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Otto Martin Maschinenbau GmbH & CO. KG

Raus aus dem Software-Dschungel

Qualität made in Germany: Was 1922 mit einfachen, soliden Maschinen durch Firmengründer Otto Martin begann, wurde während der darauf folgenden neun Jahrzehnte kontinuierlich zum Maßstab für Qualität und Funktionalität in der Branche. Zahlreiche Innovationen, Auszeichnungen und Patente gehen auf das Konto des Allgäuer Traditionsunternehmens Otto Martin Maschinenbau GmbH & Co. KG. Dafür ist der Maschinenbauer bereit, einiges in seinen Maschinenpark zu investieren. Und nicht nur in diesen. Denn er erneuerte auch seine Softwarelandschaft. Seit 2012 setzt Otto Martin auf die ERP-Komplettlösung proALPHA zur Unterstützung aller Prozesse im Unternehmen.

Technologisch gesehen ist die Otto Martin Maschinenbau GmbH & Co. KG aus Ottobeuren bereits seit Jahrzehnten der Branchenprimus. Diese Vormachtstellung will der Hersteller von hochwertigen Standard- Holzbearbeitungsmaschinen weiter ausbauen und zum weltweiten Marktführer werden. Dafür hat der Challengers-Award-Gewinner von 2012 seine Softwarelandschaft samt Geschäftsprozessen vereinheitlicht und den Service verbessert. Bei Otto Martin wurden zahlreiche Einzelanwendungen durch die ERP Komplettlösung proALPHA abgelöst.

Martin Logo

Branche:

Standorte: Deutschland

Produkte: Maschinen, Sägen und Werkzeuge zur Holzbearbeitung

Umsatz: k.A.

Mitarbeiter: 150

www.martin.info

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Highlights

  • Kompetente Beratung bei der Einführung
  • proALPHA Service erfasst durchgängig alle Informationen und Vorgänge – ohne Medienbrüche
  • Höhere Liefertermintreue und deutliche Arbeitszeiteinsparung durch elektronische Produktakten
  • Prozessoptimierung mit Hilfe exakter Dokumentation und Auswertung aller Reklamationen auf Knopfdruck
  • Gesteigertes Prozessverständnis und damit verbesserte Kundenorientierung bei allen Mitarbeitern
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Ziel: eine harmonische IT-Landschaft

Das Motto lautete: Raus aus dem Software-Dschungel, rein in eine Standard-IT-Landschaft. Dass es letztendlich proALPHA wurde, lag am interessanten Gesamtpaket. Einerseits deckt die Software alle Unternehmensprozesse sehr gut ab. Anderseits erschien dem Unternehmen auch der Preis attraktiv, wie Gebietsserviceleiter Jürgen Friede offen zugibt. „Wir haben unsere Prozesse stärker automatisiert und dadurch deutlich beschleunigt“, sagt er. Medienbrüche oder mehrfache Erfassungen gebe es nicht mehr, dafür aber zu jedem Vorgang detaillierte Informationen, die jederzeit über das ERP-System abzurufen sind. Ein Plus, das vor allem im Service Vorteile bringt. Dort lassen sich nur mehr anhand der Seriennummer alle Informationen und Vorgänge der Kunden – Aufträge, Anfragen, Reklamationen, Kontaktdaten oder Wartungen – einsehen und bearbeiten. Das gleiche gelte für die Materialverfügbarkeit, Bestellstatus, Lieferterminen oder Rechnungen.

Gerade das Thema Wartung ließ sich in der alten, heterogenen Systemlandschaft nicht zufriedenstellend abbilden. Dazu waren die Daten über zu viele Systeme verteilt, die nicht ineinandergriffen. Jetzt sind die zumeist langfristigen, zeit- oder leistungsbezogenen Servicevereinbarungen zentral hinterlegt und entsprechend einzusehen. Dadurch kann das Unternehmen seinen Kunden die regelmäßige Wartung wie auch den Austausch von Verschleißteilen und die Pflege der Maschinen zusichern. Die Wartungstermine werden strikt eingehalten, weil sich deren Zeitpunkte frühzeitig planen und ankündigen lassen.

