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VC999 Verpackungssysteme AG

proALPHA: Einführung hat Methode

Seit Anfang 2016 setzt der Schweizer Verpackungsspezialist VC999 auf die ERP-Komplettlösung proALPHA. In der Firmenzentrale, einem Schweizer Produktionsbetrieb und einem deutschen Tochterunternehmen bereits eingeführt, wird proALPHA sukzessive weiter ausgerollt. Die Projektphasen – bestehend aus Evaluation, Umsetzung, Schulungen, Testphasen, Start und Rollout – waren klassisch angesetzt und basierten auf einem standardisierten Einführungsprozess. Der Vorteil: VC999 profitierte von klar definierten Phasen und Projektvorgängen.

Der Name VC999 steht für „Vacuum Capacity 99,9 %“. Das ist der maximale Wert, der bei Vakuumverpackungen von Lebensmitteln erreicht werden kann. Der Wert im Firmennamen ist für das Schweizer Familienunternehmen verpflichtend: Er steht für höchste Leistung und Qualität der hergestellten Maschinen. Und für Erfolg: Denn die VC999 Verpackungssysteme AG expandiert stetig. Mittlerweile existieren weltweit fast ein Dutzend Vertriebsgesellschaften, weshalb durchgängige Werteflüsse und ein kundenorientiertes Servicemanagement bedeutend sind.

Logo: VC999

Branche:

Standorte: Hauptsitz: Schweiz; Vertriebsgesellschaften: Deutschland, Belgien, Kolumbien, Kanada, Mexiko, USA, Österreich; Entwicklungs- und Produktionsstandorte: Schweiz, Deutschland, USA

Produkte: Vakuumverpackungssysteme, Verpackungsmaterial, Service und Unterhalt, Beratung

Mitarbeiter: 215 (2017)

www.vc999.ch

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Highlights

  • Klare Einführungsmethodik mit definierten Phasen und Projektvorgängen/-aufgaben
  • Sicherung von Akzeptanz, Transparenz und Projekterfolg durch paritätisch besetzte Projektorganisation (Lenkungsausschuss, Projektleiter, Key User)
  • proALPHA Standardprozessmodelle als ideale Best-Practice-Vorlagen
  • Einfache Modellierung und Optimierung der Abläufe mit dem Geschäftsprozessdesigner (GPD)
  • Reibungslose Einführungsphasen und Livestarts
ERP-Anwenderbericht: VC999 - Verpackungsmaschine

Durchgängige Prozesse abgebildet: auch für 4.000 Serviceeinsätze

Die Luft war raus aus den alten Systemen, die VC999 für Vertrieb, Produktion und Service im Einsatz hatte. Diese konnten die drei Unternehmensbereiche – die Herstellung und den Vertrieb von Verpackungsmaschinen, den Handel mit Verpackungsmaterialien und das wichtige Servicegeschäft – nicht mehr richtig abdecken.

Mit proALPHA hat VC999 eine Lösung eingeführt, die alle Unternehmensbereiche und -prozesse durchgängig abbildet. Seit Jahresbeginn 2016 steuert das Familienunternehmen damit beispielsweise die 4.000 Serviceeinsätze, die es aufgrund einer installierten Basis von 7.000 Maschinen allein in der Schweiz pro Jahr zu bewältigen hat.

Rollout-Strategie: erst die Mutter, dann die Töchter

Eingeführt hat VC999 proALPHA zuerst in der Firmenzentrale in Herisau, weil diese innerhalb der Firmengruppe den höchsten Komplexitätsgrad aufweist. Deshalb, und um die Einführung zu entzerren, hat das Unternehmen zuerst die Kernanwendungen implementiert: von Vertrieb und Einkauf über Materialwirtschaft und Produktion bis hin zu Service, Finanzwesen und Kostenrechnung. Danach folgten Zusatzfunktionen wie Business Intelligence (BI) und die CAD-Integration.

„Die Vorgabe dabei war, von Anfang an einen hohen Nutzen zu generieren und alle Prozesse in Form von Templates sauber aufzusetzen. Bewähren sich die Prozesse in der Zentrale, lassen sie sich anschließend guten Gewissens und je nach Bedarf in den Tochtergesellschaften ausrollen. Diese Rollout-Strategie ging auf. Wie in der Zentrale verlief auch die Einführung in der ersten Tochtergesellschaft in Deutschland erfolgreich, wobei dort als niedergelassene Vertriebseinheit der Fokus auf den Verkaufs- und Serviceprozessen lag.

Konzeptphase: alle Prozesse unter die Lupegenommen

Bei der Einführung kam VC999 auch die intensive Vorarbeit zugute: So wurde im Vorfeld genau analysiert, welche Standardprozesse von proALPHA übernommen und welche branchenbedingt angepasst werden sollen. Dabei vertritt VC999 grundsätzlich den Standpunkt, wo immer möglich die Standardprozesse von proALPHA zu nutzen. Diese Best Practices beruhen auf der Erfahrung von einigen Hundert Firmen. Da viele Abläufe abteilungsübergreifend zusammenhängen, etwa der Verkaufs- und der Serviceprozess, nahm VC999 sämtliche Vorgänge unter die Lupe. Auch die, die für die ersten Livestarts gar nicht vorgesehen waren. Der Grund: VC999 wollte das „Big Picture“ haben, um genau zu wissen, was auf das Unternehmen zukommt und wie die Prozesslandschaft und das ERP-System später aussehen werden.

