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Fachinformation - 16.11.15

BI-Werkzeuge - Information auf Knopfdruck

Jeder Geschäftsbereich verfügt heute eher über zu viele als über zu wenige Daten. Für Berichtswesen, visuelle Analysen und Data Mining bietet der Markt eine Fülle von Tools. Entscheidet sich ein Unternehmen für eines oder mehrere dieser Werkzeuge, ist mit einem nicht unerheblichen Integrationsaufwand in die IT-Landschaft zu rechnen. Aber es geht auch einfacher.

BI mit proALPHA ERP: MIS Reporting, Business Cockpit, Analyzer

Bevor sich der Begriff Business Intelligence durchsetzte, sprach man in den 90er Jahren von „Entscheidungsunterstützungssystemen“. Auch wenn sich die Tool-Landschaft seit damals enorm weiterentwickelt hat, verfolgen Mittelständler weiterhin dasselbe Ziel: Sie brauchen relevante Informationen so aufbereitet, dass sie Entscheidungen schnell treffen und umsetzen können. Dies ist nur möglich, wenn die benötigten Daten nicht erst mühsam zusammengestellt und mit Excel aufwendig und leider auch oft fehleranfällig aufbereitet werden müssen. Für schnelle und korrekte Auswertungen bietet proALPHA drei Kernapplikationen, die mit dem ERP-System bereits eng gekoppelt sind. Damit entfallen die Kosten für die Integration. Und Anpassungen, die im Rahmen des Customizing vorgenommen werden, gehen auch bei späteren Updates nicht verloren.

Controlling auf Knopfdruck dank MIS

Bei den Mitarbeiter- und -Management-Informationssystemen (MIS) ist der Name Programm. Die Softwarelösungen liefern auf Knopfdruck wesentliche Basisinformationen – standardisiert und kontinuierlich. Aus dem MIS rufen Geschäftsführung,  Abteilungsleiter oder Sachbearbeiter Statistiken und Berichte ab, die sie laufend benötigen.
Typische Anwendungsbeispiele sind der Monatsbericht, Tagesumsätze, Verkaufszahlen eines Teils oder der Stand der Auslandsforderungen. Sie alle basieren auf vordefinierten Fragestellungen. Seine Ergebnisse liefert das MIS in der Regel in Tabellenform. Es bietet aber auch bereits einfache Visualisierungsmöglichkeiten wie die beliebten Balken- oder Tortendiagramme. Grundlage für die Auswertungen des zentralen MIS-Moduls von proALPHA bilden sämtliche Daten aus dem ERP-System. Sie werden entsprechend der Definition eines Berichts verdichtet und ausgegeben. Darüber hinaus verfügt jedes Modul von proALPHA noch über ein integriertes MIS für das modulspezifische Reporting.

Visuelle Analyse für jedermann

Weil ein Bild mehr als die sprichwörtlichen 1000 Worte sagt, kommen heute vermehrt Werkzeuge für die interaktive, visuelle Analyse zum Einsatz. Denn allzu oft zieht ein statischer Bericht aus dem MIS eine Vielzahl an weiteren Fragen nach sich. Und deren Beantwortung wirft neue Fragen auf. Mit den Guided Analytics des proALPHA Business Cockpit können Management und Fachbereichsverantwortliche ihre Daten von jedem Standort aus selbst auswerten.

Sie sehen mehrere Grafiken parallel und gehen Fragen zu Kennzahlen interaktiv mittels Drill-down nach. Dabei sind sie nicht auf die Daten in proALPHA limitiert, sondern können zusätzliche Datenquellen einbinden. Über Filterfunktionen spüren Sachbearbeiter und Experten eines Fachbereichs Ausreißern und Trends nach. Diese lassen sich in den eingängigen und interaktiven Grafiken besonders leicht erkennen. Das interaktive Business Cockpit bietet eine weit über das MIS hinausgehende Flexibilität und ist gerade deshalb eine ideale Grundlage, um Entscheidungen zu unterstützen.

Besonders häufig kommt das mobil verfügbare Business Cockpit im Vertrieb zum Einsatz. Aber auch Produktion, Finanzen, Einkauf oder Projektmanagement nutzen das Tool zunehmend standortunabhängig über mobile Endgeräte. Sie haben damit jederzeit Zugriff auf entscheidungsrelevante Daten. proALPHA bietet für den praktischen Schnelleinstieg in die Welt der interaktiven Analyse vordefinierte Cockpits für Produktion, Logistik, Vertrieb, Finanzwesen, CRM und Kostenrechnung; weitere sind in Planung.

Big-Data Analysen ad hoc

Wenn es um komplexe Fragestellungen geht, etwa warum ein Produkt einen gewünschten Deckungsbeitrag nicht erreicht, sind Details gefordert. Diese Art von Aufgaben lässt sich nicht mehr mit vordefinierten Analysen beantworten.  

Controller und Spezialisten aus den Fachbereichen benötigen dafür ein Tool, mit dem sie viele, möglichst alle Daten auf einen Blick sehen und diese für Auswertungen beliebig kombinieren können. Dies bietet das leistungsstarke Selektions- und Data-Mining-Tool proALPHA Analyzer. Ein wesentliches Plus: Die Anwender benötigen keinerlei Programmierkenntnisse.

Weil sich damit in großen Datenmengen Zusammenhänge aufspüren lassen, wird es auch in der Kriminalistik zur Mustererkennung genutzt. Zu den nahezu unbegrenzten Analyse- und Einsatzmöglichkeiten gehört auch die Verbesserung der Datenqualität: Mit dem Analyzer kommen Anwender unvollständigen oder fehlerhaften Stamm- und Bewegungsdaten auf die Spur.

Nahtlose Integration

Wie viele BI-Tools ein Unternehmen benötigt, ist pauschal nicht zu beantworten, denn: Welches Tool für welchen Anwendungsfall das richtige ist, hängt von der Aufgabenstellung, den gewünschten Darstellungsformen und auch dem nötigen Aggregationsgrad der Daten ab. Wesentlich ist allerdings eine tiefgreifende Integration mit dem ERP-System. 
Für eine Auswertung müssen relevanten Daten so vorliegen, dass sowohl Standard- als auch Ad-hoc-Abfragen möglich sind. Weil die ERP-Komplettlösung proALPHA mit einer einzigen Datenbasis arbeitet, sind hier mandanten-, abteilungs- und modulübergreifende Analysen mühelos machbar. Damit sorgen Unternehmen für fundierte, einheitliche Entscheidungsgrundlagen.

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