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FachinformationFinanzwesen & Controlling - 14.09.17

Mit proALPHA Zahlungsausfälle vermeiden

Forderungsmanagement

Die deutsche Wirtschaft boomt, doch das Volumen der Außenstände stagniert. Nach dem aktuellen Zahlungsindikator des Inkassodienstes Creditreform wurden Rechnungen im zweiten Halbjahr 2016 durchschnittlich zehn Tage über dem Zahlungsziel bezahlt – ein leichter Anstieg gegenüber dem Vorjahr. Die langen Laufzeiten binden Kapital und reduzieren Liquidität. Das kann zu Engpässen führen, die schlimmstenfalls die Handlungsfähigkeit des Unternehmens gefährden. Noch dramatischer sind die Folgen eines Zahlungsausfalls, wie eine einfache Rechnung demonstriert: Bei einer Umsatzrendite von fünf Prozent müsste ein Unternehmen 100.000 Euro mehr umsetzen, um einen Zahlungsausfall von 5.000 Euro zu kompensieren. Ein weiteres Problem sind die Banken, die einen nachlässigen Umgang mit Forderungen oft mit einer Abwertung der Kreditwürdigkeit zur Kenntnis nehmen.

Risikofaktor Internationalität

Gerade im internationalen Geschäft ist ein langsamer Kapitalrückfluss kritisch, da die Margen wegen des starken Wettbewerbsdrucks häufig eher niedrig ausfallen, wie etwa in der Solarwirtschaft. Hinzu kommen weitere Risiken wie etwa schwankende Wechselkurse, das sich ständig ändernde Wirtschaftsklima und die Schwierigkeiten, die lokale Zahlungsmoral korrekt einzuschätzen. Besonders betroffen sind Unternehmen aus dem Projektgeschäft, die mit hohen Summen in Vorleistung gehen. Hierzu gehören etwa IT, Maschinen- oder Anlagenbau. Hinzu kommt, dass sich das Forderungsmanagement in anderen Staaten mit Blick auf Sprache, Rechtssystem und kulturelle Differenzen mitunter als aufwendig und schwierig erweist. Nach einer weiteren Creditreform-Studie werden Auslandsschuldner bis zu sieben Mal gemahnt, bevor der Gläubiger entweder aufgibt oder den Rechtsweg beschreitet.

Auch national sind verzögerte Zahlungen ein Problem: Treffen beispielweise im Anlagenbau An- oder Abschlagszahlungen unpünktlich ein, steht die Produktion oder wird gar nicht erst aufgenommen. Eine solcher Stillstand kostet nicht nur das Unternehmen sehr schnell sehr viel Geld, infolgedessen könnten auch Mitarbeiter in Kurzarbeit gehen.

Schneller Geld machen

Mahnungen schreiben reicht also nicht, um Außenstände erfolgreich einzutreiben. Wer sich um säumige Kunden erst dann Gedanken macht, wenn die Leistung bereits erbracht oder die Ware ausgeliefert ist, kommt definitiv zu spät. Besser ist es, bereits im Vorfeld aktiv zu werden, bevor das Geschäft zustande kommt. Zudem sollten die eigenen Prozesse rund um den Zahlungseinzug effizient organisiert sein. Genau an dieser Stelle kommt eine moderne ERP-Software wie proALPHA ins Spiel, wie die folgenden fünf Beispiele belegen.

1. Kundenbonität prüfen

Das Zahlungsverhalten neuer Kunden lässt sich nur schwer einschätzen. Selbst bei Bestandskunden kann sich die Kreditwürdigkeit im Laufe der Zeit ändern. Um Risiken korrekt einzuschätzen, ist ein regelmäßiger Bonitätscheck unverzichtbar. Doch die hierfür erforderlichen Informationen sind in Eigenregie nur schwer oder gar nicht zu beschaffen. Viele Mittelständler arbeiten deshalb mit Wirtschaftsauskunfteien zusammen. Die Abfrageprozesse sind allerdings oft manuell ausgelegt. Entsprechend häufig wird darauf verzichtet. Ist das ERP-System direkt per Schnittstelle an die Wirtschaftsauskunftei angebunden, wird die Bonitätsprüfung zur obligatorischen Standardprozedur – und das Ausfallrisiko sinkt. Das gilt speziell im Auslandsgeschäft, da hier das Zahlungsverhalten der Kunden noch schwerer einzuschätzen ist. Mit dem direkten Draht zum Inkassodienstleister können Bonitätsprüfungen sogar pro-aktiv und automatisiert im Hintergrund laufen: Informiert die Auskunftei über negative Ereignisse, sorgt ein Workflow dafür, dass die Zahlungsweise sofort auf Vorkasse umgestellt wird. Risiken werden so gar nicht erst eingegangen.

