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Zeutschel GmbH

Eine neue Form des Steuerns

Unter dem Motto „Die Zukunft der Vergangenheit“ leistet die Zeutschel GmbH mit ihren Scan- und Mikrofilmsystemen seit mehr als 50 Jahren einen zentralen Beitrag zur Digitalisierung und Langzeitarchivierung wertvoller Dokumente. Im Bibliotheks- und Archivwesen, aber auch in Industrie-Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung, kommen Zeutschel-Systeme zum Einsatz. Das in Tübingen ansässige Unternehmen ist Weltmarktführer bei Buchscannern und Trendsetter im Bereich Mikrofilmkameras und Mikrofilmscanner. Dabei sind alle Produkte „Made in Germany“: Die komplette Fertigung und die gesamten Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten finden am Firmensitz in Tübingen-Hirschau statt. Mit der Einführung von proALPHA hat sich das Elektrotechnikunternehmen zu neuen Ufern aufgemacht und die Prozesse optimiert.

Die schwäbische Firma Zeutschel wirbt mit dem Slogan: „Eine neue Form des Scannens“. Ein hehrer Anspruch mit fast schon epochalen Zügen – der jedoch gerechtfertigt ist. Denn das Unternehmen genießt im Bereich des Kulturgutschutzes einen überaus guten Ruf. Werden die Scansysteme doch vielfach für die Erhaltung von alten Büchern und Schriften verwendet.

Seit mehr als 50 Jahren entwickelt, produziert und vertreibt Zeutschel am Standort Tübingen Aufsichtsscanner, Kopiersysteme, Mikrofilmsysteme, Mikrofilmscanner und Softwarelösungen. 80 Prozent des Umsatzes erzielt der Marktführer im Ausland, die Produkte sind weltweit in renommierten Archiven, Bibliotheken und Universitäten sowie in Vermessungsämtern und Dienstleistungsunternehmen im Einsatz.

Stolz ist man in Tübingen vor allem auf die Innovationskraft. IT-Leiter Tobias Beck: „Unsere Produkte verbinden Produktivität, Effizienz, Ergonomie und höchste Bildqualität. Sie erleichtern unseren Kunden die Arbeit.“ Das gleiche wollte Zeutschel für sich selbst in Anspruch nehmen. „Unsere Prozesse waren nicht durchgehend automatisiert. Es gab Medienbrüche und manuell ausgeführte Aufgaben, die uns zu viel Zeit kosteten.“ Der Wechsel von einem Warenwirtschaftssystem auf die ERP-Komplettlösung proALPHA änderte dies.

Logo: Zeutschel

Branche:

Standorte: Deutschland

Produkte: Aufsichtsscanner, Kopiersysteme, Mikrofilmsysteme, Mikrofilmscanner und Softwarelösungen zur Digitalisierung & Archivierung

Umsatz: 11 Mio. Euro (2014)

Mitarbeiter: 65

www.zeutschel.de

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Highlights

  • ERP-Komplettlösung zur durchgängigen Automatisierung aller Prozesse
  • Abschaffung von Medienbrüchen und manuell auszuführenden Aufgaben
  • Mehr Effizienz im Vertrieb mit einheitlichen Abläufen und standardisierten Angeboten
  • Rechtskonforme Ablage des Schriftverkehrs durch strukturierte E-Mail- Archivierung
  • Durchgängige Transparenz und umfassende Auswertungsmöglichkeiten auf Geschäftsführungs- und Produktionsebene
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Absatzsprung abfedern

Außer der Lohn-, Anlagen- und Finanzbuchhaltung, die in Teilen per DATEV-Schnittstelle an einen Steuerberater übergeben wird, deckt Zeutschel mit proALPHA alle Unternehmensbereiche ab. Dies ist auch insofern von Bedeutung, da das Unternehmen mit der jüngsten Buchscanner-Linie – bestehend aus handlicheren Kompaktgeräten für den Bürobedarf – seine Produkte nicht mehr nur über Händler, sondern auch direkt vertreibt. Das erhöht das Geschäftsvolumen von bisher knapp 60 verkauften großformatigen Scansystemen auf jährlich über 1.000 Einheiten und lässt Zeutschel von einem Kleinserien- zu einem Serienfertiger werden. „Diesen Sprung mussten wir erst einmal abfedern“, sagt Beck. „Ohne eine Software, die uns betriebswirtschaftlich wie auch fertigungs- und planungstechnisch unterstützt, hätte das nicht funktioniert.“

Zu Beginn überführte Zeutschel die klassischen Prozesse wie Einkauf, Materialwirtschaft, Produktionsplanung und Auftragsbearbeitung. Danach machte sich das Unternehmen zusammen mit proALPHA an neue Abläufe und Funktionen. Schließlich hatte Zeutschel bis dahin kaum Erfahrung mit einem Projekt dieser Größenordnung. Die alte Software war knapp 30 Jahre im Einsatz. Nach sechs Monaten waren die Vorbereitungen abgeschlossen. Bereits einen Tag nach dem Produktivstart der Software ließen sich alle Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen ohne Verzug bearbeiten.

