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Fachinformation - 14.01.16

Compliance – mit ERP-Software gesetzeskonform arbeiten

Im Namen des Gesetzes

Compliance und ERP - Früher galten Unternehmer als frei, heute ist der Job eher ein Sicherheitsrisiko. Grund hierfür ist der harmlos klingende Begriff „Compliance“. Gemeint sind damit die stetig steigenden Anforderungen, die Gesetzgeber, Geschäftspartner und Kunden an den Mittelstand stellen. Doch statt mit der Regulierungswut zu hadern, sollte man besser offensiv damit umgehen. Für rechtliche Vorschriften, die den kaufmännischen Bereich betreffen, ist ein flexibles ERP-System mit internationaler Ausrichtung ein wichtiges Instrument.

Gesetze gelten nicht nur für Menschen, sondern in immer stärkerem Umfang auch für Unternehmen. Egal ob Rechnungslegung, Sicherheit, Umwelt- oder Datenschutz – ein Ende der Regulierung ist nicht abzusehen. Was also tun? Augen zu und durch? „No risk, no fun“? Vermutlich keine gute Idee, denn eine Missachtung kann prekäre Folgen haben. Die Liste der Grausamkeiten reicht von empfindlichen Strafzahlungen bis zum Reputationsverlust. Hinzu kommt, dass Manager immer häufiger persönlich für eigene Versäumnisse und die ihrer Mitarbeiter haften.

Compliance auf Schritt und Tritt

Da ist es besser, die Unternehmensorganisation rechtzeitig an rechtliche Vorgaben anzupassen – also gleich „Compliance-konform“ zu arbeiten. Das ist jedoch oft leichter gesagt als getan, denn viele Mittelständler haben nicht nur die Gesetzeslage zu beachten. Hinzu kommen zusätzliche Vorschriften ihrer Kunden und Geschäftspartner, die etwa auf Korruptionsvermeidung in der Lieferkette abzielen. Sie stehen also nicht nur unter einem enormen Audit- und Zertifizierungsdruck, sondern werden mit dem Problem „Compliance“ gleich auf mehreren Ebenen konfrontiert.

Wer beispielsweise Geschäftsprozesse in die Cloud auslagert, Daten online speichert oder mobile Endgeräte einsetzt, muss unter anderem den Datenschutz gewährleisten. Besonders umfassend ist das betriebliche Rechnungswesen reguliert: Versuchen Sie einmal zu rekonstruieren, mit wie vielen Gesetzen und Richtlinien allein die Buchhaltung zu kämpfen hat. Erschwerend kommt hinzu, dass viele Vorschriften komplex und interpretationsbedürftig sind.

Ein gutes Beispiel sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Sie regeln unter anderem, wann und in welcher Form steuerrechtlich relevante Daten und Dokumente aufzubewahren sind. Konkrete Handlungsanweisungen sucht man allerdings vergeblich.

Globalisierung potenziert den Aufwand

Die Globalisierung verschärft die Anforderungen. Mit jedem ausländischen Standort steigt auch die Zahl der Regelwerke. Dabei geht es nicht nur um die jeweiligen Landesvorschriften.
Hinzu kommen internationale Rechnungslegungsstandards wie etwa die International Financial Reporting Standards (IFRS), die europäische Bilanzierungsrichtlinie oder die United States Generally Accepted Accounting Principles (US-GAAP).

Der Schlüssel ist das ERP-System

Umso wichtiger ist es, Compliance professionell zu organisieren. Problematisch ist dabei die Bandbreite staatlicher Vorschriften, die zum Beispiel vom Kartellrecht bis zum Umweltschutz reicht. Was den betriebswirtschaftlichen Bereich betrifft, setzt Compliance ein komplettes System voraus, das alle relevanten rechtlichen Anforderungen im kaufmännischen Umfeld berücksichtigt. Die betreffenden Prozesse sind laufend zu überwachen und mit Blick auf die Effizienz ständig zu verbessern. Eine Blaupause, die für alle Unternehmen gleichermaßen gut funktioniert, gibt es dabei nicht. Zu unterschiedlich sind die Rahmenbedingungen und Risikolagen. Zumindest aber sind Verantwortlichkeiten zu benennen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um gesetzliche Vorgaben umzusetzen. 

