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Digitalisierung made in Sauerland: KEUCO über die Schulter geschaut

Wer sich mit der Auswahl eines ERP-Systems befasst, hat viele Fragen. Manche lassen sich in Gesprächen beantworten, andere nur aus der praktischen Erfahrung. Die proALPHA Praxistage bieten dafür die ideale Plattform. Interessenten erhalten Einblicke aus erster Hand, wie Unternehmen ihre Abläufe digitalisieren. Außerdem erleben die Teilnehmer proALPHA ERP direkt im Live-Einsatz. So auch jüngst bei KEUCO im Sauerland.

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Videorückblick: Praxistag Bausch + Ströbel

Die Besucher des Praxistages in Hemer wollten es ganz genau wissen: Was leistet proALPHA in Sachen „Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung“ und „Produktkonfiguration“? Der voll besetzte Konferenzraum im stylischen Design Forum des Badezimmerausstatters KEUCO ließ ahnen: Digitalisierungsthemen brennen vielen Unternehmen unter den Nägeln.

Die Teilnehmer nutzten die Gelegenheit des Praxistages, ihre Fragen loszuwerden und Best-Practice-Wissen zu sammeln. Da waren sie bei KEUCO genau richtig. Der Premium-Hersteller von Badmöbeln, Armaturen und Accessoires legt viel Wert auf Qualität, Ergonomie und Funktionalität: bei seinen Produkten – und in der IT. 

„Arbeitspläne aus der Produktkonfiguration, das geht?“

Karsten Huneke, verantwortlich für den Produktkonfigurator beim KEUCO Tochterunternehmen Ludewig, erklärte, wie der Zulieferer für die Küchenmöbelindustrie seine Prozesse und Variantenvielfalt durchgängig digital abbildet. Ganz zum Staunen einiger Teilnehmer. „Interessant, dass der Produktkonfigurator im Hintergrund Stückliste und Arbeitsgänge automatisch erzeugt. Das heißt: Ich habe keinen Zwischenschritt zu einem Bearbeiter in der Technik. Niemand muss aktiv werden oder etwas erzeugen“, kommentierte ein Besucher.  

Völlig digital, vom Kundenauftrag bis zum Arbeitsplan

Karsten Huneke zeigte am Beispiel eines Glaslamellenschranks Schritt für Schritt den automatisierten Durchlauf einer Bestellung. So ordern namhafte Küchenhersteller bei Ludewig Produkte in beliebigen Dimensionen. Jeder Kunde hat seine eigenen Dekore im Programm. Hinzu kommen die Ausstattungsdetails, wie Beleuchtungen, Glasvarianten, Befestigungstechnik oder länderspezifische Steckdosen. Es entsteht ein individueller Schrank ganz nach Kundenwunsch in Losgröße 1. Der proALPHA Produktkonfigurator generiert das gewünschte Endprodukt und erstellt die nötige Kalkulation, Stücklisten und Arbeitspläne. Durchschnittlich fünf Tage nach Auftragseingang verlässt der fertige Schrank das Betriebsgelände des Ludewig-Werks in Bünde. Weil Ludewig die Schränke in Kommission liefert, erhalten die Händler die Ware fix und fertig verpackt zur weiteren Auslieferung an ihre Kunden, bedruckt mit kundenindividuellen Etiketten. 

EDI: „Der Kunde ist König“

Alle gewünschten Varianten und Ausstattungsdetails lassen sich im Produktkonfigurator manuell erfassen. Die KEUCO Tochter erhält allerdings die meisten Aufträge im EDI-Format, genauer gesagt in verschiedenen EDI-Formaten, je nach Kundenwunsch. Die ankommenden Auftragsdaten werden durch den proALPHA ESB aufbereitet und in den Konfigurator eingelesen und verarbeitet. Das Ergebnis: ein automatisch erzeugter Fertigungsauftrag mit passender Stückliste und Arbeitsplan. Voraussetzung dafür, so Karsten Huneke, sei eine hohe Flexibilität im Management der Stammdaten. Diese erreicht man durch das Anlegen von Sach- und Variantenmerkmalen, die sich in proALPHA ERP frei definieren sowie als Standardwerte eines Auftrags bereits vorbelegen lassen. Final prüft das Regelwerk im Konfigurator die eingegebene Variante auf technische Machbarkeit. „Wir erhalten fixe Vorgaben und können mit validen Daten planen und arbeiten. Das verschafft uns eine hohe Betriebssicherheit“, erklärte Huneke. 

Die Digitalisierung hat in der Unternehmensgruppe nicht nur in der Produktion Einzug gehalten. Auch die Bearbeitung von Eingangsrechnungen wurde maßgeblich automatisiert. Gleich zu Beginn des Vortrages kam die Frage nach dem Umgang mit den Originalrechnungen auf. Martin Kayser, Leiter IT der KEUCO GmbH & Co., verriet: „Wir heben die Originalbelege für zwei bis drei Monate in Kisten auf. Im Anschluss werden sie vernichtet. Das ist vom Wirtschaftsprüfer abgenommen.“ 

Schneller zahlen zahlt sich aus

Die eingescannte Rechnung durchläuft vollautomatisch mehrere Stationen bis zur Ablage im proALPHA DMS-Archiv. So gelang es KEUCO, die Durchlaufzeit von der Rechnungserfassung bis zur Zahlungsfreigabe von 14 auf vier Tage zu reduzieren. Und hier ist Zeit bares Geld. Martin Kayser bekräftigte: „Wenn Sie den Durchlauf minimiert haben, lässt sich effizient ein Skontovorteil nutzen!“ Grundvoraussetzung: so viel automatisieren wie möglich. Die auf einer Rechnung aufgeführten Daten und Posten werden ohne manuellen Zwischenschritt beim Scannen erfasst, per OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen und weiterverarbeitet. „Und das geht wirklich lieferantenspezifisch? Da jeder Lieferant sein eigenes Beleglayout hat“, wollte ein Teilnehmer wissen. Martin Kayser bestätigte, dass dies gut funktioniert. 44 Prozent aller Rechnungen werden heute bereits vollautomatisiert verarbeitet und dunkel verbucht. Ohne zeitraubendes Abtippen, Verteilen und Kontieren.

Workflows machen Tempo

Klärungsbedürftige Rechnungen werden mittels proALPHA Workflow den kosten- und zeichnungsverantwortlichen Mitarbeitern zugestellt. Der in proALPHA integrierte Workflow informiert die Mitarbeiter zudem per E-Mail, dass Eingangsrechnungen zur Prüfung und Freigabe vorliegen. Besonders für Mitarbeiter im Außendienst ein großer Vorteil. Nach der Prüfung informiert der Workflow das Team der Buchhaltung über das Ergebnis. Anschließend wird der Workflow mit Status dauerhaft archiviert. Damit laufen die Prozesse in der Buchhaltung nicht nur schneller, sie sind transparent und nachvollziehbar. Der Einsatz der OCR reduziert zudem Tippfehler auf ein Mindestmaß. Für die Teilnehmer des Praxistages hat sich der Besuch bei KEUCO gelohnt: „Wir haben viele wertvolle Anregungen mitgenommen“, fasst ein Besucher zusammen. Dabei ging es nicht ausschließlich um die Frage, ob proALPHA das richtige ERP-System ist. Vielmehr konnte man sehen, wie fortschrittlich der deutsche Mittelstand die Digitalisierung in Angriff nimmt. 

proALPHA@work - ERP-Praxistage

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