Seitdem profitiert auch der Vertrieb von einheitlichen Abläufen und standardisierten Angeboten. Kontakthistorie und Vertriebsaktionen sind über das Vertriebs-Informations-System (VIS) zentral abrufbar und liegen lückenlos vor, nicht mehr verstreut wie vorher. Früher erschwerte die Abwesenheit von Mitarbeitern oftmals den Zugang zu wichtigen Informationen. Die Bearbeitung der Vorgänge regelt ein Workflow. Statusmeldungen, Aufgaben oder Forecasts sind so für jeden leicht zu erkennen, auch auf Produktionsebene, wo Zeutschel die Betriebsdaten (BDE) erfasst und anschließend in proALPHA „überspielt“. Das Dokumentenmanagement- System verwaltet alle Arten von Dokumenten und Belegen, die sich scannen, ablegen und Vorgängen zuordnen lassen.

„Alle Prozesse und Abläufe sind heute transparent und valide. Wir haben an Struktur, Transparenz und Effizienz gewonnen.“

Tobias Beck, IT-Leiter, Zeutschel GmbH

Zuverlässige Daten und Selektionen – auch für das Statistische Landesamt

Wenn sämtliche Vorgänge und Projekte aus den Unternehmensbereichen in einem System vorliegen, lassen sich diese zum einen relativ einfach und zum anderen anhand von unterschiedlichen Kriterien auswerten. „Wir haben wesentlich mehr Selektionsmöglichkeiten als früher“, beschreibt Beck einen Vorteil. Bauchgefühl oder Schätzungen gehören nunmehr der Vergangenheit an. Seit der ERP-Unterstützung beruhe jede Prognose, jeder Forecast auf zuverlässigem Zahlenmaterial. Hinzu kommt eine Zeitersparnis: So braucht Zeutschel für monatliche Produktionserhebungen, die das Unternehmen wie viele andere an das Statistische Landesamt abgeben muss, gerade mal eine Viertelstunde. Früher brauchte ein Mitarbeiter hierfür etwa einen Tag, bis er die geforderten Absatz-, Umsatz-, Auftragsstatistiken und Stücklisten zusammengestellt hatte. Auch im Marketing gehen Aktionen und Mailings deutlich schneller von der Hand und sind darüber hinaus zielgerichteter. „Alle Prozesse und Abläufe sind heute transparent und valide“, freut sich Beck. Dies schließt auch den E-Mail-Verkehr ein.

E-Mail-Historie sichtbar

In Verbindung mit dem in proALPHA integrierten Dokumentenmanagement-System nutzt das Unternehmen heute eine automatische E-Mail-Archivierung und installierte dadurch eine rechtskonforme und für jeden nachvollziehbare Ablageform. „Heute läuft der Großteil des Schriftverkehrs doch elektronisch ab. Wenn wir Aufträge oder Bestellungen schon per E-Mail verschicken, sollten wir diese auch gleich den Vorgängen zuordnen und automatisiert ablegen“, erläutert Beck. Dadurch sparten sich die Mitarbeiter zum einen aufwändig manuelle Arbeitsschritte. Zum anderen sei der Schriftverkehr zu jedem Vorgang zu jeder Zeit einsehbar, ein Speichern der E-Mails nach Gutdünken gebe es nun nicht mehr. Ruft ein Mitarbeiter zum Beispiel eine Bestellung auf, sieht er neben dem Formular auch alle dazugehörenden E-Mails, rollenbasiert versteht sich, denn es gilt, die Datensicherheit einzuhalten. Nur Mitarbeiter der gleichen Abteilung dürfen daher die E-Mail-Historie einsehen. Eine abteilungsübergreifende Einsicht ist nicht erlaubt. Durch eine schriftliche Vereinbarung zur Internet- und E-Mail-Nutzung wurden die notwendigen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen von vorneherein geschaffen. E-Mails der Geschäftsleitung werden archiviert, jedoch keinen Vorgängen zugeordnet, es sei denn, dies wird von dieser explizit gewünscht.

Auch zur Nachverfolgung laufender Vorgänge lasse sich die Mail-Archivierung hervorragend nutzen. Werden beim E-Mail-Versand sogenannte Lesebestätigungen angefordert, so werden diese ebenfalls automatisch archiviert. Daran lässt sich zum Beispiel erkennen, ob eine Bestellung entsprechend bearbeitet wurde oder nicht. Ähnliche Vorteile bringt das System dem Kundenservice. Dort werden den E-Mails je nach Anfrage dezidierte Bearbeitungsschritte zugeordnet und deren Einhaltung durch entsprechende Wiedervorlagen unterstützt, was die Abläufe beschleunigt und die Reaktionszeiten verkürzt. Eine Zeitersparnis, die das Unternehmen im Sinn des Kunden gern mitnimmt.

Von der „Hand am Arm“ zu effizienter Struktur

Wenn Beck das Projekt kurz beschreiben soll, fasst er es wie folgt zusammen: „Teilweise haben wir natürlich etwas an Flexibilität eingebüßt, weil jetzt vieles vorgegeben ist. Kreativer Spielraum, wie er die ehemals individuellen Auswertungen und Abläufe nennt, sei nun nur noch bedingt vorhanden. „Auf der anderen Seite haben wir in deutlich größerem Umfang an Struktur, Transparenz und Effizienz gewonnen – vom Einkauf bis hin zum Vertrieb.“ Es bestehe für ihn kein Zweifel, dass die Einführung der Software das Unternehmen nach vorne gebracht habe.

Die Zahlen sprechen für proALPHA

Hinter einer hervorragenden ERP-Branchenlösung steht ein starkes Unternehmen: Die proALPHA Gruppe überzeugt durch Innovationskraft, Anwender­zufriedenheit und Kundennähe – in Deutschland und weltweit.

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