„Egal, ob wir das Ersatzteil auf Lager haben, es fertigen müssen oder zukaufen, wir können unseren Kunden immer genau sagen, wann sie ihre Ersatzteile bekommen.“

Jürgen Friede, Gebietsserviceleiter, Otto Martin Maschinenbau GmbH & Co. KG

Servicemanagement und Ersatzteilabwicklung verbessert

Überhaupt konnte das Unternehmen das gesamte Servicemanagement durch das proALPHA-Servicemodul deutlich verbessern. Bei jedem Kundenkontakt, einem so genannten Call, kann der Servicemitarbeiter anhand der Seriennummer direkt auf die entsprechende Produktionsauftragsstückliste zugreifen. Zudem kann der Allgäuer Maschinenbauer beispielsweise Ersatzteilaufträge schneller bearbeiten. Zum einen, weil er in so genannten Produktakten recherchieren kann, welche Bauteile oder Baugruppen in welcher Maschine verbaut sind. Zum zweiten, weil die Möglichkeit besteht, für die auf diese Weise einfach zu identifizierenden Ersatzteile einen Produktions- oder Bestellauftrag zu erstellen, sofern diese nicht vorrätig sind. Zum dritten, weil sich Ersatzteile und Belege verknüpfen lassen, bei einer Bestellung etwa. Dadurch habe sich die Liefertermintreue des Unternehmens erhöht. Überhaupt sei das zu früher kein Vergleich, meint er. Mit der alten Systemlandschaft seien diese Vorgänge noch manuell bearbeitet worden – anhand von separat geführten Excel-Listen sowie handgeschriebenen Notizen und Aufträgen. Bei diesem „Zuruf“-System sei es fast zwangsläufig immer wieder zu kleineren Verzögerungen gekommen.

Friede nennt weitere Vorteile: „Die Verknüpfung von E-Mails oder Fotos mit bestimmen Vorgängen lässt sich nun mit nur wenigen Klicks und überdies an jedem PC vornehmen. Es ist zum Beispiel nicht mehr nötig, erst die Bilder zu scannen, bevor wir sie einzelnen Vorgängen zuordnen können.“ Ferner können Reklamationen leichter ausgewertet werden. So lässt sich heute genau sagen, welches Bauteil von welchem Maschinentyp in welchem Zeitraum wie oft von Kunden beanstandet wurde. Es ist zudem möglich, Reklamationsteile einzutragen, die zur Untersuchung zurückerwartet werden oder Untersuchungsberichte einzugeben. „Das hilft uns sehr, schließlich können wir etwaige Schwachstellen identifizieren und rasch beheben“, so Friede.

Guter Überblick und gesteigerte Kundenorientierung

Mit der neuen Software ist Friede vollauf zufrieden. Abgesehen von kleineren Anpassungen hätte das System von Anfang an reibungslos funktioniert und alle Geschäftsprozesse richtig gut unterstützt. Auch die Beratung durch proALPHA beurteilt er als sehr gut. Sei Fazit fällt daher sehr positiv aus. Und noch ein Vorteil komme zum Tragen. Durch die durchgängige Abbildung in einem ERPKomplettsystem hätten die Mitarbeiter heute in Summe einen besseren Überblick über die betrieblichen Abläufe. Das erweitere den Horizont und sei gut für das Unternehmen und die Kunden, sagt er. Die Kundenorientierung nehme so unweigerlich zu.

Die Zahlen sprechen für proALPHA

Hinter einer hervorragenden ERP-Branchenlösung steht ein starkes Unternehmen: Die proALPHA Gruppe überzeugt durch Innovationskraft, Anwender­zufriedenheit und Kundennähe – in Deutschland und weltweit.

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