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„Sowohl die Berater von proALPHA als auch das Einführungskonzept haben uns überzeugt und enorm geholfen.“

Peter Schmollinger, Chief Operating Officer (COO), VC999

Prozessdesigner leistet ganze Arbeit

Modelliert und abgebildet wurden die Organisationsstrukturen und Prozesse mithilfe des proALPHA Geschäftsprozessdesigners (GPD). Damit kann VC999 die Prozesse und Strukturen einfach und verständlich darstellen. Darüber hinaus lassen sich Zusammenhänge zwischen den Unternehmensprozessen aufzeigen. Bei der Konzeption der Sollprozesse erwiesen sich die Standardprozessmodelle in proALPHA als gute Vorlage und damit als äußerst nützlich. Sowohl in der Firmenzentrale als auch in der deutschen Tochtergesellschaft funktionierten bei den Livestarts alle geschäftskritischen Prozesse vom Start weg einwandfrei.

„Wir hatten nicht einen Ausfall zu verzeichnen. Unsere Kunden haben von der Umstellung überhaupt nichts mitbekommen“, konstatiert Peter Schmollinger, Chief Operating Officer (COO) bei VC999.

Projektteams paritätisch besetzt

Die Projektteams sind entscheidend für den Erfolg: Deshalb war bei VC999 jedes Führungsgremium im Projekt nahezu paritätisch besetzt. Dadurch ist sichergestellt, dass ein ERP-Projekt die nötige Akzeptanz, Transparenz und das erforderliche Gewicht bekommt – auf beiden Seiten. So stand dem Lenkungsausschuss neben dem Geschäftsführer von VC999 auch ein Geschäftsführer von proALPHA vor. Zusammen mit den anderen Mitgliedern des Ausschusses – dem IT-Leiter, dem Finanzleiter und COO Peter Schmollinger – gaben sie die strategischen Projektziele vor und trafen wesentliche Entscheidungen. Die Projektleitung bestand ebenfalls aus einem Tandem: aus COO Peter Schmollinger und einem Projektverantwortlichen von proALPHA.

„proALPHA stand uns mit einem unglaublich großen Prozesswissen zur Seite. Wir haben sofort gespürt, dass die Berater aufgrund ihrer Erfahrung Abläufe wie die unsrigen aus dem Effeff kennen. Das war eine große Hilfe“, fasst Peter Schmollinger zusammen. „Wertvolle Impulse kamen aber auch aus unserem eigenen Haus durch das Key-User-Team, das sich aus Mitarbeitern der Unternehmensbereiche zusammensetzt. Ihre Aufgabe: die Prozesse zu bewerten und diese gut ausführbar und erfolgreich umzusetzen.“

Gute Erfahrung hat VC999 mit der besonderen Auswahl der Key User gemacht. So wurden dafür nicht die Bereichsleiter ausgewählt, sondern in der Regel deren Stellvertreter. Peter Schmollinger erläutert: „Die Bereichsleiter sind sehr stark eingespannt. Die Stellvertreter haben das Quäntchen mehr Zeit, das für den Projekterfolg entscheidend sein kann.“ Darüber hinaus falle es diesen leichter, die Prozesse einerseits objektiv zu beurteilen und andererseits kreativ zu verbessern, weil sie in der Regel nicht schon Jahrzehnte im Unternehmen seien. „Das hat hervorragend funktioniert“, sagt Peter Schmollinger, „insbesondere in Anbetracht dessen, dass die Mitarbeiter sich zusätzlich zum Tagesgeschäft engagierten.“

Automatisierte Logistik ist effizient und transparent

Die Einführung von proALPHA ist ein Erfolg. VC999 hat damit die Prozesse und Werteflüsse durchgängig gestaltet: In der Zentrale startete es mit den werteflussrelevanten Modulen im Januar 2016, in der deutschen Tochtergesellschaft im Juni desselben Jahres.

Bei der Einführung setzt das Familienunternehmen auf das überzeugende Konzept von proALPHA. Auf eine klare Evaluationsphase folgte bei den ersten beiden Rollouts eine ebensolche Umsetzung. Überhaupt empfindet Peter Schmollinger die Betreuung durch die Berater von proALPHA als außerordentlich kompetent und hebt dabei deren Prozesskenntnis hervor. Zwei kleinere Verbesserungsvorschläge hat er allerdings: So will er in Zukunft die Mitarbeiter etwas intensiver und nachhaltiger schulen, um die Spannung über das Projektende hinaus hochzuhalten. Außerdem plant er, die Integrationstests vor die Schulung der Mitarbeiter zu legen, damit diese an einem voll lauffähigen System stattfinden können.

„Ansonsten war die klassische Einführung die richtige für uns, weil sie sich bereits vielfach bewährt hat“, resümiert Peter Schmollinger. „Wir Schweizer müssen eben nicht alles erfinden.“

ERP-Anwenderbericht: VC999 - Verpackungsmaschine i-series

Die Zahlen sprechen für proALPHA

Hinter einer hervorragenden ERP-Branchenlösung steht ein starkes Unternehmen: Die proALPHA Gruppe überzeugt durch Innovationskraft, Anwender­zufriedenheit und Kundennähe – in Deutschland und weltweit.

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