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FachinformationServiceVertrieb & MarketingMobility - 05.06.15

CRM-Integration - Damit Innen- und Außendienst perfekt zusammenspielen

Nahtlose Vertriebsprozesse – auch in der Internetwüste

Das ERP-System offline nutzen? Das geht, wenn man die mobile CRM-Lösung piaX von mobileBlox in proALPHA integriert. Dem Vertriebsaußendienst liegen damit – auch ohne Internetzugang – jederzeit alle Informationen und Dokumente vor, die er vor Ort benötigt. Und der Workflow versorgt den Innendienst mit den anstehenden Aufgaben, sobald das System synchronisiert wird.

Ortstermin in der entstehenden Zuckerfabrik in Usbekistan. Erste Anlageteile sind bereits erfolgreich installiert, nach einigen konstruktionsseitigen Änderungen stehen jetzt weitere Verhandlungen an. Welches Angebot liegt dem Interessenten aktuell vor? Gibt es zwischenzeitlich Zusatzinformationen aus Telefonaten mit dem Vertriebsinnendienst? Welche Lieferscheine wurden ausgefertigt? Wie ist der Status der Reklamation, ist das Ersatzteil schon unterwegs? 

Der Vertriebsaußendienst benötigt zuverlässige Antworten auf solche Fragen, um sich auf seinen Besuch beim Kunden oder Interessenten vorzubereiten. Nur mit aktuellen Hintergrundinformationen kann er das konkrete Anliegen seines Gesprächspartners spezifizieren, zusätzlichen Bedarf aufspüren, ein partnerschaftliches Vertrauensverhältnis zum Kunden aufbauen und pflegen – und den Lead systematisch bis zum erfolgreichen Vertrags- beziehungsweise Projektabschluss entwickeln.

Ein ERP-System mit voll integriertem CRM gibt dem Außendienstmitarbeiter dabei schnell und umfassend Auskunft – sofern er über eine stabile und leistungsfähige Internetverbindung Zugriff hat. Doch darauf ist nicht immer Verlass, weder in Deutschland noch beim Auslandseinsatz in der Weite Zentralasiens. Eine zusätzlich integrierte Offline-Lösung sorgt dafür, dass die notwendigen Kundeninformationen stets griffbereit sind. Und: Sie ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit von Vertriebsinnen- und -außendienst ohne Datenbruch – unabhängig vom verfügbaren Netz.

Elektronischer Aktenkoffer, durchgängige Prozesse, einheitliche Daten

Einen solchen elektronischen Koffer für die Vertriebsakten steht dem Außendienst mit dem mobilen CRM-Modul piaX zur Verfügung. Kern der Datenhaltung ist wie gewohnt das ERP-System: Hier stehen die vertriebsrelevanten Informationen aus dem gesamten Unternehmen zentral zur Verfügung – aus der Kundenhistorie ebenso wie aus der Finanzbuchhaltung oder der Materialwirtschaft. In welchem Umfang und wie aktuell die Informationen beim Synchronisieren für piaX offline verfügbar gemacht werden, legt der Anwender über Filter fest. 

Da piaX sich vollständig in Outlook integrieren lässt, erledigt der Außendienstmitarbeiter seine Aufgaben über die gewohnte Benutzeroberfläche – beispielsweise Kontaktdaten aktualisieren oder einen Gesprächsbericht verfassen. Eine hohe Nutzerakzeptanz ist somit garantiert, und es entsteht kein Schulungsaufwand. Die Basisdaten wie Kontakte, Termine oder Aufgaben kann der Vertriebsmitarbeiter zusätzlich über mobile Endgeräte abrufen und bearbeiten. Sobald er das System synchronisiert, werden alle neu erfassten Informationen zentral im ERP-System abgelegt. Das sichert eine einheitliche Datenhaltung und erspart dem Vertriebsinnendienst das aufwendige Nachpflegen von Kontaktdaten. Dokumente und E-Mails werden über das integrierte Dokumenten-Management-System (DMS) in proALPHA archiviert, was zusätzlich für Transparenz sorgt.

Neu anstehende Aufgaben spielen Workflow-gesteuerte Prozesse in proALPHA dem Innendienst nach der Synchronisation automatisch zu: Produktbroschüren versenden, neue Preisberechnung vornehmen, Angebot erstellen, Wartungstermin vereinbaren ... Auf die entsprechenden Dokumente, Termine und Gesprächsnotizen, die der Innendienst erstellt, kann wiederum der Außendienst über piaX zugreifen. Damit ist ein effizientes Zusammenspiel der gesamten Vertriebsmannschaft ebenso sichergestellt wie der nahtlose Kommunikationsfluss – und ein einheitlicher Informationsstand bei allen Mitarbeitern mit Kundenkontakt.

Informationssicherheit inklusive

Nützlicher Zusatzeffekt des elektronischen Aktenkoffers: Er sorgt für mehr Sicherheit beim Umgang mit sensiblen Kundendaten. Im Gegensatz zur ausgedruckten Kundeninformation für unterwegs sind die Offline-Daten nicht nur aktueller und umfassender, sondern auch per Verschlüsselung vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Die Datenübertragung zwischen Outlook und piaX erfolgt ebenfalls verschlüsselt über den Exchange-Server. Einer vertrauensvollen Kundenbeziehung steht damit wirklich nichts im Wege.

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