hagebau Datendienst / Bauwaren Mahler

Ein individueller Standard auf Basis von proALPHA

Die hagebau Datendienst IT-Service GmbH hat speziell für den hagebau Baustoff- und Holzgroßhandel sowie die hagebaumärkte das integrierte ERP-System prohibis entwickelt. Das Besondere daran: Die Lösung basiert auf der Version 5.2 von proALPHA und ist dennoch speziell auf die Belange des Einzel- und Fachhandels zugeschnitten. Sie stimmt nicht nur die Prozesse der Soltauer hagebau-Zentrale perfekt aufeinander ab, sondern auch die von 80 % der mehr als 360 kooperierenden hagebau-Gesellschafter wie des Augsburger Baustoffhändlers Bauwaren Mahler. Dieser konnte die Auftragsbearbeitung von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung von drei Tagen auf nur einen Tag verkürzen.

Schnell ineinandergreifende Prozesse gut fürs Tagesgeschäft

Die hagebau Handelsgesellschaft ist ein Verbund von über 360 mittelständischen Unternehmern, die im Baustoff-, Holz- und Fliesengroßhandel sowie Einzelhandel zu Hause sind. „Schnell ineinandergreifende Prozesse, die Liefergeschwindigkeit, Auftragserfüllung, Lagerbestand und Beschaffung optimieren, sind für die Märkte ein wichtiges Erfolgskriterium, sparen sie doch viel Zeit und Kosten im Tagesgeschäft“, sagt Carsten Zoll, Bereichsleiter hagebau Datendienst. „Hier unterstützt proALPHA durch die klare Prozessstruktur und die durchgängige Automatisierung, das schafft schnelle, transparente Durchläufe.“

Diese Vorteile nutzt auch der Augsburger Baustoffhändler Bauwaren Mahler, der zahlreiche Profi-Produkte im Baustoff- und Fliesenbereich in seinem Sortiment führt. Denn durch den Wegfall des Meisterzwangs im Jahr 2004 stieg die Zahl an Kleinbetrieben, die geringere Mengen beziehen und die Ware sofort mitnehmen wollen. Bauwaren Mahler muss deshalb mehr Ware vorrätig haben als früher und vergrößerte daher die Lagerfläche. Emanuel Fischer, EDV-Leiter bei Bauwaren Mahler, erläutert: „Ob Großkunde oder Kleinbetrieb, eines haben alle Kunden gemein: Sie wollen, dass die Ware schnell verfügbar ist. Das geht nur, wenn die Lagerprozesse stimmen.“

Hagebau IT

Branche:

Standorte: Deutschland

Produkte: IT- und Prozessberatung, Softwareentwicklung, Rechenzentrum/Cloud-Services für die hagebau Gesellschafter, Betrieb der zentralen IT der hagebau-Zentrale

Umsatz: 72 Mio. Euro (2014)

Mitarbeiter: 360

www.hagebau.com|www.mahler.de

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Highlights

  • Starke Basisfunktionen wie DMS und die chaotische Lager- oder Chargenverwaltung
  • Flexibel anpassbar, daher auch Abbildung spezifischer Groß- und Einzelhandelsprozesse
  • Effizienzgewinne durch automatisierte Abläufe: Zum Beispiel wurde die Auftragsbearbeitung von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung von drei Tagen auf einen Tag reduziert.
  • Optimale Steuerung der Warenwirtschaft durch automatische Dispositionsvorschläge
  • Volle Transparenz über Daten und Dokumente, Suchen von Belegen entfällt

Effiziente Lagerprozesse inklusive Chargenverwaltung

Bei Bauwaren Mahler unterstützt proALPHA daher nicht nur die konventionelle Lagerverwaltung, sondern auch sehr komfortabel die für den Fliesenbereich gewählte chaotische Lagerhaltung. Die ERP-Lösung analysiert automatisch, welche Lagerplätze frei sind. Danach ordnet sie den Artikeln einen freien Platz zu, was Bauwaren Mahler besonders bei den kleineren Bestellmengen Zeit spart und Mehrkosten vermeidet. Zudem weiß das Unternehmen jederzeit, wo sich welche Ware befindet. Die integrierte Chargenverwaltung erlaubt darüber hinaus die lückenlose und vollständige Rückverfolgung der Waren.

Ein Packschein dokumentiert, welche Ware in welcher Menge für einen Kundenauftrag benötigt wird. So lässt sich diese frühzeitig zur Auslieferung bereitstellen oder reservieren. Suchaktionen gibt es nicht mehr. Ferner spart es dem Unternehmen Zeit, dass sich die Aufträge anschließend automatisch in einen Lieferschein oder eine Rechnung übernehmen lassen. Das freut Fischer: „Heute stimmen Lieferung und Lieferschein zu 100 Prozent überein. Zudem sind die Bestände exakter denn je.“

Damit dies nicht nur bei der Inventur, sondern generell so ist, wertet Bauwaren Mahler mithilfe von proALPHA die Abverkaufsdaten aus. So ist offensichtlich, welche Artikel am meisten verkauft werden und welche weniger. Größere Bestellmengen stark nachgefragter Produkte senken die Einkaufskosten. Zudem lässt sich besser disponieren, denn proALPHA generiert automatisch Bestellvorschläge, zum Beispiel dann, wenn eine bestimmte Bestandsmenge unterschritten wird oder der Bedarf für ein kommissionspflichtiges Teil nicht gedeckt ist.