Funktionierende Kontrollmechanismen gehören ebenso dazu wie möglichst effiziente Compliance-Prozesse. Bandbreite, Tiefe und Sicherheitsbedarf schließen manuelle oder halbmanuelle Verfahren praktisch aus. Stattdessen fällt den vorhandenen Systemen – allen voran der Unternehmenssoftware – die Schlüsselrolle bei der Realisierung der Compliance-Strategie zu. Es kommt also nicht allein darauf an, dass Compliance-konforme Prozesse vorhanden sind, sondern auch darauf, wie effizient und flexibel diese umgesetzt sind. Schließlich kommen ständig neue Vorschriften hinzu.

Die ERP-Lösung proALPHA® erfüllt zahlreiche gesetzliche Anforderungen bereits im Standard. So wurde beispielsweise beim Thema „GoBD“ der akute Handlungsbedarf frühzeitig erkannt. Derzeit ist proALPHA® das einzige ERP-System, das die anspruchsvolle GoBD-Zertifizierung des Audit-Spezialisten Audicon erfolgreich absolvierte.

Für Anwender herrscht damit zumindest aufseiten der IT Rechtssicherheit. Weil Compliance-Anforderungen jedoch oft darüber hinausgehen, erleichtern zusätzliche Funktionen, in- und externe Richtlinien umzusetzen. Drei Beispiele:

 

  • Mit dem „proALPHA Workflow Management“ können Anwender Prozesse individuell gestalten, steuern und automatisieren. Ohne Programmierkenntnisse lassen sich mit einfachen Mitteln Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten, Limits oder besondere Kontrollmaßnahmen wie etwa das Vier-Augen-Prinzip umsetzen. Auf diese Weise können Anwender neue Compliance-Anforderungen mit wenig Aufwand selbst realisieren.
  • Zusätzlich stellt proALPHA weitere integrierte Werkzeuge zur Verfügung, die Unternehmen helfen, den neuen rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden. So unterstützt zum Beispiel der „proALPHA Geschäftsprozessdesigner (GPD)“ Nutzer dabei, die von den GoBD geforderte Verfahrensdokumentation zu erstellen. Zudem gewährleistet das „proALPHA Dokumenten-Management-System (DMS)“ die Revisionssicherheit der Belegablage.
  • Internationale Landesversionen sorgen dafür, dass speziell im Rechnungswesen nach lokalen rechtlichen Standards gearbeitet wird. Das ist gerade für mittelständische Unternehmen hilfreich, da beim internationalen Markteintritt fundierte Fachkenntnisse zur lokalen Rechnungslegung nicht immer vorhanden sind. Landesversionen sorgen dafür, dass von Anfang an Compliance-konform und in einheitlichen Strukturen gearbeitet wird.

Fazit

Bei Compliance-Verstößen handeln die meisten Länder nach dem Null-Toleranz-Prinzip. Um gesetzeskonform zu arbeiten, reicht es jedoch nicht aus, ein internes Regelwerk zu verordnen und per Arbeitsanweisung umzusetzen. Dazu sind die Anforderungen zu hoch und allein manuelle Kontrollen zu riskant. Wirklich effizient sind ausschließlich digital gestützte Prozesse. Im kaufmännischen Umfeld setzt ein ERP-System den passenden Rahmen, der relevante Abläufe vollständig unterstützt und flexibel anpassbar ist. Bei international aktiven Unternehmen sorgen Landesversionen für zusätzliche Sicherheit.

Ja, Compliance kostet Zeit und Geld. Dennoch sollten die zusätzlichen Anforderungen nicht ausschließlich als Kostenfaktor betrachtet werden. Schließlich tragen Compliance-konforme Prozesse erheblich zur eigenen Risikominimierung bei. Mehr noch, sie könnten sogar zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor werden. Denn private und öffentliche Auftraggeber werden ihre Lieferanten künftig wohl noch stärker unter die Lupe nehmen.

Und in Zeiten, in denen sich Produkte und Dienstleistungen immer stärker ähneln, kann ein guter Leumund das berühmte Zünglein an der Waage sein.

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