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FachinformationIT & OrganisationGeschäftsleitung - 08.08.17

Dokumentenmanagement trifft ERP

Sieg über den ewigen Papierkrieg

In der Produktion zieht mit Industrie 4.0 die Zukunft ein. Den begleitenden Informationsfluss managen viele Unternehmen dagegen noch wie Business 2.0: Ihren Alltag bestimmen Aktenschränke, Laufzettel, Lohnscheine. Wie kann ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) helfen, Abläufe wirkungsvoll zu digitalisieren? Da lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

Die Weitergabe nötiger Informationen von Abteilung zu Abteilung sieht in vielen Unternehmen ganz ähnlich aus: Bestellungen und Rechnungen werden als Papierbelege verarbeitet, Mitarbeiter legen Angebote und Verträge als Word oder PDF-Datei auf ihren PCs und verschiedenen Server-Laufwerken ab, diverseste Versionen kursieren per E-Mail. Die meisten IT-Verantwortlichen spielen daher immer wieder mit dem Gedanken, ein DMS einzuführen. So mancher scheut davor zurück, aus Angst, ein weiteres Daten-Silo zu schaffen. Diese Sorge ist nicht ganz unbegründet. Denn wirklich schlagkräftig wird die elektronische Dokumentenverwaltung erst, wenn sie mit anderen Unternehmensanwendungen vernetzt ist, insbesondere dem ERP-System.

Schnelle Suche

Ein DMS kann helfen, die Bearbeitungszeiten täglicher Aufgaben spürbar zu verkürzen. Denn Mitarbeiter verbringen oft viel Zeit damit, die aktuellste Version eines Dokuments zu finden. Laut einer Studie von Kyocera und Statista betrifft dies rund ein Viertel aller Mitarbeiter1. Für 27 Prozent sei es auch schwierig, die richtigen Dokumentenvorlagen zu  finden, so die Studie. Die Frage ist vor allem, wo gesucht werden soll und wie umständlich sich diese Suche gestaltet. Nicht selten müssen Mitarbeiter mehrere Server-Laufwerke durchgehen, bis sie das gewünschte Dokument ausfindig gemacht haben. Sei es, dass die Buchhaltung eine Originalrechnung sucht oder im Service ein Reklamationsschreiben mit dem kürzlich aktualisierten Vertrag abgeglichen werden muss.

Geschickter ist es, wenn Mitarbeiter aus ihrer Arbeitsumgebung direkt auf nötige Unterlagen zugreifen können, also aus dem CRM- oder dem Buchhaltungssystem, aus der Lageranwendung oder dem Projektmanagement-Modul. Das spart nicht nur Suchzeit, sondern auch aufwändige Rückfragen.

Die Informationszentrale: Anschauen, Bearbeiten, Speichern

Ein in ein ERP integriertes DMS darf keine „Schmalspurlösung“ sein. Es muss alles mitbringen, was heute zu einem modernen DMS gehört, insbesondere ein Versionsmanagement. So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter mit der aktuellen Version eines Dokuments arbeiten. Vorgängerversionen können damit eingesehen und Änderungen nachvollzogen werden. Eine Funktionalität, die durch die immer schärfer werdenden Compliance-Vorgaben heute unabdingbar ist.

Ebenfalls ein Muss: eine Integration mit gängigen Office-Suiten. Dabei ist darauf zu achten, dass Dokumente nicht nur angeschaut, sondern auch bearbeitet werden können – die entsprechenden Zugriffsrechte natürlich immer vorausgesetzt. Da Mitarbeiter immer mobiler und in verteilten Teams arbeiten, sollte es möglich sein, Unterlagen von verschiedenen Standorten des Unternehmens zu bearbeiten. Dokumente werden so nicht mehr per E-Mail „durch die Welt“ geschickt. Dies erhöht maßgeblich die Informationssicherheit. Denn Vertrauliches landet nicht mehr aus Versehen bei einem falschen Adressaten.

Unternehmen sollten auch darauf achten, dass ein mit dem ERP integriertes DMS nicht auf Prozesse, die im ERP abgebildet sind, limitiert ist. Ausgestattet mit den nötigen Zugriffssicherungen über ein Rechtemanagement, profitieren alle Abteilungen: das Facility Management kann dort seine Pläne verwalten und die Geschäftsleitung ihre Sitzungsprotokolle geschützt hinterlegen und teilen.