Dokumentenmanagement und Workflow drücken aufs Tempo

Das vollständig integrierte Dokumenten-Management-System (DMS) schafft Transparenz und spart allen Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit, da sie schnell und direkt auf alle Belege und Dokumente zugreifen können. Langes Suchen entfällt. So werden Rechnungen oder Lieferscheine via COLD (Computer Output on Laser Disk) revisionssicher und einem Vorgang direkt zugeordnet archiviert. Mittels proALPHA Workflow-Management sind diese Vorgänge automatisiert. Dauerte es früher zum Beispiel knapp drei Tage von der Bestellung bis zur abschließenden Rechnungskontrolle, braucht es jetzt nur noch einen Tag. Die Durchlaufzeit hat sich also um zwei Tage verringert. „DMS und Workflow haben unsere Prozessqualität und -geschwindigkeit zweifelsfrei erhöht“, sagt Fischer.

„Nur proALPHA erfüllte alle Kriterien und lässt sich dazu noch flexibel anpassen.“

Carsten Zoll, Bereichsleiter hagebau Datendienst

proALPHA ermöglicht Besonderheiten

Aktuell nutzen mehr als 12.000 hagebau-Mitarbeiter an über 650 Standorten in Deutschland, Österreich und Luxemburg die auf proALPHA basierende Lösung prohibis. Bis Anfang 2017 werden nochmals 6.000 User hinzukommen. Dann sind 80 Prozent der insgesamt 1.670 hagebau-Standorte an die Firmenzentrale angeschlossen.

Um die Lösung auf die speziellen Belange der hagebau-Unternehmen punktgenau zuzuschneiden, haben Carsten Zoll und sein Team vom hagebau Datendienst IT-Service sie an der einen oder anderen Stelle angepasst. Dank der flexibel einsetzbaren Entwicklungswerkzeuge von proALPHA ging das problemlos. Eine der realisierten Besonderheiten ist prohibis cash, eine Kassenfunktion, die im Jahr 2014 zum Beispiel rund 15 Millionen Belegdaten verarbeitet hat. Sie übernimmt Aufträge direkt aus proALPHA und erstellt automatisch die Rechnung. Damit verbindet sie die klassische Belegfunktion von proALPHA mit der Kasse.

Was die Kassenfunktion für den Einzelhandel ist, ist die Auftragsbearbeitung für den Großhandel. In nur einer Maske können die Mitarbeiter alle Belegarten eines Kunden einsehen, bearbeiten und bei Anfragen Auskunft geben. Um die Daten aufzurufen, bedarf es lediglich des Kundennamens und schon hat der Mitarbeiter die komplette Kundenhistorie vor sich. Das macht die Auftragsbearbeitung um 25 Prozent effizienter. Darüber hinaus steht den Mitarbeitern in Vertrieb, Einkauf und Stammdatenverwaltung die proALPHA Volltextsuche zur Verfügung.

Aufgrund des im Großhandel üblichen Streckengeschäfts sind im System Ein- und Verkauf speziell miteinander verbunden. Dadurch lassen sich sowohl Bestellungen als auch Rechnungen automatisch prüfen und Letztere anschließend sofort fakturieren, obwohl die Ware vom Hersteller direkt zum Kunden geliefert wird. Aus jeder Eingangs- lässt sich umgehend eine Ausgangsrechnung erstellen. Diese Effizienz ist branchenweit wohl einmalig.

Fazit: Alles gut

Die Entscheidung für proALPHA zahlt sich aus. Die einzelnen hagebau-Gesellschafterunternehmen profitieren einerseits von dem hinterlegten Workflow und den durchgängigen Abläufen, wodurch sich auch die Prozessmentalität innerhalb des Verbundes deutlich verbessert hat, andererseits von ERP-Basisfunktionen wie dem in proALPHA integrierten Dokumenten-Management-System, das dem Unternehmen zu mehr Transparenz verhilft. Die Bilanz von Carsten Zoll: „Wir schätzen Unternehmen und Software sehr. Aus der ohnehin schon sehr guten Lösung proALPHA konnten wir durch die realisierten Besonderheiten nochmals 15 Prozent ‚herauskitzeln‘, sodass wir für uns eine in sich logische, hervorragende Lösung haben. Deshalb werden wir auch den Weg zur neuesten Version 6.2 von proALPHA mitgehen.“

Die Zahlen sprechen für proALPHA

Hinter einer hervorragenden ERP-Branchenlösung steht ein starkes Unternehmen: Die proALPHA Gruppe überzeugt durch Innovationskraft, Anwender­zufriedenheit und Kundennähe – in Deutschland und weltweit.

proALPHA Facts & Figures