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Finanzwesen & ControllingGeschäftsleitungGeschäftsleitungFinanzwesen & ControllingGeschäftsleitungFinanzwesen & ControllingFachinformationFachinformationFachinformation - 04.06.19

Klick und ab die Post: Wie Bilder Prozesse beschleunigen

5 Wege, mit Fotos und Videos den digitalen Informationsfluss zu optimieren

Gute Fotos und Videos zu schießen ist heute kinderleicht. Die moderne Digitaltechnik macht’s möglich. Richtig eingesetzt, bieten die neuen Medien an vielen Stellen im Unternehmen hohen Mehrwert. Der ERP-Hersteller proALPHA beschreibt fünf mobile Einsatzszenarien und verrät, worauf besonders zu achten ist.

Abfotografierte Flipcharts und Whiteboards ersetzen inzwischen in vielen Besprechungen den Schriftführer. Mit Smartphone und Tablet sind Bilder in hoher Qualität im Handumdrehen erstellt, verteilt und direkt digital im Dokumenten Management System (DMS) archiviert. Auch Geräte zur mobilen Datenerfassung (MDE) verfügen immer häufiger über eine Kamerafunktion. Für mobil erstellte Fotos oder Videos ergeben sich damit noch viele weitere, lohnende Einsatzmöglichkeiten:

  1. In der Logistik
    Noch während der LKW an der Rampe steht, fällt dem Mitarbeiter im Wareneingang eine beschädigte Verpackung auf. Mit der Kamera in seinem MDE-Gerät oder Smartphone protokolliert er sofort den Mangel. Neben einer ramponierten Kartonage kann er so auch offensichtliche Defekte an der Ware oder falsche Lieferungen festhalten. Retoure und Ersatz lassen sich so umgehend – auch durch Sachbearbeiter im Backoffice – anfordern. Aber auch im Fall einer tadellosen Sendung helfen die schnellen Schnappschüsse: Eine rasch dokumentierte Bestätigung im Wareneingang sorgt für eine schnellere Verbuchung und verkürzt so Durchlaufzeiten.
     
  2. Im Versand
    Unmittelbar bevor die Ware das Haus verlässt, dokumentiert ein schnelles Foto: Die jetzt zu verladenden Produkte sind unversehrt, vollzählig und entsprechen der Bestellung. Sollte die Lieferung am Bestimmungsort unvollständig oder beschädigt ankommen, ist dank des „Beweisfotos“ zweifelsfrei klar: Der Schaden ist während des Transports entstanden. Haftungsstreitigkeiten kommen so erst gar nicht auf.
     
  3. In der Fertigung
    Auch in der Produktion lohnt es sich, bestimmte Fertigungsschritte in Bildern oder Videos festzuhalten. Qualität und Vollständigkeit lassen sich so leichter nachvollziehen. Das audiovisuelle Material liefert zudem die Grundlage für weitere Prozessoptimierung. Ist die Produktion abgeschlossen, kann ein Foto zur Fertigmeldung den Endzustand dokumentieren. Aber nicht nur das: Bilder aus der Fertigung sind auch in der Kundenkommunikation hilfreich. Zum Beispiel zeigen sie dem Kunden, wie weit seine individuelle Beststellung gefertigt ist, und steigern so die Vorfreude auf sein Wunschprodukt.
     
  4. Im Projektmanagement
    In komplexen Projekten, wie im Anlagenbau, helfen Bilder und Videos ebenfalls, den Zustand bestimmter Gewerke aufzunehmen und ihren Fortschritt festzuhalten. Das gilt für einzelne Projektphasen und erst recht für die Inbetriebnahme.

  5. Beim Service
    Servicetechniker im Außendienst stehen unter hohem Druck: Schließlich will der Kunde sein Problem möglichst schnell gelöst haben. Werden Folgearbeiten nötig, lohnt es sich, den aktuellen Zustand mit Text und Bild zu beschreiben. Denn hat der Kollege schon vor dem Einsatz zum Beispiel die Gebrauchsspuren vor Augen, kann er sich gezielter vorbereiten. Natürlich lässt sich mit Vorher-Nachher-Aufnahmen auch die geleistete Wartung besser protokollieren.
     
  6. Einzigartig
    Dubletten blähen nicht nur den Datenbestand unnötig auf. Sie sorgen auch für unnötige Rückfragen. Bleiben sie unentdeckt, kommt es schnell zu Fehlinterpretationen. Zum Beispiel, wenn ein Lieferant mehrere Lieferantennummern hat und dadurch Kennzahlen wie das Vertragsvolumen für Rabattverhandlungen nicht aggregiert werden. Redundante Daten aus einem Bestand herauszufiltern, geht bereits mit Bordmitteln eines Tabellenkalkulationsprogramms. Jedoch schleichen sich so Dubletten immer wieder ein  und die Arbeit beginnt von vorn. Ein automatisierter Data Quality Manager bietet einen nachhaltigeren Weg zu sauberen Daten.
     

Von der digitalen Datei zum digitalen Prozess
Eine digitale Aufnahme allein macht noch keine Digitalisierung. Muss ein Mitarbeiter erst zu einem PC oder Terminal gehen, um Dateien hochzuladen, kostet das wertvolle Prozesszeit. Ebenso wie das Kopieren auf einen PC, sei es über den Austausch einer SD-Karte oder das Anschließen eines USB-Kabels. Umgekehrt gilt: Personen im Backoffice haben alle benötigten Informationen direkt verfügbar, in der digitalen Akte, ohne Rückfragen und nahezu in Echtzeit. Selbst wenn je Vorgang nur Sekunden oder wenige Minuten gewonnen sind: Über einen Tag oder in einer Woche kommen hier schnell mehrere Stunden verschenkte Arbeitszeit zusammen.

Für Unternehmen, die das volle Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen wollen, geht es also nicht nur darum, Fotos möglichst zeitnah zu erstellen. Sie sollten auch darauf achten, dass sie die Bilder direkt vom mobilen Endgerät an nachgelagerte Stellen weitergeben können. Auch muss es möglich sein, die digitalen Medien an die jeweiligen Aufträge oder andere Belege anzuhängen.

Das digitale Plus: Zeitersparnis und Arbeitserleichterung
Die Mitarbeiter ersparen sich damit nicht nur mehrere Arbeitsschritte rund um das Hochladen. Auch die Geschwindigkeit und Transparenz im Prozess als Ganzes steigt. Kollegen können schneller reagieren und nachfolgende Tätigkeiten früher starten. Denn sie haben direkten Zugriff auf den digitalen Beleg inklusive sämtlicher Bilder und Videos – und das im Fall einer integrierten Archivierung mit einem Dokumenten-Management-System noch über Jahre hinweg.

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