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FachinformationFinanzwesen & ControllingIT & OrganisationGeschäftsleitung - 13.10.17

GoBD: Vorsicht Falle bei der ERP-Migration

Ohne die nötigen Nachweise droht eine Aufbewahrungspflicht für alte Hard- und Software

Als Regelwerk für Aufbewahrungsfristen und Archivierungsvorschriften, so kennen die meisten Unternehmen die GoBD – oder, wie sie offiziell heißen, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Was viele nicht wissen: Sie bestimmen auch, was bei einem Systemwechsel beziehungsweise bei einer Auslagerung von Daten aus dem System zu beachten ist.

Vereinfacht ausgedrückt: Unternehmen müssen nachweisen können, dass im Fall einer Migration oder eines Systemwechsels die Daten unverändert übernommen wurden. Dies betrifft sämtliche Stamm-, Bewegungs- und Metadaten. Der Nachweis ist in einer ganzen Reihe von Fällen zu führen: im Falle eines Systemwechsels von einem Hersteller auf einen neuen genauso wie bei einer proALPHA Migration auf die nächst höhere Version. Und: Die Finanzbehörden fordern diese Nachweise auch ein.

100 Prozent transparent

In den GoBD schreibt der Gesetzgeber vor, dass sich die Daten nach einer Migration weder qualitativ noch quantitativ unterscheiden dürfen. Einzige Ausnahme: Datenumwandlungen beim Format, etwa von Zahlen- auf Währungsformat. Diese Datenmanipulation ist jedoch ebenfalls detailliert zu dokumentieren. Zudem müssen Auswertungen von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch nach einer Migration noch reproduzierbar sein. Darunter verstehen die GoBD, dass Analysen in der neuen IT-Umgebung genauso auszuführen sind, als wären sie noch im vorherigen System.

Kann ein Unternehmen diese Bedingungen nicht gewährleisten, muss es das bisherige Produktivsystem inklusive Hard- und Software über die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorhalten. Im Klartext: Unternehmen müssten dann ihre alten Server zehn Jahre funktionsfähig halten.

Drei-Punkte-Strategie für den Releasewechsel

Wie aber können Unternehmen im Fall einer Prüfung nachweisen, dass bei einer Migration von einer Vorgängerversion auf ein neueres Release von proALPHA prüfungsrelevante Daten nicht verändert wurden? proALPHA schlägt hierfür einen dreistufigen Maßnahmenplan vor:

  1. Unmittelbar vor der Migration wird ein vollständiger Export sämtlicher GoBD-relevanter Daten erstellt. proALPHA empfiehlt, diese Exporte im Dokumenten Management System (DMS) des ERP-Systems zu archivieren. Dass dieser Export auch den Erfordernissen nach GoBD entspricht, wurde bereits 2015 von den GoBD-/GDPdU-Experten der Stuttgarter Audicon zertifiziert.
  2. Während des Konvertierens der Daten von einem Releasestand auf einen anderen erstellt proALPHA automatisch Protokolldateien. Diese enthalten alle betroffenen Datenbanktabellen sowie die durchgeführten Formatumwandlungen. Sie erbringen somit den geforderten Nachweis.
  3. Nach Abschluss der Migration ist ein erneuter GoBD-Datenexport durchzuführen. Als Zwilling zum ersten Export belegt er, dass die Daten nicht verändert wurden – weder was die Menge noch die Inhalte angeht. Selbstredend lassen sich in einem neuen Release von proALPHA auch die Daten aus der früheren Version auswerten.

Unternehmen in der Pflicht

Allein der Steuerpflichtige ist für die Einhaltung und Beachtung der GoBD verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum). Aber als ERP-Partner steht proALPHA seinen Kunden von Anfang an umfassend zur Seite. Deshalb betreuen die Consultants nicht nur die eigentliche Migration auf die neue proALPHA Version. Auf Wunsch übernehmen sie auch alle notwendigen Maßnahmen zur Einhaltung der Pflichten gemäß den rechtlichen Vorgaben aus den GoBD.

Timing ist alles

Es genügt nicht, dass „irgendwann“ Datenexporte durchgeführt werden. Entscheidend ist der Zeitpunkt: Sie müssen genau dann passieren, wenn im Altsystem keine Buchungen mehr erfolgen und noch bevor die ersten Buchungen auf dem neuen Systemstand getätigt werden. IT-Verantwortliche, die diese Punkte beherzigen, stellen sicher: Sie sind GoBD-konform und bestens auf die nächste Betriebsprüfung vorbereitet.

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