2. Außenstände im Fokus behalten

Forderungen einzutreiben, gehört für die meisten Betriebe nicht zum Kerngeschäft. Gerade wenn es gut läuft, kann es schnell passieren, dass die Außenstände aus dem Fokus fallen. Bei proALPHA informieren tagesaktuelle Berichte über den aktuellen Forderungsbestand. Da sich Grafiken und Tabellen bequem per Drill-down analysieren lassen, ist der Hintergrund schnell aufgedeckt. Auch der Vertrieb bleibt über Offene Posten der Kunden laufend informiert, da sämtliche Vorgänge und Dokumente kundenbezogen gespeichert werden. So können die Informationen noch vor dem nächsten Kundenbesuch mobil per Smartphone oder Tablet abgerufen werden. Ein Hinweis auf die unbezahlte Rechnung bei Telefonat oder Verkaufsgespräch ist oft wirkungsvoller als ein standardisiertes Mahnschreiben. Gleichzeitig wird jeder einzelne Schritt automatisch dokumentiert, was bei Rechtsstreitigkeiten Gold wert ist.

Ein Zauberwort des professionellen Forderungsmanagements lautet „Konsequenz“. Mahnungen sollten daher zeitnah nach Fristablauf gestellt werden – und nicht erst Wochen oder gar Monate später. Das lässt sich mit Software-gestützten, automatischen Mahnläufen gewährleisten. Übertreiben muss man es mit den Mahnungen allerdings nicht. Ist auf der Rechnung ein festes Zahlungsdatum vermerkt, befinden sich Gläubiger auch ohne Zahlungserinnerung im Verzug. Spätestens nach der zweiten Mahnung – bei guten Kunden nach der dritten – empfiehlt es sich, den Rechtsweg zu beschreiten.

3. Nachlässigkeiten vermeiden

Das Forderungsmanagement steht ganz am Ende der betrieblichen Wertschöpfung. Werden zuvor Daten nachlässig erfasst, rächt sich dies spätestens jetzt. Falsche Rechnungsadresse, fehlende Bestellnummer, unklare Fälligkeitsangaben, Zahlendreher in der Steuernummer – solche Schusseligkeitsfehler tragen dazu bei, dass Rechnungen deutlich später bezahlt werden. Ein Teil dieser Fehler lässt sich vermeiden – etwa, indem Cloud-basierte Zusatzdienste zur Prüfung von Kundenadresse oder Steuernummer genutzt werden. Zudem helfen standardisierte Masken, Fehler bei der Kundenanlage zu vermeiden. So können etwa Plausibilitätschecks fehlende oder falsche Angaben frühzeitig erkennen.

4. Schneller Abrechnen

Speziell im Projektgeschäft ist die Rechnungsstellung oft komplex. Hinzu kommen meist hohe formale Kundenanforderungen. Es empfiehlt sich daher, bereits in den Vertragsverhandlungen eine objektive Basis für Teilabrechnungen zu schaffen. So lassen sich geleistete Arbeitszeiten oder gelieferte Materialien einfacher belegen, als ein bestimmter Projektfortschritt. Bei derartigen Determinanten wäre in der ERP-Software sogar eine halbautomatische Abrechnung auf Workflowbasis realisierbar.

5. Rechtsweg beschreiten

Wird auf Mahnungen nicht reagiert, bleibt nur der Rechtsweg. Dabei kann man entweder den gerichtlichen Mahnbescheid selbst beantragen oder einen Spezialisten mit dem Inkasso beauftragen. Als Faustregel gilt dabei: Mit vielen kleinen Rechnungen geht es zum Inkassobüro, mit einzelnen großen Vorgängen besser gleich zum Anwalt. Bei einem flexiblen ERP-System helfen Zusatzmodule, den Verwaltungsaufwand in beiden Fällen zu reduzieren. Auf diese Weise muss man nur noch einen kleinen Teil des Mahnbescheids manuell ausfüllen oder kann die komplette Kundenakte per Mausklick dem Inkassodienst übermitteln.

Fazit

Werden Rechnungen früher gestellt und abgerechnet, verbessern sich Cash-Flow und Liquidität. Gleichzeitig sinkt das Ausfallrisiko. Faktoren, die zum Beispiel bei Kreditverhandlungen mit Banken eine wichtige Rolle spielen. Ein professionelles Forderungsmanagement hat also beachtliche Multiplikatoreffekte und ist somit ein wichtiger Bestandteil des Risikomanagements. Mit einem modernen ERP-System wie proALPHA lassen sich die Prozesse nicht nur effizient, sondern auch sicher gestalten und darüber hinaus auch Risiken minimieren. Das entlastet die Mitarbeiter und gewährleistet, dass Außenstände nicht versehentlich in Vergessenheit geraten.

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Pressekontakt

Für Rückfragen und weitere Informationen zur Pressearbeit von proALPHA steht Ihnen Susanne Koerber-Wilhelm gerne zur Verfügung.

+49 89 92306841-445 presse@proalpha.com

Verjährungsfristen

Die Verjährungsfrist für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen verjährt gemäß Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) nach drei Jahren. Entscheidend ist dabei der Zeitpunkt, an dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung ist hierfür nicht zwingend erforderlich. Mahnungen unterbrechen die Verjährungsfrist übrigens nicht. Das lässt sich nur durch gerichtlichen Mahnbescheid erreichen.

Im internationalen Umfeld – zum Beispiel im UN-Kaufrecht – sind Verjährungsfristen nicht eindeutig geregelt. Hier kommt es auf den vereinbarten Gerichtsstand an. Gibt es hierzu keine Regelungen, zählen die Gesetze jenes Landes, zu denen der Vertrag den stärkeren Bezug hat.

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