Automatisierte Durchgängigkeit

Dokumente im DMS sind Teil von Geschäftsprozessen. Um eine Aufgabe im Rahmen eines Prozesses zu erfüllen, werden meist zusätzlich strukturierte Daten aus dem ERP benötigt: Dazu gehören zum Beispiel Kundenstammdaten für die Erstellung von Angeboten, Laufzeiten für Garantieansprüche oder Bestelldaten zur Prüfung und Freigabe einer Eingangsrechnung.

Dass sich erst mit integrierten Daten und Dokumenten Geschäftsprozesse wirklich durchgängig abwickeln lassen, zeigt das Beispiel Eingangsrechnungsverarbeitung. Bis zu 90 Prozent Zeitersparnis gegenüber einem „reinen“ Papierprozess sind dabei möglich2. Die Voraussetzung: Sämtliche Arbeitsschritte von Eingang und Prüfung über Freigaben bis hin zu Buchungsvorbereitung und sogar Verbuchung werden weitestmöglich automatisiert. Um die Rechnung auf formelle und sachliche Richtigkeit zu prüfen, muss das System dabei auf Lieferantenstammdaten und Bestelldaten im ERP zugreifen. Im Fall von Unstimmigkeiten werden die zuständigen Mitarbeiter mittels Workflow kontaktiert.

Von Regeln und Workflows gesteuerte Abläufe sorgen dabei nicht nur für mehr Tempo. Sie erhöhen auch die Prozesssicherheit, weil Abläufe standardisiert abgewickelt werden. Dabei ist es entscheidend, dass individuelle Regeln definierbar sind, beispielsweise welcher Rechnungsbetrag welche Freigaben erfordert. Arbeiten auch hier die Regeln und Workflows direkt mit Daten aus dem ERP, gelingt ein spürbarer Produktivitätssprung.

(Rechts)sicher archivieren

Die regelbasierte Steuerung von Content jeder Art – vom Produktfoto bis zur E-Mail – bietet noch einen weiteren Vorteil: Sämtliche Unterlagen lassen sich automatisiert zu einem Projekt bündeln. Dazu gehören insbesondere auch E-Mails. Natürlich sollten Mitarbeiter Dokumente und E-Mails einem Vorgang auch per Drag-and-drop zuordnen können, beispielsweise ein Reklamationsschreiben zu einem Servicefall. Steuerrelevante Unterlagen werden dabei mit den entsprechenden Aufbewahrungsfristen gekennzeichnet.

Ist ein Vorgang abgeschlossen, erlaubt ein DMS eine rechtskonforme und revisionssichere Archivierung. In Verbindung mit einer zuverlässigen Backup-Strategie schützen sich Unternehmen so vor dem Verlust wichtiger, steuerrelevanter Daten. Über die sogenannte COLD-Funktion (Computer Output to Laserdisk) werden nicht nur die Daten, sondern auch alle Metadaten und Schlagwörter übertragen, etwa die Auftrags- oder Debitorennummer. So lassen sich die Informationen im Bedarfsfall sehr schnell wiederfinden. Sind DMS und ERP integriert, lässt sich dieser Ablauf voll automatisieren: Wird ein Vorgang abgeschlossen, kann das ERP-System die automatische Archivierung direkt anstoßen, inklusive aller E-Mails und zugehöriger Unterlagen.

Fazit

Es liegt auf der Hand: Die Verbindung von strukturierten und unstrukturierten Daten zu einem ganzheitlichen Informationsmanagement verbessert den Informationsfluss – und sie macht Unternehmen produktiver. Bleibt die Frage nach der Art der Anbindung von ERP und DMS. Schnittstellen sind wartungsintensiv. Die Kommunikation über Systemgrenzen hinweg lässt sich zwar auch über Workflows bewerkstelligen. Viele Mitarbeiter fühlen sich jedoch schnell von zu vielen Benachrichtigungsemails überfordert oder genervt. Unternehmen, die ihre Digitalisierungsdividende maximieren wollen, kommen daher an einer von Grund auf ins ERP integrierten DMS-Lösung nicht vorbei.

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1 Silicon-Artikel: http://www.silicon.de/41652561/zeitfresser-dokumentensuche-verbesserungsbedarf-in-deutschen-bueros
2 Weitere Vorteile: https://www.proalpha.com/de/proalpha-erp/module/eingangsrechnungsverarbeitung

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