Workflows garantieren eine konstante Arbeitsweise. Bei geschäftskritischen Vorgängen ist sichergestellt, dass die Vorgaben zuverlässig bearbeitet werden. Für das Beispiel mit dem Kreditlimit bedeutet das: Kein Sachbearbeiter kann beide Augen zudrücken und den Auftrag einfach durchwinken. Auch ignorieren ist schlicht nicht möglich. Compliance-Vorgaben lassen sich so sehr viel einfacher umsetzen, was zu einer höheren Prozesssicherheit führt. Kunden profitieren von einer konstant hohen Service- und Beratungsqualität, was sich langfristig positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.
  • Mehr Transparenz – Für Unternehmen und Mitarbeiter ist es wichtig, dass Prozesse langfristig nachvollziehbar bleiben. Kommt es im Beispiel der Kreditlimitüberschreitung etwa zu Zahlungsausfällen, lässt sich problemlos nachweisen, dass die Mitarbeiter nicht gegen Firmenstatuten verstoßen haben. Schließlich werden die einzelnen Arbeitsschritte bis ins kleinste Detail protokolliert. Und zwar dort, wo die Informationen hingehören: direkt im proALPHA ERP.
  • Mehr Zeit – Delegieren, kommunizieren, kontrollieren. Prozesse manuell im Blick zu behalten, bindet unendlich viel Zeit. Workflows entlasten Mitarbeiter und schaffen Freiräume für wichtigere Aufgaben.

Automatisierung in jeder Lebenslage

Mit proALPHA WorkflowAutomation lassen sich komplexe Vorgänge auf einfache Weise strukturieren. Das Ereignis „Kreditlimit überschritten“ ist in diesem Fall kein einfacher Hinweis mehr, sondern der Startpunkt eines vordefinierten Prozesses. proALPHA würde dann beispielsweise automatisch den zuständigen Kundenbetreuer informieren oder den hinterlegten Freigabeprozess starten. Ist eine Teilaufgabe erledigt – zum Beispiel die Solvenz bescheinigt –, führt proALPHA den Vorgang automatisch weiter, ohne dass hierfür manuelle Eingriffe erforderlich sind. Gleichzeitig bleibt der Sachbearbeiter über den aktuellen Status des Vorgangs informiert. Ist die Aufgabe erledigt, verschwindet sie aus der To-do-Liste – und wird für die Nachwelt archiviert.
Jedes Unternehmen arbeitet in seinen eigenen Prozessen und setzt dabei eigene Präferenzen. proALPHA WorkflowAutomation ist deshalb keine Standardsoftware, sondern lässt sich flexibel auf vorhandene Strukturen, Abläufe und Anforderungen ausrichten. Am einfachsten ist es, bereits vorhandene Templates an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Und wenn es für einen Prozess keinen passenden Workflow gibt? Kein Problem, Workflows lassen sich bei Bedarf auch frei gestalten. Die Workflows automatisieren also alle Prozesse, Abläufe und Entscheidungswege – solange sie in proALPHA ERP abgebildet sind.

Fazit

Innerhalb von proALPHA ERP gibt es keinen besseren Weg, Prozesse zu automatisieren, als mit proALPHA WorkflowAutomation. Vorkonfigurierte Templates und die grafische Benutzerführung erleichtern dabei die Einarbeitung. Welchen Umfang die Automatisierung erreichen soll, bestimmt dabei jedes Unternehmen selbst. Am Ende stehen unterm Strich gleich mehrere Pluspunkte: mehr Effizienz, mehr Transparenz, mehr Prozessqualität, mehr Sicherheit. Das Schöne dabei: WorkflowAutomation ist bereits im Basissystem von proALPHA ERP enthalten. Es muss weder extra angeschafft noch zusätzlich installiert werden.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick

Prozessautomatisierung hat viele Gesichter. proALPHA WorkflowAutomation unterstützt Unternehmen gleich in mehrfacher Hinsicht, denn je höher das Automatisierungsniveau, desto sicherer und effizienter läuft der Prozess:

  • Zeitersparnis: Die Mitarbeiter werden entlastet und gewinnen Zeit für wichtigere Aufgaben.
  • Transparenz: Kein Vorgang bleibt liegen, die beteiligten Mitarbeiter sind stets informiert.
  • Nachvollziehbarkeit: Abgeschlossene Vorgänge werden archiviert und bleiben im direkten Zugriff.
  • Sicherheit: Aufgaben sind klar definiert. Prozesse werden zuverlässig abgearbeitet. Das gewährleistet eine hohe Bearbeitungsqualität und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
  • Flexibilität: Templates sorgen für einen schnellen Start; Workflows sind flexibel anpassbar und greifen direkt auf Ereignisse und Prozesse im proALPHA ERP zurück.
  • Schnellstart: WorkflowAutomation ist leicht zu erlernen und lässt sich mit wenig Aufwand anwenden.

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+49 89 92306841-445 presse@proalpha.com

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